Platin-Gewinner 2016, 2017, 2018 und 2019
30 Jahre ECM Branchenkompetenz
104.500 produktive Nutzer täglich
350 Institutionen in Deutschland
PDV GmbH

Glossar

A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | O | P | Q | R | S | T | U | V | W | X | Y | Z


A

Account – Unter einem Account ist die Zugangsberechtigung eines Benutzers zu einem Netzwerk zu verstehen.
Add-on – Ein Add-on bezeichnet eine Zusatzkomponente zum Erweitern der Funktionalität innerhalb eines bestehenden Softwarepakets.
Akte – Eine Akte ist die logische Zusammenfassung sachlich zusammengehöriger Vorgänge.
Aktenplan – Sachsystematischer, an den behördlichen Aufgaben orientierter Ordnungsrahmen für das Bilden und Kennzeichnen von Akten.
Aktenzeichen – Das Aktenzeichen identifiziert und erlaubt den Zugriff auf eine Akte. Es setzt sich z. B. zusammen aus dem Kennzeichen des Aktenplans, das um ein Ableitungskennzeichen ergänzt sein kann, der Ordnungsnummer der Einzelsachakte und ggf. dem Kennzeichen der Sondersachakte.
Archivierung – Archivierung dient der langfristigen, geordneten und statischen Aufbewahrung von Schriftgutobjekten.

B

Business-Process-Management – Geschäftsprozessmanagement ist ein ganzheitliches und auf Dauer ausgerichtetes Konzept zur systematischen Identifikation, Dokumentation, Analyse, Optimierung, Steuerung, Überwachung und Weiterentwicklung von Prozessen. Die Behördenstrategie stellt dabei den Ausgangspunkt für das Prozessmanagement dar. Neben technischen Fragestellungen werden insbesondere auch organisatorische Aspekte, wie z. B. die Organisationskultur oder die Einbindung von Prozessbeteiligten, berücksichtigt.

C

Cache – Als Cache (Franz. cacher, verstecken) wird ein schneller Puffer-Speicher bezeichnet, der in unterschiedlichen Geräten, wie z. B. in CPU (Engl. Central Processing Unit, Hauptprozessor) oder Festplatten, zum Einsatz kommt. Ein Cache enthält Kopien von Inhalten eines anderen Speichers und beschleunigt somit den Zugriff darauf.
Client – Ein Client (Deut. Klient, Kunde) bezeichnet ein Programm, das Verbindung zu einem Server aufnimmt und mit ihm Nachrichten (Daten) austauscht.
CMIS (Content Management Iteroperability Services) – CMIS ist eine von OASIS entwickelte Spezifikation, anhand derer ein standardisierter Zugriff auf proprietäre Content-Repositories durch angrenzende Software-Systeme technisch organisiert werden kann.
 

D

Datei – Eine Datei ist ein auf einem Datenträger gespeicherter Bestand zusammengehöriger Daten.
Deckblatt – Das Deckblatt ist das Erfassungs- und Ansichtsformular für die Metadaten eines Schriftgutobjekts. Das Deckblattformular enthält mehrere Registerkarten.
De-Mail – De-Mail ist der Name eines auf E-Mail-Technik beruhenden, hiervon aber technisch getrennten Kommunikationsmittels zur „sicheren, vertraulichen und meist nachweisbaren“ Kommunikation im Internet.
Dokument – Ein Dokument bildet die kleinste logische Einheit eines Vorgangs und enthält neben den beschreibenden Metadaten die sogenannten Primärdaten in Form einer Datei und gegebenenfalls Vorgängerversionen dieser Datei. Das können sowohl Schriftstücke in Form von PDF- oder Office-Dateien sein, oder auch anderweitige Dateien, wie z. B. Bilder. Ein Dokument besteht also aus einem Satz an Metadaten und einer dazugehörigen Datei, bei der es sich oftmals um ein Schriftstück handelt.
Dokumentenbasierter Workflow – Ein Dokumentenbasierter Workflow ist die Abfolge von Weiterleitungen, zu denen innerhalb der Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls Referenzen auf ein oder mehrere Dokumente hinzugefügt werden können und an einen oder mehrere E-Akte-Nutzer verschickt werden. Der Workflow steuert den Zugriff auf die Dokumente gemäß Rollen- und Rechtekonzept. Die E-Akte-Nutzer erstellen ihrerseits Anmerkungen oder Vermerke zu den Dokumenten und leiten diese weiter.
Dokumenten-Management – Komponente der Schriftgutverwaltung, hier ist das Verwalten von Schriftgut (Dokumente) gemeint.
Dokumenten-Managementsystem – System für die Verwaltung digitaler Dokumente.
DOMEA (Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang) – Vom OeV abgelöstes Fachkonzept für DMS/VBS in der Bundesverwaltung.

