Platin-Gewinner 2016, 2017, 2018 und 2019 Platin-Gewinner 2016, 2017, 2018 und 2019
30 Jahre ECM Branchenkompetenz 30 Jahre ECM Branchenkompetenz
89.000 produktive Nutzer täglich 89.000 produktive Nutzer täglich
288 Institutionen in Deutschland 288 Institutionen in Deutschland
PDV GmbH

Intelligente Digitalisierung für die elektronische Aktenführung

Um medienbruchfreie Verwaltungsverfahren zu gewährleisten, ist nach dem Stand der Technik die Umwandlung von Papierdokumenten in adäquate digitale Dokumente zu sichern und deren Weiterverarbeitung zu garantieren. VIS-Scan bieten Ihnen dazu eine komfortable auf modernsten Technologien beruhende Lösung. Im Unterschied zu Produkten anderer Hersteller bestehen keine Restriktionen hinsichtlich der eingesetzten Scan-Geräte.

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Künstliche Intelligenz

 

Mit VIS-Scan stellt die PDV ein hochmodernes Scan-Produkt mit intelligenter Texterkennung und -extraktion zur Erhöhung der Effektivität von Verwaltungsabläufen bereit. Unter Einbeziehen von Experten auf dem Gebiet der künstlichen Intelligenz wurden KI-Verfahren zur intelligenten Texterkennung und -extraktion in VIS-Scan umgesetzt.

 







Medienbruchfreie Prozesse

 

Mit dem Einsatz von VIS-Scan können Sie die Digitalisierung des Posteingangs und die nachfolgenden Verwaltungsprozesse tiefgreifend vereinfachen. Die Software ist mit einem Texterkennungsmodul ausgestattet und mit dem DMS verbunden. Die Dokumente werden von der Scan-Straße automatisch an die VIS-Akte übergeben.

 







Wirtschaftlichkeit

 

Die einfache Bedienung, die Überwindung des Medienbruchs in der Prozessverarbeitung, die hohe Geschwindigkeit der Dokumentensortierung und die strukturierte Übernahme in die E-Akte führen zu signifikanten Zeit- und Kosteneinsparungen sowie zur Entlastung der Mitarbeiter von monotonen Tätigkeiten.

 




Welche Vorteile bietet VIS-Scan?

  1. Schnelle und qualitativ hochwertige Scan-Prozesse

  2. Entlastung der Mitarbeiter von monotonen Tätigkeiten

  3. Unterstützung von zentralem und dezentralem Scannen

  4. Vollautomatisierte Metadatenextraktion und intelligente Zuordnung von Dokumenten zu bestimmten Dokumentklassen

  5. Automatische Dokumententrennung

  6. Intelligentes Texterkennungsmodul (OCR/OMR)

  7. Überprüfung/Validierung von erkannten Daten durch den Benutzer möglich

  8. Möglichkeit der Sichtung, Umsortierung und Aufbereitung der Dokumente

  9. Automatisierte Übergabe und Adressierung der erkannten und vorklassifizierten Dokumente direkt von der Scan-Straße an die VIS-Akte möglich

  10. Mit VIS-Scan werden die verschiedenen Schutzbedarfsklassen unterstützt und sämtliche Anforderungen der TR-03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN 03138) umgesetzt.


Ersetzendes Scannen mit VIS-Scan

Zur Sicherung medienbruchfreier Verwaltungsverfahren müssen Tausende Papierdokumente rechtskonform in adäquate digitale Dokumente überführt werden. Damit nach dem Digitalisieren das Papier vernichtet werden kann, sind strenge Regeln des sogenannten Ersetzenden Scannens zu beachten. Im § 7 EGovG heißt es: „Bei der Übertragung in elektronische Dokumente ist nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die elektronischen Dokumente mit den Papierdokumenten bildlich und inhaltlich übereinstimmen.“ Papierdokumente „sollen nach der Übertragung in elektronische Dokumente vernichtet oder zurückgegeben werden, sobald eine weitere Aufbewahrung nicht mehr aus rechtlichen Gründen oder zur Qualitätssicherung des Übertragungsvorgangs erforderlich ist.“(Ebd.) Die Vorgaben der TR-03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) des BSI stellen für Justiz, Verwaltung, Wirtschaft und Gesundheitswesen einen Handlungsleitfaden mit technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Informations- und Rechtssicherheit der gescannten Dokumente dar. So werden u. a. auf der technischen Ebene Sicherheitsmaßnahmen beim Scannen, bei der Nachbearbeitung sowie Integritätssicherung für Dokumente mit unterschiedlichem Schutzbedarf vorgegeben.

Unterstützen verschiedener Rollen

In VIS-Scan werden ab der Version 2.1 verschiedene Nutzerrollen unterstützt. Dabei erfolgt gemäß den RESISCAN-Vorgaben eine Aufteilung des Prozesses in unterschiedliche Prozessschritte. Neben dem eigentlichen Scan-Prozess werden der Validierungs-, Clearing- und Administrationsprozess abgebildet. Die Anwendung wird in Abhängigkeit von der aktiven Rolle in unterschiedlichen Sichten dargestellt und ist jeweils mit verschiedenen Funktionen und Rechten verknüpft. Ein Nutzer kann das Recht erhalten, mehrere Rollen einzunehmen.

Sicherheitsmaßnahmen

Bei besonderem Schutzbedarf eines Dokuments greifen  in VIS-Scan in Abhängigkeit von der Stufe der Schutzbedarfs besondere Sicherheitsmaßnahmen, wie die elektronische Signatur, die Umsetzung des 4-Augen-Prinzips und die Vergabe eines Stempels, der eine PDF-Datei als „vertraulich“ kennzeichnet. Für die automatisch auszulösende elektronische Signatur zur vertraulichen Übertragung von Dokumenten mit hohem und sehr hohem Schutzbedarf können verschiedene Produkte angebunden werden.

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