Digitale Kirche

Verbessern Sie Ihre Prozesse und lassen Sie sich durch erfahrene Beraterinnen und Berater unterstützen. Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir eine digitale Strategie, die sich an den Anforderungen Ihrer Verwaltungsorganisation orientiert. Berücksichtigt werden beispielsweise die Interoperabilität, einheitliche Standards und die Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen. Wir unterstützten bei der Umsetzung gesetzlich vorgegebener Richtlinien, z.B. im Bereich der Dokumentenarchivierung. Dazu gehören das Organisationskonzept E-Verwaltung beziehungsweise DOMEA, die technische Richtlinie zur Langzeitspeicherung TR-ESOR und das E-Government-Gesetz. Wir erarbeiten für Sie umsetzungsfähige Konzepte, definieren den Aufbau von Grundprozessen und betrachten ganzheitlich alle Aspekte von der Beratung über die technische und fachliche Begleitung bis hin zur Schulung von Keyusern/ Keyuserinnen und Administratoren/Administratorinnen.

Digitale Aktenführung und Prozessoptimierung

Für die Bereiche Dokumentenmanagement und elektronische Vorgangsbearbeitung bieten wir Ihnen eigene, standard- und nutzerorientierte Produkte und Lösungen mit hoher Flexibilität und Workflowfähigkeit an. Bundesweit hat die PDV in Verwaltungsorganisationen der Kirche ganzheitliche Digitalisierungsprojekte zum Erfolg geführt. Wir verwirklichen eine durchgängige, revisionssichere Schriftgutverwaltung. Vernetzte Abläufe zwischen Hauptverwaltungen und Pfarreien können in einem E-Akte-System abgebildet werden. Das sorgt für transparente und nachvollziehbar gestaltete Verwaltungsabläufe und Entscheidungsprozesse. Bei der Umstellung auf elektronische Aktenführung setzt die PDV auf höchstmögliche Nutzerakzeptanz. Als Anwenderin oder Anwender können Sie die E-Akte intuitiv bedienen und Ihre Arbeit effizient gestalten. Moderne und vernetzte Formen der digitalen Zusammenarbeit stärken die Arbeitsorganisation der Anwenderinnen und Anwender.

Enorme Einsparpotenziale

In Fachverfahren entsteht eine riesige Anzahl an Dokumenten, welche in Akten abgelegt werden müssen. Eine Automatisierung dieses Prozesses verspricht enorme Einsparpotenziale. Die Kopplung zwischen den Fachverfahren und dem E-Akte-System ist mit relativ wenig Aufwand verbunden, der Nutzen aber immens. Das Verwaltungshandeln ist genau nachvollziehbar, da die Historie der abgelegten Dokumente vollständig ist. Jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin, der/ die Zugang zur Ablage im E-Akte-System hat, kann zentral auf die Dokumente zugreifen. Die Zeitersparnis ist für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter deutlich spürbar. Eingehende Post muss nicht mehr manuell einer Akte zugeordnet werden, sondern wird direkt in den richtigen Vorgang und damit in die richtige Akte transportiert. 

Bistümer und Diözesen nutzen E-Personalakten

Unsere E-Personalakte ist Bestandteil der VIS-Suite. Bistümer und Diözesen nutzen die digitale Personalakte, um stets zuverlässige Informationen über die Anstellungsverhältnisse der beschäftigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verfügbar zu haben. An die elektronische Akte werden dabei dieselben Anforderungen wie an die bisher existierende Papierakte gestellt. So muss u.a. die Vertraulichkeit und der Datenschutz gewährleistet sein. Daher stellen wir Ihnen auf Basis der VIS-Suite technisch abgesicherte Rollen- und Berechtigungsstrukturen bereit, verschlüsseln besonders sensible Vorgänge und implementieren Zugriffskontrollen mit regelmäßiger Überprüfung