PDV GmbH

Standardprodukte für die digitale Verwaltung

Ein Beweis für die Qualität unserer Produkte und Services ist zweifellos, dass sich bereits ein Drittel aller Bundesländer in Deutschland entschieden haben, „VIS für die allgemeine Verwaltung" einzusetzen. Ebenfalls spricht für unsere Public ECM Platform, dass sie bei Nutzerumfragen - ganz gleich, ob in den Verwaltungen des Bundes, der Länder oder Kommunen - bisher stets sehr gut in Sachen Ergonomie und Funktionsumfang abgeschnitten hat. Entscheider loben vor allem die Flexibilität, die Skalierbarkeit und die Hochverfügbarkeit des Systems. Die moderne Architektur sorgt auch bei Ausfall von Systemkomponenten dafür, den Betrieb sicher aufrechtzuerhalten.

VIS folgt den Empfehlungen des BMI

Folgt man dem „Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit“ des Bundesministeriums des Innern, so umfasst die elektronische Verwaltungsarbeit insbesondere die elektronische Schriftgutverwaltung, Vorgangsbearbeitung und Zusammenarbeit. Unsere Public ECM Platform VIS-Suite führt diese Basiselemente zusammen. Das Vorgehen ist einfach: Wir analysieren Ihre bereits vorhandenen Lösungen und ergänzen die fehlenden Komponenten. Schritt für Schritt digitalisieren wir mit Ihnen gemeinsam Ihre Verwaltung und steigern so die Effizienz von Verwaltungsprozessen.

Unsere Bausteine zur Digitalisierung ...

bieten Ihnen die Möglichkeit, das System entsprechend Ihren Anforderungen zu konfigurieren und zu einer homogenen Lösung für Ihre Verwaltung zusammenzustellen. Ausgangspunkt für die Digitalisierung der Verwaltung kann somit die elektronische Akte, aber auch die elektronische Poststelle oder ein einzelnes Fachverfahren sein. Die Produkte der VIS-Suite sind aufeinander abgestimmt. Für unterschiedliche Nutzergruppen gibt es angepasste Clients. Damit werden die Bedürfnisse der Anwender optimal bedient. Die Akzeptanz, digital zu arbeiten, steigt.

Weitere spezielle Branchenlösungen stehen ...

Ihnen zur Verfügung. Für die Aktenführung in der Gerichtsbarkeit und Gerichtsverwaltung wurde die Branchenlösung VIS-Justiz entwickelt. Städte, Gemeinden und Kreise können mit VIS-Kommune ein für sie optimiertes Produkt einsetzen. VIS für Kirchen und VIS für Medienanstalten wurden ebenfalls den Branchenbedürnissen angepasst und basieren wie alle unsere Branchenlösungen auf der Public ECM Platform VIS-Suite.

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Unsere Lösungsbereiche für die Allgemeine Verwaltung

Wer unsere PDV-Produkte bereits nutzt, weiß: bei uns steht der Anwender im Mittelpunkt. Denn was nützt eine technisch ausgereifte Lösung, wenn ihre Nutzer sich damit nicht zurechtfinden. Deshalb orientieren wir uns bei der Einführung unserer Software konsequent an den Wünschen und Bedürfnissen derjenigen, die täglich damit arbeiten: unsere Kunden.

Als Premiumpartner der digitalen Verwaltung ist es unser Ziel, alle Mitarbeiter des Unternehmens für das Projekt Digitalisierung zu begeistern und ihnen eine sichere und anwenderfreundliche Systemumgebung zur Verfügung zu stellen. Dazu nutzen wir unseren ganzheitlichen und speziell für die Verwaltung ausgerichteten Prozess KNOW360. In 3 aufeinander abgestimmten Phasen gehen wir gemeinsam mit Ihnen Schritt für Schritt den Weg vom Verständnis für den Wandel über die technische Umsetzung hin zur nachhaltigen Verankerung.

VIS-Akte - ergonomisch und einfach.

Mit der VIS-Akte gelingt Ihnen ein einfacher und schneller Wechsel von der papierbasierten zur elektronischer Schriftgutverwaltung. Zeitaufwendige Recherchen entfallen, und die Papierflut kann eingedämmt werden. Die einfache Bedienbarkeit unserer E-Akte ist inzwischen zu einem wichtigen Motiv für die Kaufentscheidung avanciert.