E

E-Akte –  Mit der elektronischen Akte, kurz E-Akte, werden Informationen und Dokumente jeder Art einheitlich zu elektronischen Akten zusammengefasst. Papierdokumente, E-Mails, Office-Dokumente, PDFs, technische Zeichnungen oder auch Informationen aus anderen IT-Systemen werden anwenderfreundlich dargestellt und verwaltet. E-Akten stellen wir in verschiedenen Ausprägungen und Lösungsansätzen zur Verfügung. Das Einsparungs- und Nutzenpotenzial liegt auf der Hand. E-Akten helfen, Informationen platzsparend vorhalten zu können, schnell von zentraler Stelle greifbar zu machen und gezielte Suchen in der Akte zu gewährleisten.
Enterprise-Content-Management  – Konzept zur übergreifenden Verwaltung von Dokumenten und Inhalten in Unternehmen und Behörden.
E-Fax – Online-Fax-Technologie. Das Dokument wird über einen Computer an den Fax-Dienstleister übermittelt, dieser sendet es dann an den endgültigen Empfänger.
E-Government-Gesetz – Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung.
E-Learning – Unter E-Learning werden alle Formen von Lernen verstanden, bei denen elektronische oder digitale Medien für die Präsentation und Distribution von Lernmaterialien und/oder zur Unterstützung zwischenmenschlicher Kommunikation zum Einsatz kommen.
E-Zusammenarbeit – Unter E-Zusammenarbeit wird eine Menge von Maßnahmen zusammengefasst, die eingesetzt werden, um räumlich getrennten Organisationseinheiten mit Hilfe elektronischer Medien die Zusammenarbeit zu ermöglichen.

F

Fachverteiler – Ein Fachverteiler ist eine Datensammlung für die Erstellung von Seriendokumenten. Der Fachverteiler erfüllt die gleichen Aufgaben wie ein Adressverteiler mit dem Unterschied, dass er keine Adressdaten, sondern beliebige andere Informationen enthält. Aus dem Fachverteiler und einer entsprechenden Seriendokument-Vorlage wird das Seriendokument zusammengestellt.
Funktionspostfächer – sind i. d. R. Gruppenpostfächer für einen engeren Personenkreis, die mit Arbeiten in einer bestimmten Rolle oder Funktion betraut sind.

G

Geschäftsgang – Ein Geschäftsgang stellt eine Reihe von aufeinanderfolgenden oder parallel ablaufenden Aktivitäten dar, die zur Bearbeitung bzw. elektronischen Weiterleitung eines Schriftgutobjekts notwendig sind.
Geschäftsgangmuster – Für komplexe Geschäftsgänge bzw. Geschäftsgänge mit gleichen Abfolgen von Geschäftsgangverfügungen können in VIS in Abhängigkeit vom Geschäftsobjekt wieder verwendbare Geschäftsgangmuster erzeugt werden.
Geschäftsgangverfügung – Unter einer Geschäftsgangverfügung wird eine Aufgabe zur weiteren Bearbeitung eines Schriftgutobjekts verstanden.

H

Hochverfügbarkeit – Hochverfügbarkeit (englisch high availability, HA) bezeichnet die Fähigkeit eines Systems, trotz Ausfalls einer seiner Komponenten mit einer hohen Wahrscheinlichkeit (oft 99,99 Prozent oder höher) den Betrieb zu gewährleisten.
HTTP– ist eine Abkürzung für Hypertext Transfer Protocol (Deut. Hypertext-Übertragungsprotokoll). Es dient zur Übertragung von Daten über ein Rechnernetzwerk und wird hauptsächlich eingesetzt, um Web-Seiten aus dem World Wide Web (WWW) und Intranets in einen Web-Browser zu laden

I

Instanz – Eine Instanz bezeichnet eine serverseitige Ablaufumgebung des E-Akte-Basisdienstes, einschl. der hierfür benötigten technischen Komponenten. Auf einer Instanz können ein oder mehrere Mandanten betrieben werden.
Icon – Unter einem Icon versteht man ein Bildsymbol für ein Anwendungsprogramm.

J

K

KNOW360 – Unter KNOW360 versteht man das von der PDV entwickelte 360-Grad-Service-Paket. Das Konzept ist in die drei Phasen Begeistern, Befähigen und Verankern unterteilt.

