PDV GmbH

Intelligente Digitalisierung für die elektronische Aktenführung

Um medienbruchfreie Verwaltungsverfahren zu gewährleisten, ist nach dem Stand der Technik die Umwandlung von Papierdokumenten in adäquate digitale Dokumente zu sichern und deren Weiterverarbeitung zu garantieren. VIS-Scan bieten Ihnen dazu eine komfortable auf modernsten Technologien beruhende Lösung. Im Unterschied zu Produkten anderer Hersteller bestehen keine Restriktionen hinsichtlich der eingesetzten Scan-Geräte.

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Künstliche Intelligenz

 

Mit VIS-Scan stellt die PDV ein hochmodernes Scan-Produkt mit intelligenter Texterkennung und -extraktion zur Erhöhung der Effektivität von Verwaltungsabläufen bereit. Unter Einbeziehen von Experten auf dem Gebiet der künstlichen Intelligenz wurden KI-Verfahren zur intelligenten Texterkennung und -extraktion in VIS-Scan umgesetzt.

 







Medienbruchfreie Prozesse

 

Mit dem Einsatz von VIS-Scan können Sie die Digitalisierung des Posteingangs und die nachfolgenden Verwaltungsprozesse tiefgreifend vereinfachen. Die Software ist mit einem Texterkennungsmodul ausgestattet und mit dem DMS verbunden. Die Dokumente werden von der Scan-Straße automatisch an die VIS-Akte übergeben.

 







Wirtschaftlichkeit

 

Die einfache Bedienung, die Überwindung des Medienbruchs in der Prozessverarbeitung, die hohe Geschwindigkeit der Dokumentensortierung und die strukturierte Übernahme in die E-Akte führen zu signifikanten Zeit- und Kosteneinsparungen sowie zur Entlastung der Mitarbeiter von monotonen Tätigkeiten.

 




Welche Vorteile bietet VIS-Scan?

  1. Schnelle und qualitativ hochwertige Scan-Prozesse

  2. Entlastung der Mitarbeiter von monotonen Tätigkeiten

  3. Unterstützung von zentralem und dezentralem Scannen

  4. Vollautomatisierte Metadatenextraktion und intelligente Zuordnung von Dokumenten zu bestimmten Dokumentklassen

  5. Automatische Dokumententrennung

  6. Intelligentes Texterkennungsmodul (OCR/OMR)

  7. Überprüfung/Validierung von erkannten Daten durch den Benutzer möglich

  8. Möglichkeit der Sichtung, Umsortierung und Aufbereitung der Dokumente

  9. Automatisierte Übergabe und Adressierung der erkannten und vorklassifizierten Dokumente direkt von der Scan-Straße an die VIS-Akte möglich

  10. Mit VIS-Scan werden die verschiedenen Schutzbedarfsklassen unterstützt und sämtliche Anforderungen der TR-03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN 03138) umgesetzt.


3 Phasen der Digitalisierung mit VIS-Scan

Im Fokus der Scan-Phase steht die Digitalisierung des Schriftguts. Die Dokumente werden im Stapel gescannt und an den nächsten Arbeitsschritt übergeben. Hinsichtlich der Dokumentenformate gibt es in VIS-Scan keine Einschränkungen. Das Scannen kann in Farbe bzw. in Schwarz-Weiß- und Graustufen erfolgen. Um die optimale Lesbarkeit zu garantieren, erfolgt eine automatische Drehung der Seiten und eine Leerseitenerkennung.

Diese Funktionalitäten wurden mithilfe von Verfahren der künstlichen Intelligenz umgesetzt. Daneben ist in dieser Phase auch eine Benutzerunterstützung möglich. Mit VIS-Scan lassen sich mehrere Barcodes interpretieren und unterschiedlich auswerten. In der VIS-Suite wird grundsätzlich die Möglichkeit geboten, in allen Dokumenten-Vorlagen automatisch Barcodes zu generieren und auf Dokumenten zu hinterlegen. So kann beispielsweise das Aktenzeichen auf dem Dokument als Barcode oder QR-Code angebracht werden. Wird dieses Dokument ausgedruckt und im Anschluss in VIS-Scan verarbeitet, so werden in der Erkennungsphase die Voraussetzungen dafür geschaffen, dass es in der nächsten Phase an die richtige Stelle in der VIS-Akte zurückgelegt wird.

Die erkannten und vorklassifizierten Dokumente werden in der Übergabe-Phase über ein Übergabemodul an das DMS transferiert. In diesem Schritt werden die extrahierten und vorklassifizierten Metadaten aus der zweiten Phase ausgewertet und einem konfigurierbaren Regelwerk übergeben, das die Dokumente geordnet in der VIS-Akte ablegt. Bei Bedarf können nachfolgend automatisiert Aufgaben an Nutzer oder Gruppen gesendet werden. Die Möglichkeiten der Übergabe reichen von der einfachen Ablage der Dokumente im Dateisystem über die anschließende manuelle Weitergabe unter Benutzerkontrolle bis hin zur vollautomatischen Ablage und Klassifizierung im DMS beim gleichzeitigen Start vordefinierter Workflows.

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