Platin-Gewinner 2016, 2017, 2018 und 2019
30 Jahre ECM Branchenkompetenz
89.000 produktive Nutzer täglich
288 Institutionen in Deutschland
VIS-Scan
Gut. Besser. Scantastisch.
Intelligentes Scannen. So einfach wie nie.
Die Behörden stehen mit dem Inkrafttreten der E-Government-Gesetze von Bund und Ländern und des Gesetzes zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten vor der Aufgabe, anstelle von Papierdokumenten die digitalen Akte mit elektronischen Dokumenten zu führen. Um medienbruchfreie Verwaltungsverfahren zu gewährleisten, ist nach dem Stand der Technik die Umwandlung von Papierdokumenten in adäquate digitale Dokumente zu sichern und deren Weiterverarbeitung zu garantieren. Mit VIS-Scan wurde ein leistungsstarkes und ergonomisches Produkt zum Erfassen und Digitalisieren von Papierdokumenten geschaffen.
Der Scan-Prozess
Digitalisierung von Papierdokumenten gesetzeskonform.
Mit VIS-Scan erfolgt gemäß den gesetzlichen Vorgaben eine Aufteilung des Scan-Prozesses in unterschiedliche Prozessschritte. Neben dem Scan-Schritt werden der Validierungs-, Clearing- und Administrationsprozess abgebildet. Die Anwendung wird in Abhängigkeit von der aktiven Aufgabe in unterschiedlichen Sichten dargestellt und ist jeweils mit verschiedenen Funktionen und Rechten verknüpft. Je nach Größe der Verwaltung können den einzelnen Aufgabenbereichen (Rollen) mehrere – auch örtlich voneinander getrennte – Arbeitsplätze zugeordnet werden. Andererseits kann ein Nutzer auch mehrere Aufgaben übernehmen.
VIS-Scan - Einfacher geht es nicht!
Mit der PDV als Premiumpartner der digitalen Verwaltung haben die Kunden einen erfahrenen Produkthersteller und Full-Service-Anbieter an ihrer Seite.
Aus der Praxis. Für die Praxis.
Minimieren von Kosten, Lagerkapazitäten und Zeitaufwänden durch die Möglichkeit der Vernichtung eines Großteils der Papierdokumente nach dem Scannen.
Schnelle und qualitativ hochwertige Scan-Prozesse.
Zeitersparnis und Entlastung des Personals durch automatisiertes Auslesen, Klassifizieren und Workflow-Unterstützung.
Intuitive Handhabung minimiert Schulungsaufwand.
Barcodeerkennung.
Vollautomatisierte Metadatenextraktion.Intelligente Klassifizierung von Dokumenten (z. B. Rechnung, Antragsformular, Erlass etc.) und Einbindung intelligenter Texterkennungsmodule.
Automatische Dokumententrennung.
Automatisierte Übergabe und Adressierung der erkannten und vorklassifizierten Dokumente direkt an eine Ablage, ein Fachverfahren bzw. ein ECM- oder E-Akte-System.
Unterstützung von zentralem und dezentralem Scannen.
Hervorragende technische Grundlage zur Umsetzung der Technischen Richtlinie (TR) 03138 des BSI Ersetzendes Scannen (RESISCAN).
Überprüfung/Validierung von erkannten Daten.
Protokolle und Prozessschritte in Transfervermerken hinterlegt (Name des Stapels, Scan-Datum, Zeitpunkte und Namen derer, die gescannt, Stichproben geprüft oder andere Arbeiten an gescannten Dokumenten verrichtet haben).
Gerichtsfeste Digitalisate.
In Abhängigkeit vom Schutzbedarf Konfigurieren und Hinterlegen unterschiedlicher Profile möglich.
Aufteilen der Arbeiten entsprechend den unterschiedlichen Aufgaben (Scan, Validierung, Clearing, Administrator). Verteilen von Tätigkeiten auf unterschiedliche Arbeitsplätze möglich.
Möglichkeit der Sichtung, Umsortierung und Nachbereitung der Dokumente (z. B. Zuordnen, Umsortieren, Beginn eines neuen Dokuments festlegen, Nachscannen, Entfernen von Leerseiten, Drehen).
Prozentualler Anteil der zu prüfenden Dokumente in Abhängigkeit vom Schutzbedarf sehr einfach konfigurierbar. Bei der Stichprobenprüfung Bestätigung einer Übereinstimmung zwischen Original und Digitalisat zwingend erforderlich.
Automatisches Auslösen von elektronischer Signatur und Stempel bei Dokumenten mit hohem bzw. sehr hohem Schutzbedarf. Vier-Augen-Prinzip bei Dokumenten mit sehr hohem Schutzbedarf umgesetzt.
Ersetzendes Scannen mit VIS-Scan
Mit VIS-Scan werden die Vorgaben der Technischen Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik vollumfänglich technisch unterstützt. Bei besonderem Schutzbedarf greifen in VIS-Scan in Abhängigkeit von der Stufe des Schutzbedarfs besondere Sicherheitsmaßnahmen. Die gescannten Dokumente sind revisionssicher und gerichtsest.
Eine ausführlichere Beschreibung zum Ersetzenden Scannen können Sie im Produktdatenblatt „Ersetzendes Scannen.
RESISCAN mit VIS-Scan“, PDV, 2/2019 nachlesen.