L

Logging  –  Unter Logging versteht man das automatische Speichern von Informationen, die Aufschluss über die interne, technische Verarbeitung von Aktivitäten innerhalb der Server geben. Hierfür werden Informationen bezüglich angesprochener internen Funktionen sowie Informationen zu erkannten Fehlersituationen abgelegt. Diese Informationen sollen technisch versierten Personen helfen, Fehlersituationen zu analysieren oder Ursachen für ein unerwartetes Systemverhalten zu ermitteln. Es ist üblich, dass sich der Detailgrad und somit die Menge der gespeicherten Informationen konfigurieren lässt.

M

Mandant – Ein Mandant bezeichnet einen „abgeschlossenen Datenhaltungs- und Verarbeitungskontext“.
Mandantenfähigkeit – Bei einem mandantenfähigen System handelt es sich um ein System, welches in einer Ablaufumgebung voneinander abgeschlossene Datenhaltungs- und Verarbeitungskontexte (Mandanten) verwaltet.
Metadaten – Metadaten oder Metainformationen sind Daten, die Informationen über Merkmale anderer Daten enthalten, aber nicht diese Daten selbst. (Quelle: Wikipedia) Metadaten beschreiben oftmals Eigenschaften dieser anderen Daten. So ist zum Beispiel der Dateiname einer Datei ein Metadatum eines Dokuments.

N

Nummernkreis – Ein Nummernkreis ist ein fortlaufender Zähler für die Nummerierung von Schriftgutobjekten.

O

OCR –  Optical Character Recognition (Optische Zeichenerkennung), oder Texterkennung, ist eine Technologie, die die Umwandlung unterschiedlicher Dokumente, wie beispielsweise gescannter Papierdokumente, PDF-Dateien oder Digitalbilder in bearbeitbare und durchsuchbare Dateien ermöglicht
Ordner – Viele Behörden nutzen für die E-Akte eine Ablagestruktur, die der Aufbauorganisation des Hauses entspricht. In jedem Referat (oder jeder aktenführenden OE) gibt es eine Unterstruktur, die sich am Aktenplan orientieren kann oder auch eher fachlich geprägt sein kann, z. B. bei der strukturierten Ablage von Projektakten. Diese Baumstruktur besteht aus sogenannten "Ordnern", analog zu denen im Dateisystem. Eine Akte kann höchstens zu einem Ordner gehören und zu einem Ordner beliebig viele Akten.
Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit – Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit (Mai 2012), herausgegeben vom Bundesministerium des Innern.
On-Premise – Softwarebereitstellung, bei der die Software lokal installiert und betrieben wird (im Gegensatz zu On-Demand oder Cloud-Nutzung).

P

PDF/A – PDF/A ist ein ISO-genormtes Format zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente.
Platform as a Service – Cloud-basierte Umgebung zur Erstellung von Cloud-Anwendungen.
Primärdaten – Beim Schriftgutobjekt Dokument bezeichnen die Primärdaten die oftmals binären  Daten (zum Beispiel die PDF-Datei oder das TIFF-Bild), welche in diesem Schriftgutobjekt abgelegt wurden.
Protokollierung – Mit einer Protokollierung ist eine permanente Nachvollziehbarkeit aller fachlichen Aktionen im System gemeint. Die Protokollierung beinhaltet z. B. das Datum, die Uhrzeit, den Anwender (ggf. verschlüsselt, sodass nur mit einem Vier-Augen-Prinzip der wahre Name herausgefunden werden kann) und die Art bzw. Sache, die geändert oder neu angelegt oder gelöscht wurde, sowie weitere zu dieser Information sinnvolle Bestandteile.

Q

R

Referenzarchitektur elektronische Verwaltungsarbeit – Die "Referenzarchitektur für elektronische Verwaltungsarbeit" präzisiert das "Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit" (OeV) und genügt dabei den Gestaltungsprinzipien der Rahmenarchitektur IT Steuerung Bund. Referenzarchitektur meint in diesem Kontext eine grobgranulare technische Musterlösung ohne Detailbetrachtung im Hinblick auf einzusetzende Tools oder Produkte. Der Hauptbezugspunkt der ReV zum OeV liegt im Konzeptionsbaustein E-Akte.
REST-Schnittstelle – Eine REST-Schnittstelle (Representational State Transfer) beschreibt eine standardisierte Abfrage von Informationen über eine URL-Adresse und wird in der Regel für die Umsetzung von Web-Services eingesetzt.
Records Management – Komponente der Schriftgutverwaltung, hier ist die Verwaltung von Regeln zum Arbeiten mit Schriftgut gemeint. Das Arbeiten mit dem Schriftgut fällt dem Dokumenten-Management zu.