VIS-Vorgangsbearbeitung - der Weg zur Prozessoptimierung

VIS-Vorgangsbearbeitung dient der automatisierten elektronischen Bearbeitung eines Schriftgutstückes in der Behörde. Im Fokus steht dabei die Weitergabe von Schriftgutobjekten zwischen den Bearbeitern nach fachlichen und funktionalen Anforderungen über den elektronischen Geschäftsgang. Während Medienbrüche vermieden und Durchlaufzeiten erhöht werden, bleibt das Verwaltungshandeln jederzeit nachvollziehbar.

Wir bieten unseren Kunden eine große Palette passgerechter Fachkonfigurationen mit „fertigen“ Konfigurationsvorschriften zur VIS-Suite an. Das Repertoire an nachnutzbaren Referenzprozessen basiert auf der Analyse einschlägiger, realer Verwaltungsabläufe. Eine tiefere Integration des VBS/DMS und eine schnellere Verbindung mit Fachverfahren helfen, Zeit und Geld zu sparen. Komplette Lösungsszenarien mit Ablage, Workflows und Schnittstellen können somit in kurzer Zeit im jeweiligen Fachbereich installiert werden. Der Aufwand zur Integration von VIS ist aufgrund des hohen Vorfertigungsgrades gering. Die Kosten bleiben kalkulierbar.

Schneller mobiler Zugriff

Die Arbeit wird effektiver, wenn auf der Dienstreise bei einem Vororttermin oder im Home-Office auf benötigte Akten schnell mobil zugegriffen werden kann. Mit unserem MobileClient stehen den Anwendern unterwegs alle erforderlichen Dokumente auf dem Laptop oder Tablet zur Verfügung.

Die Funktionen im MobileClient sind spezifisch an die Tätigkeiten von Sachbearbeitern und Führungskräften angepasst und unterstützen diese Personen bei ihrer täglichen Arbeit. Der MobileClient gestattet die mobile Arbeit mit VIS-Schriftgutobjekten und Geschäftsgängen im Offline-Betrieb. Es ist keine permanente Verbindung zum VIS-Server nötig.

Der MobileClient wurde für drei Einsatzzwecke konzipiert: als Aktentasche zur Offline-Aktenablage, zum Aufgaben-Management und zur Terminverwaltung. Der Anwender kann beliebig zwischen diesen drei Bereichen wechseln.

Einsatzbereiche in der Verwaltung

Der Kostendruck gebietet es, bei der Bewirtschaftung, Werterhaltung und Verwaltung von Gebäuden, Anlagen und Einrichtungen Strategien zur Optimierung von Prozessen umzusetzen. Mit der Anbindung der E-Akte an die führenden Fachverfahren erfolgt eine zentrale und strukturierte Ablage der in den beteiligten Fachabteilungen entstehenden Dokumente. Mit dem zentralen Zugriff auf das DMS wird ein wichtiger Steuerungsmechanismus für das Immobilien-Management bereitgestellt. Der größte Vorteil liegt in der zentralen, vollständigen, revisionssicheren und strukturierten Ablage aller Vertrags-, Auftrags- und sonstigen Dokumente in der E-Akte.

Die umfassende Einführung der elektronischen Akte in Umweltbehörden und Gesundheitsämtern ist ein komplexer Prozess. Die rechtsverbindliche digitale Akte und der elektronische Geschäftsgang bringen zusammen enorme Vorteile für Behörden, die mehrere Standorte im Geschäftsbereich haben. Auch kann die Telearbeit effektiver unterstützt werden.

Modernste Software, schneller Datenaustausch und komfortable Verfahrensbearbeitung am PC – die elektronische Aktenführung generiert in der Gerichtsbarkeit und in der Justizverwaltung spürbare Effekte. Mit der E-Akte lassen sich Dokumente deutlich leichter durchsuchen und strukturieren, zitierte Gerichtsentscheidungen etwa können komfortabel mit einem Klick in juristischen Datenbanken abgerufen werden. Zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie ermöglicht die ständige Verfügbarkeit der elektronischen Akte zudem mobiles Arbeiten und abteilungsübergreifende Vertretungen.

