Wegweisend. Digital. Unsere Leitfäden.

In einer komplexer werdenden, zunehmend digitalen Welt, müssen Identifizierungen auch online möglich sein. Damit werden Verwaltungsprozesse und Dienstleistungen beschleunigt und vereinfacht. Dieser Leitfaden erklärt, wie Vertrauensdienste und Identitäten sowie die Möglichkeiten der Identifizierung zusammenhängen. Die theoretische Darstellung dieses Themas erfolgt gemeinsam mit dem Partner der PDV, der procilon GmbH.

Aktuell werden in öffentlichen Verwaltungen unzählige Ausschreibungen zur elektronischen Aktenführung vorbereitet. Die 10 wichtigsten Anforderungen werden in diesem Leitfaden in prägnanter Form kompetent und verständlich dargestellt.

Zur Bewältigung der neuen Aufgaben in modernen Behörden ist Prozessmanagement nicht mehr wegzudenken – ganz gleich, ob es sich dabei um Kommunen, Landes- oder Bundesbehörden handelt. Prozessmanagement führt dazu, Verwaltungsarbeit effektiver zu gestalten, Zeit zu sparen und langfristig Kosten zu senken.

Zwischen Verwaltung und Justiz gibt es zahlreiche Schnittstellen, die nahelegen, eine durchgehende digitale Kommunikation zwischen Verwaltung und Justiz sowie eine Weiterbearbeitung von Dokumenten aus der Verwaltung durch die Justiz und von Justizdokumenten in der Verwaltung zu erleichtern und nicht zu erschweren.

Die elektronische Verwaltungsakte erhöht die datenschutzrechtlichen Anforderungen an die Verwaltungsbehörde. Neben neuen Risiken für das informationelle Selbstbestimmungsrecht der durch die Datenverarbeitung betroffenen Bürger und Verwaltungsmitarbeiter ergeben sich zugleich auch neue Chancen zur Herstellung von Transparenz.

Bei der Einführung der elektronischen Verwaltungsakte in Deutschland kann man sich nicht wie bei der Einführung der elektronischen Gerichtsakte auf bundesweit geltende Spezialnormen stützen. Vielmehr sind die Kompetenzen zum Erlass (verwaltungs-) verfahrensrechtlicher Regelungen zwischen Bund und Ländern aufgeteilt.

Der Gesetzgeber hat sich darum bemüht, die Einführung der E-Gerichtsakte zu erleichtern und auch eine Grundlage für die elektronische Strafakte zu schaffen. Die rechtlichen Rahmenbedingungen für die elektronische Aktenführung an deutschen Gerichten sind also definiert, bedürfen aber noch weitgehend einer Konkretisierung durch Landesverordnungen.

Vor der Einführung der elektronischen Verwaltungsakte sind einige Risiken zu bedenken, damit das Einführungsprojekt nicht scheitert. Missachtet man diese, drohen zumindest Zeiträume und Finanzplanung der E-Akte-Einführung aus den Fugen zu geraten. Es sind vor allem acht Stolpersteine, die einem E-Akte-Einführungsprojekt gefährlich werden können.