S

Schriftstück – Schriftstücke sind Informationsträger, die Schrift enthalten.
Schriftgutobjekt  – Der Begriff Schriftgutobjekt dient als Oberbegriff für die Fachobjekte der Schriftgutverwaltung. Akte, Vorgang und Dokument werden Schriftgutobjekte genannt.
Serviceorientierte Architektur – Ein Softwarearchitekturkonzept.
Single-Sign-On – Single-Sign-On (SSO) stellt einen Architekturansatz dar, bei dem über ein Netzwerk-Login einem Nutzer anhand einer einzelnen Nutzer-ID der Zugang zu mehreren IT-Systemen ermöglicht wird.
SOAP  – SOAP ist ein standardisiertes Protokoll, welches eine XML-basierte Struktur für den Austausch von Informationspaketen zwischen verteilten Systemen nutzt.
Standardisierung des Austauschs von Akten, Vorgängen und Dokumenten – Der „Standard für den Austausch von Akten, Vorgängen und Dokumenten“ beschreibt die grundsätzlichen Prozesse des Datenaustauschs bestimmter Objekttypen, abhängig von Sender und Empfänger.
Software as a Service – Anwendungen, die in der Cloud betrieben werden. Das SaaS-Modell basiert auf dem Grundsatz, dass die Software und die IT-Infrastruktur bei einem externen IT-Dienstleister betrieben und vom Kunden als Service genutzt wird.
SQL – Ist ein Kürzel für Structured Query Language. Es ist eine Datenbanksprache zur Definition, Abfrage und Manipulation von Daten in relationalen Datenbanken.
Standardsoftware  – Software, die als vorgefertigtes Produkt erworben werden kann und nicht individuell angefertigt wurde.

T

Tooltip – Kurzinformationen (engl. Tooltips) sind kleine Fenster, die automatisch geöffnet werden, wenn Sie den Mauszeiger über einem entsprechenden Bereich der Anwendung positionieren.
TR-ESOR – Mit der Technischen Richtlinie BSI-TR 03125 „Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente “ stellt das BSI einen Leitfaden zur Verfügung, der beschreibt, wie elektronisch signierte Daten und Dokumente über lange Zeiträume – bis zum Ende der Aufbewahrungsfristen – im Sinne eines rechtswirksamen Beweiswerterhalts vertrauenswürdig gespeichert werden können.
TR-RESISCAN – Die TR RESISCAN hat zum Ziel, die Lücke zwischen abstrakten und uneinheitlichen rechtlichen Anforderungen sowie der zuverlässigen technischen Realisierung des ersetzenden Scannens zu schließen.

U

URL – Als Uniform Resource Locator, URL (Deutsch: Einheitlicher Quellenanzeiger) wird umgangssprachlich eine Internetadresse bezeichnet.

V

V-Model XT – Das V-Modell ist ein Entwicklungsstandard für die Planung und Durchführung von IT-Systementwicklungsprojekten der öffentlichen Hand in der Bundesrepublik Deutschland. Es umfasst das Vorgehensmodell, die Methodenzuordnung und die funktionalen Werkzeuganforderungen.
Vorgang – Kleinste Sammlung von zusammengehörenden Dokumenten aus der Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls.
Vorgangsbearbeitungssystem – IT-Verfahren zum Dokumenten- und Aktenmanagement im IT-gestützten Geschäftsgang.

W

WebDAV – ist ein Netzwerkprotokoll zur Bereitstellung von Dateien über das Internet. Es basiert auf dem Hypertext Transfer Protocol (HTTP/1.1).
Workflow – Durch ein IT-System gesteuerter Prozess.
WSDL – ist eine plattform-, programmiersprachen- und protokollunabhängige Beschreibungssprache für Netzwerkdienste (Webservices) zum Austausch von Nachrichten auf Basis von XML.

X

XDOMEA – ist ein Datenaustauschformat, XÖV-Standard für den IT-gestützten Austausch und die IT-gestützte Aussonderung behördlichen Schriftgutes von Bund, Ländern und Kommunen.
XÖV – ist ein Standard für den elektronischen Datenaustausch der öffentlichen Verwaltung auf der Basis von Nachrichten in XML-Syntax und zugehörigen Codelisten und Prozessen. XÖV ist ein föderal erarbeiteter Standard der von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) betreut wird.

Y

Z

Zugriffsprofil – Um den Zugriff auf einzelne Schriftgutobjekte innerhalb einer Akte gezielt einschränken bzw. erweitern zu können, ohne dass die Berechtigungen auf übergeordnete Objekte beeinflusst werden, wurden in VIS Zugriffsprofile implementiert.

Cookies erleichtern die Bereitstellung unserer Dienste. Mit der Nutzung unserer Seite erklären Sie sich mit der Verwendung von Cookies einverstanden.