E-Akte-Awards seit 2016

Über 33 Jahre ECM Branchenkompetenz

165.200 produktive Nutzer/-innen täglich

405 Institutionen in Deutschland

VIS-Scan

Gut. Besser. Scantastisch.

Intelligentes Scannen. So einfach wie nie.

Die Behörden stehen mit dem Inkrafttreten der E-Government-Gesetze von Bund und Ländern und des Gesetzes zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten vor der Aufgabe, anstelle von Papierdokumenten die digitalen Akte mit elektronischen Dokumenten zu führen. Um medienbruchfreie Verwaltungsverfahren zu gewährleisten, ist nach dem Stand der Technik die Umwandlung von Papierdokumenten in adäquate digitale Dokumente zu sichern und deren Weiterverarbeitung zu garantieren. Mit VIS-Scan wurde ein leistungsstarkes und ergonomisches Produkt zum Erfassen und Digitalisieren von Papierdokumenten geschaffen. VIS-Scan ist offiziell barrierefrei und BITV-konform zertifiziert.

Einfach und kostensparend

Der Einsatz des Produkts vereinfacht die Digitalisierung der Papierdokumente im Posteingang und die nachfolgenden Prozesse tiefgreifend. Die hohe Geschwindigkeit der Dokumentensortierung und die strukturierte Übernahme in die elektronische Ablage verringern den Zeit- und Kostenaufwand signifikant. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, entlastet von monotonen Tätigkeiten, können sich anderen fachlichen Aufgaben widmen.

Automatisiert und konfigurierbar

Die Software übernimmt die automatische Erfassung, Klassifizierung, Bewertung, hausinterne Zuordnung und Verteilung der eingehenden Dokumente. Die Ausgabe der gescannten Dokumente erfolgt im PDF/A-Format, wobei kundenseitig kein zusätzlicher Formatkonverter benötigt wird. Justierungen erfolgen über die Konfiguration des Systems.

Rechtskonform und ergonomisch

Gemäß den rechtlichen Vorgaben werden in VIS-Scan unterschiedliche Aufgaben im Scan-Prozess unterstützt. Die einzelnen Aufgabenpakete sind als Teilschritte eines Systems angelegt. In VIS-Scan können die erforderlichen Profile konfiguriert werden. Im Profil erfolgt neben den Import- und Texterkennungs-filtern auch die Definition der Dokumententypen.

VIS-Scan - Einfacher geht es nicht!

Mit der PDV als Premiumpartner der digitalen Verwaltung haben die Kunden einen erfahrenen Produkthersteller und Full-Service-Anbieter an ihrer Seite.
Aus der Praxis. Für die Praxis.

Kostensparend

Minimieren von Kosten, Lagerkapazitäten und Zeitaufwänden durch die Möglichkeit der Vernichtung eines Großteils der Papierdokumente nach dem Scannen.

Hochwertig

Schnelle und qualitativ hochwertige Scan-Prozesse.

Effizient

Zeitersparnis und Entlastung des Personals durch automatisiertes Auslesen, Klassifizieren und Workflow-Unterstützung.

Einfach

Intuitive Handhabung minimiert Schulungsaufwand.

Intelligent

Barcodeerkennung.
Vollautomatisierte Metadatenextraktion.Intelligente Klassifizierung von Dokumenten (z. B. Rechnung, Antragsformular, Erlass etc.) und Einbindung intelligenter Texterkennungsmodule.

Automatisiert

Automatische Dokumententrennung.
Automatisierte Übergabe und Adressierung der erkannten und vorklassifizierten Dokumente direkt an eine Ablage, ein Fachverfahren bzw. ein ECM- oder E-Akte-System.

Flexibel

Unterstützung von zentralem und dezentralem Scannen.

RESISCAN-Konform

Hervorragende technische Grundlage zur Umsetzung der Technischen Richtlinie (TR) 03138 des BSI Ersetzendes Scannen (RESISCAN).

Nachvollziehbar und Gerichtsfest

Überprüfung/Validierung von erkannten Daten.

Protokolle und Prozessschritte in Transfervermerken hinterlegt (Name des Stapels, Scan-Datum, Zeitpunkte und Namen derer, die gescannt, Stichproben geprüft oder andere Arbeiten an gescannten Dokumenten verrichtet haben).
Gerichtsfeste Digitalisate.

Profileinstellung konfigurierbar

In Abhängigkeit vom Schutzbedarf Konfigurieren und Hinterlegen unterschiedlicher Profile möglich.

Rollenspezifisch / Aufgabenbezogen

Aufteilen der Arbeiten entsprechend den unterschiedlichen Aufgaben (Scan, Validierung, Clearing, Administrator). Verteilen von Tätigkeiten auf unterschiedliche Arbeitsplätze möglich.

Funktional

Möglichkeit der Sichtung, Umsortierung und Nachbereitung der Dokumente (z. B. Zuordnen, Umsortieren, Beginn eines neuen Dokuments festlegen, Nachscannen, Entfernen von Leerseiten, Drehen).

Stichproben konfigurierbar

Prozentualler Anteil der zu prüfenden Dokumente in Abhängigkeit vom Schutzbedarf sehr einfach konfigurierbar. Bei der Stichprobenprüfung Bestätigung einer Übereinstimmung zwischen Original und Digitalisat zwingend erforderlich.

Sicher

Automatisches Auslösen von elektronischer Signatur und Stempel bei Dokumenten mit hohem bzw. sehr hohem Schutzbedarf. Vier-Augen-Prinzip bei Dokumenten mit sehr hohem Schutzbedarf umgesetzt.

Neueste Publikationen zu VIS-SCAN

VIS-Scan Broschüre

Datenblatt Ersetzendes Scannen

Anwenderbericht TR RESISCAN

Ersetzendes Scannen mit VIS-Scan

Mit VIS-Scan werden die Vorgaben der Technischen Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik vollumfänglich technisch unterstützt. Bei besonderem Schutzbedarf greifen in VIS-Scan in Abhängigkeit von der Stufe des Schutzbedarfs besondere Sicherheitsmaßnahmen. Die gescannten Dokumente sind revisionssicher und gerichtsfest.

Eine ausführlichere Beschreibung zum Ersetzenden Scannen können Sie im Produktdatenblatt „Ersetzendes Scannen.
RESISCAN mit VIS-Scan“, PDV, 2/2019 nachlesen.

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Barrierefreiheit extern geprüft

Die stetige Verbesserung der Bedienfreundlichkeit ist ein Schwerpunkt in der Produktentwicklung. Dies gilt insbesondere auch für VIS-Scan. Im Jahr 2022 fand von BITV-Consult eine Prüfung zur Barrierefreiheit statt.

Entsprechend des Prüfberichtes kann die Anwendung "insgesamt als barrierefrei und BITV-konform bezeichnet werden. Es gibt zwar noch eine Reihe kleiner Mängel, diese schränken aber die Nutzbarkeit der Anwendung für Menschen mit Behinderung nicht oder nur sehr geringfügig ein."

Prüfreport BITV-Softwaretest von VIS-Scan 4.1.0.18 vom 16.12.2022, Prüfer: BITV-Consult Detlef Girke