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Über 33 Jahre ECM Branchenkompetenz Über 33 Jahre ECM Branchenkompetenz
197.000 produktive Nutzer/-innen täglich 197.000 produktive Nutzer/-innen täglich
•764 Institutionen in Deutschland 764 Institutionen in Deutschland

Standardprodukte für die digitale Verwaltung

Ein Beweis für die Qualität unserer Produkte und Services ist zweifellos, dass sich bereits ein Drittel aller Bundesländer in Deutschland entschieden haben, „VIS für die allgemeine Verwaltung" einzusetzen. Ebenfalls spricht für unsere Public ECM Plattform, dass sie bei Nutzerumfragen - ganz gleich, ob in den Verwaltungen des Bundes, der Länder oder Kommunen - bisher stets sehr gut in Sachen Ergonomie und Funktionsumfang abgeschnitten hat. Entscheider loben vor allem die Flexibilität, die Skalierbarkeit und die Hochverfügbarkeit des Systems. Die moderne Architektur sorgt auch bei Ausfall von Systemkomponenten dafür, den Betrieb sicher aufrechtzuerhalten.

VIS folgt den Empfehlungen des BMI

Folgt man dem „Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit“ des Bundesministeriums des Innern, so umfasst die elektronische Verwaltungsarbeit insbesondere die elektronische Schriftgutverwaltung, Vorgangsbearbeitung und Zusammenarbeit. Unsere Public ECM Plattform VIS-Suite führt diese Basiselemente zusammen. Das Vorgehen ist einfach: Wir analysieren Ihre bereits vorhandenen Lösungen und ergänzen die fehlenden Komponenten. Schritt für Schritt digitalisieren wir mit Ihnen gemeinsam Ihre Verwaltung und steigern so die Effizienz von Verwaltungsprozessen.

Unsere Bausteine zur Digitalisierung ...

bieten Ihnen die Möglichkeit, das System entsprechend Ihren Anforderungen zu konfigurieren und zu einer homogenen Lösung für Ihre Verwaltung zusammenzustellen. Ausgangspunkt für die Digitalisierung der Verwaltung kann somit die elektronische Akte, aber auch die elektronische Poststelle oder ein einzelnes Fachverfahren sein. Die Produkte der VIS-Suite sind aufeinander abgestimmt. Für unterschiedliche Nutzergruppen gibt es angepasste Clients. Damit werden die Bedürfnisse der Anwenderinnen und Anwender optimal bedient. Die Akzeptanz, digital zu arbeiten, steigt.

Weitere spezielle Branchenlösungen stehen ...

Ihnen zur Verfügung. Für die Aktenführung in der Gerichtsbarkeit und Gerichtsverwaltung wurde die Branchenlösung VIS-Justiz entwickelt. Die mit VIS-Justiz kompatible Branchenlösung VIS-Polizei ermöglicht es, Ermittlungs-, Kriminal- und Verwaltungsakten auf einer Plattform automatisiert zu bearbeiten. Städte, Gemeinden und Kreise können mit VIS-Kommune ein für sie optimiertes Produkt einsetzen. Ebenfalls den Branchenbedürfnissen angepasst wurden VIS für Kirchen und VIS für Medienanstalten. Eines ist allen Branchenlösungen gemein: Sie basieren alle auf der Public ECM Platform VIS-Suite.

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Unsere Lösungsbereiche für die Allgemeine Verwaltung

Wer unsere PDV-Produkte bereits nutzt, weiß: bei uns steht der/ die Anwender/-in im Mittelpunkt. Denn was nützt eine technisch ausgereifte Lösung, wenn ihre Nutzerinnen und Nutzer sich damit nicht zurechtfinden. Deshalb orientieren wir uns bei der Einführung unserer Software konsequent an den Wünschen und Bedürfnissen derjenigen, die täglich damit arbeiten: unsere Kunden.

Als Premiumpartner der digitalen Verwaltung ist es unser Ziel, alle Mitarbeiter/-innen des Unternehmens für das Projekt Digitalisierung zu begeistern und ihnen eine sichere und anwenderfreundliche Systemumgebung zur Verfügung zu stellen. Dazu nutzen wir unseren ganzheitlichen und speziell für die Verwaltung ausgerichteten Prozess KNOW360. In 3 aufeinander abgestimmten Phasen gehen wir gemeinsam mit Ihnen Schritt für Schritt den Weg vom Verständnis für den Wandel über die technische Umsetzung hin zur nachhaltigen Verankerung.