Immer mehr Jobcenter stellen auf digitale Verwaltung um. Alle eingehende Post wird dabei gescannt, gespeichert und in einer digitalen Akte angelegt. Aufgrund der nahtlosen Anbindung an alle gängigen Fachverfahren ermöglicht die E-Akte eine vollständig digitale Sachbearbeitung mit automatisierten Prozessen, wie beispielsweise einer digitalen Postverteilung, automatischen Bescheidübernahme aus den Fachverfahren oder automatisierter Postversand. Mitarbeiter in den Jobcentern werden dadurch entlastet und können sich intensiver ihren Kernaufgaben widmen. Alle Unterlagen sind am PC griffbereit, und die Mitarbeiter sehen rasch, ob relevante Dokumente fehlen. Stellensuchende und Arbeitgeber profitieren so von einer stark verbesserten Auskunftsfähigkeit.

Auch für das Ausländerwesen bietet die Führung digitaler Akten wesentliche Verbesserungen. Durch die Fachverfahrenskopplung unterstützt die digitale Aktenführung auch vorgangsorientierte Sachbearbeitung und somit alle relevanten Geschäftsvorfälle und Prozesse – von der Eingabe und Pflege personenbezogener Ausländerdaten bis hin zu Auswertungen und Statistiken. Die Mitarbeiter profitieren von einem schnelleren Zugriff auf die Dokumente bei der Fallbearbeitung, etwa bei Visumfragen, Fragen des Aufenthaltsrechts, der Arbeitserlaubnis und Einbürgerung. Der Zugriff auf elektronische Daten spart Zeit, Platz und Wege.

Überwachungsbehörden im gesundheitlichen Verbraucherschutz erwarten im Umfeld einer auf Digitalisierung gerichteten Verwaltung angepasste Lösungen, die durchgängig medienbruchfreie Workflows zwischen ihren IT-Systemen und zwischen den kommunalen, Landes- und Mittelbehörden ermöglichen. Gerade für die Erledigung von Querschnittsaufgaben ist die Verbindung zwischen Fachverfahren und E-Akte attraktiv. Beispielsweise befassen sich die Mitarbeiter in den Ämtern neben Grundsatzfragen des Verbraucherschutzes auch mit der Bearbeitung konkreter Anfragen und Beschwerden sowie Prozessen und Widerspruchsverfahren. Die Zusammenstellung von Dokumenten aus dem Fachverfahren zu Gerichtsakten kann mit der E-Akte automatisiert erfolgen. Das oftmals stundenlange Kopieren und Ordnen von Schriftstücken für das Gericht entfällt. Die Arbeit kann schneller erledigt werden und wird effektiv.

Mit der Einführung der digitalen Akte können die Arbeiten in der Personalverwaltung sehr viel effizienter und einfacher erledigt werden. Vollständigkeit, Übersichtlichkeit und Revisionssicherheit der Personalakte sind gewährleistet. Die Vergabe von Zugriffsrechten schützt vor unbefugter Einsicht oder Manipulation. Aufbewahrungsfristen lassen sich automatisiert überwachen. Bei Anfragen von Mitarbeitern oder Gerichten können Personalakten schnell recherchiert und den Berechtigten sicher zur Verfügung gestellt werden. Ein aufwendiger Transport der Unterlagen entfällt ebenso wie die Lagerung von Papierakten. 

Die Aktenführung in den Steuerämtern wird digital. Die Einführung einer E-Steuerakte bringt einen Zuwachs an Verfügbarkeit, Funktionalität und Verlässlichkeit von Informationen mit sich. Hat ein Steuerpflichtiger eine Nachfrage, kann die E-Akte sofort über die Adresse oder Steuernummer aufgerufen und das Anliegen unmittelbar bearbeitet werden. Die Aktennotiz zum Telefonat kann direkt im Vorgang erstellt und abgelegt werden und steht beim nächsten Kontakt dem Sachbearbeiter oder ggf. auch seinem Vertreter zur Verfügung. Durch die Umstellung auf E-Akte resultieren digitale Prozesse, die einen erheblichen Gewinn für die tägliche Arbeit haben.

Ausgewählte Referenzen

Logo des Bayerisches Staatsministerium für Umwelt und Verbraucherschutz
Logo des Bundesverwaltungsgerichts
Logo Schleswig-Holstein

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