VIS-Akte - ergonomisch und einfach.

Mit der VIS-Akte gelingt Ihnen ein einfacher und schneller Wechsel von der papierbasierten zur elektronischer Schriftgutverwaltung. Zeitaufwendige Recherchen entfallen, und die Papierflut kann eingedämmt werden. Die einfache Bedienbarkeit unserer E-Akte ist inzwischen zu einem wichtigen Motiv für die Kaufentscheidung avanciert.

VIS-Vorgangsbearbeitung - der Weg zur Prozessoptimierung

VIS-Vorgangsbearbeitung dient der automatisierten elektronischen Bearbeitung eines Schriftgutstückes in der Behörde. Im Fokus steht dabei die Weitergabe von Schriftgutobjekten zwischen den Bearbeitern nach fachlichen und funktionalen Anforderungen über den elektronischen Geschäftsgang. Während Medienbrüche vermieden und Durchlaufzeiten erhöht werden, bleibt das Verwaltungshandeln jederzeit nachvollziehbar.

Wir bieten unseren Kunden eine große Palette passgerechter Fachkonfigurationen mit „fertigen“ Konfigurationsvorschriften zur VIS-Suite an. Das Repertoire an nachnutzbaren Referenzprozessen basiert auf der Analyse einschlägiger, realer Verwaltungsabläufe. Eine tiefere Integration des VBS/DMS und eine schnellere Verbindung mit Fachverfahren helfen, Zeit und Geld zu sparen. Komplette Lösungsszenarien mit Ablage, Workflows und Schnittstellen können somit in kurzer Zeit im jeweiligen Fachbereich installiert werden. Der Aufwand zur Integration von VIS ist aufgrund des hohen Vorfertigungsgrades gering. Die Kosten bleiben kalkulierbar.

Schneller mobiler Zugriff

Die Arbeit wird effektiver, wenn auf der Dienstreise bei einem Vororttermin oder im Home-Office auf benötigte Akten schnell mobil zugegriffen werden kann. Mit unserem MobileClient stehen den Anwenderinnen und Anwendern unterwegs alle erforderlichen Dokumente auf dem Laptop oder Tablet zur Verfügung.

Die Funktionen im MobileClient sind spezifisch an die Tätigkeiten von Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern sowie Führungskräften angepasst und unterstützen diese Personen bei ihrer täglichen Arbeit. Der MobileClient gestattet die mobile Arbeit mit VIS-Schriftgutobjekten und Geschäftsgängen im Offline-Betrieb. Es ist keine permanente Verbindung zum VIS-Server nötig.

Der MobileClient wurde für drei Einsatzzwecke konzipiert: als Aktentasche zur Offline-Aktenablage, zum Aufgaben-Management und zur Terminverwaltung. Der/ Die Anwender/-in kann beliebig zwischen diesen drei Bereichen wechseln.

Einsatzbereiche in der Verwaltung

Digitale Aktenführung in der Immobilienverwaltung

Der Kostendruck gebietet es, bei der Bewirtschaftung, Werterhaltung und Verwaltung von Gebäuden, Anlagen und Einrichtungen Strategien zur Optimierung von Prozessen umzusetzen. Mit der Anbindung der E-Akte an die führenden Fachverfahren erfolgt eine zentrale und strukturierte Ablage der in den beteiligten Fachabteilungen entstehenden Dokumente. Mit dem zentralen Zugriff auf das DMS wird ein wichtiger Steuerungsmechanismus für das Immobilien-Management bereitgestellt. Der größte Vorteil liegt in der zentralen, vollständigen, revisionssicheren und strukturierten Ablage aller Vertrags-, Auftrags- und sonstigen Dokumente in der E-Akte.

Digitale Aktenführung in Umwelt & Gesundheit

Die umfassende Einführung der elektronischen Akte in Umweltbehörden und Gesundheitsämtern ist ein komplexer Prozess. Die rechtsverbindliche digitale Akte und der elektronische Geschäftsgang bringen zusammen enorme Vorteile für Behörden, die mehrere Standorte im Geschäftsbereich haben. Auch kann die Telearbeit effektiver unterstützt werden.

Digitale Aktenführung in Jobcentern

Immer mehr Jobcenter stellen auf digitale Verwaltung um. Alle eingehende Post wird dabei gescannt, gespeichert und in einer digitalen Akte angelegt. Aufgrund der nahtlosen Anbindung an alle gängigen Fachverfahren ermöglicht die E-Akte eine vollständig digitale Sachbearbeitung mit automatisierten Prozessen, wie beispielsweise einer digitalen Postverteilung, automatischen Bescheidübernahme aus den Fachverfahren oder automatisierter Postversand. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Jobcentern werden dadurch entlastet und können sich intensiver ihren Kernaufgaben widmen. Alle Unterlagen sind am PC griffbereit, und die Mitarbeiter/-innen sehen rasch, ob relevante Dokumente fehlen. Stellensuchende sowie Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber profitieren so von einer stark verbesserten Auskunftsfähigkeit.

Digitale Aktenführung in Ausländerbehörden

Auch für das Ausländerwesen bietet die Führung digitaler Akten wesentliche Verbesserungen. Durch die Fachverfahrenskopplung unterstützt die digitale Aktenführung auch vorgangsorientierte Sachbearbeitung und somit alle relevanten Geschäftsvorfälle und Prozesse – von der Eingabe und Pflege personenbezogener Ausländerdaten bis hin zu Auswertungen und Statistiken. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter profitieren von einem schnelleren Zugriff auf die Dokumente bei der Fallbearbeitung, etwa bei Visumfragen, Fragen des Aufenthaltsrechts, der Arbeitserlaubnis und Einbürgerung. Der Zugriff auf elektronische Daten spart Zeit, Platz und Wege.

Digitale Aktenführung im Verbraucherschutz

Überwachungsbehörden im gesundheitlichen Verbraucherschutz erwarten im Umfeld einer auf Digitalisierung gerichteten Verwaltung angepasste Lösungen, die durchgängig medienbruchfreie Workflows zwischen ihren IT-Systemen und zwischen den kommunalen, Landes- und Mittelbehörden ermöglichen. Gerade für die Erledigung von Querschnittsaufgaben ist die Verbindung zwischen Fachverfahren und E-Akte attraktiv. Beispielsweise befassen sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Ämtern neben Grundsatzfragen des Verbraucherschutzes auch mit der Bearbeitung konkreter Anfragen und Beschwerden sowie Prozessen und Widerspruchsverfahren. Die Zusammenstellung von Dokumenten aus dem Fachverfahren zu Gerichtsakten kann mit der E-Akte automatisiert erfolgen. Das oftmals stundenlange Kopieren und Ordnen von Schriftstücken für das Gericht entfällt. Die Arbeit kann schneller erledigt werden und wird effektiv.

Digitale Aktenführung im Personalwesen

Mit der Einführung der digitalen Akte können die Arbeiten in der Personalverwaltung sehr viel effizienter und einfacher erledigt werden. Vollständigkeit, Übersichtlichkeit und Revisionssicherheit der Personalakte sind gewährleistet. Die Vergabe von Zugriffsrechten schützt vor unbefugter Einsicht oder Manipulation. Aufbewahrungsfristen lassen sich automatisiert überwachen. Bei Anfragen von Mitarbeiterinnen, Mitarbeitern oder Gerichten können Personalakten schnell recherchiert und den Berechtigten sicher zur Verfügung gestellt werden. Ein aufwendiger Transport der Unterlagen entfällt ebenso wie die Lagerung von Papierakten. 

Digitale Aktenführung in der Steuerverwaltung

Die Aktenführung in den Steuerämtern wird digital. Die Einführung einer E-Steuerakte bringt einen Zuwachs an Verfügbarkeit, Funktionalität und Verlässlichkeit von Informationen mit sich. Hat eine Steuerpflichtige oder ein Steuerpflichtiger eine Nachfrage, kann die E-Akte sofort über die Adresse oder Steuernummer aufgerufen und das Anliegen unmittelbar bearbeitet werden. Die Aktennotiz zum Telefonat kann direkt im Vorgang erstellt und abgelegt werden und steht beim nächsten Kontakt dem/ der Sachbearbeiter/in oder ggf. auch seinem/ ihrem Vertreter oder seiner/ ihrer Vertreterin zur Verfügung. Durch die Umstellung auf E-Akte resultieren digitale Prozesse, die einen erheblichen Gewinn für die tägliche Arbeit haben.

Ausgewählte Referenzen