E-Akte so einfach wie nie

Die VIS-Akte wurde 2020 zum fünften Mal in Folge mit der höchsten Auszeichnung, dem Platin-Award geehrt. Mehr als 3.000 Leserinnen und Leser des Fachmagazins "eGovernment Computing" hatten darüber abgestimmt, welche Softwarelösung zur digitalen Aktenführung die beste ist. Die mit dem Award erneut unter Beweis gestellte hohe Kundenzufriedenheit ist für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der PDV Ansporn, weiter die Bedienfreundlichkeit und die Performanz des Systems zu verbessern.

Mit VIS-Akte können Sie Objekte wie Akten, Teilakten, Vorgänge, Register und Dokumente in frei wählbaren Aktenplan-Strukturen verwalten. Benutzerinnen und Benutzer können zusätzlich eigene, auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene, Ansichten erstellen und sich so von der starren Struktur eines Aktenplans lösen, ohne diese jedoch zu umgehen. Ein Beispiel dafür, warum die VIS-Akte bei Anwenderinnen und Anwendern eine so hohe Akzeptanz genießt.

Mit VIS-Akte legen Sie die Grundlage, um eine nachhaltige elektronische Kommunikation und durchgängige digitale Prozesse in der öffentlichen Verwaltung zu ermöglichen. Gesamte Arbeitsvorgänge werden elektronisch abgebildet. So ist der Bearbeitungsfortschritt transparent und Zuständigkeiten bleiben stets nachvollziehbar.

Die elektronische Akte steht standortübergreifend allen berechtigten Anwenderinnen und Anwendern zur Verfügung. VIS-Akte ermöglicht die zeit- und ortsunabhängige Zusammenarbeit.

Bei der Entwicklung von VIS-Akte wurde besonderer Wert auf eine möglichst einfache und schnelle Einführbarkeit gelegt. Die schlanke Software-Architektur sorgt dafür, dass bereits vorhandene IT-Infrastrukturen weiter genutzt und Abläufe, Vorlagen oder Aktenpläne ohne großen Aufwand in Ihre E-Akte-Lösung integriert werden können.

Die VIS-Akte bietet über die Webbrowser-Oberfläche einen mobilen Zugriff auf aktuelle Informationen. Mit einer geeigneten Infrastruktur ist ein sicherer Zugang an unterschiedlichen Orten, zu jeder Zeit über die unterschiedlichsten Endgeräte möglich. Zusätzlich bietet die VIS-Akte eine Synchronisierungsfunktion für die Offline-Nutzung.

Bei der Entwicklung von Software, die zur täglichen Arbeit von vielen Menschen genutzt wird, stehen aus unserer Sicht die Ansprüche der Nutzerin/ des Nutzers klar im Vordergrund. Diese Ansprüche sind so verschieden wie die Menschen selbst. Unser Credo „Einfach für alle“ wird bei der Weiterentwicklung der VIS-Clients konsequent umgesetzt. Dies ist ein Vorteil für jede Nutzerin/ jeden Nutzer, aber essentiell für Menschen, die mit einer Behinderung leben. Eine barrierefreie Umgebung in allen Lebensbereichen ermöglicht Menschen mit Assistenzbedarf Teilhabe am gesellschaftlichen Leben. Heute bestehen technologisch gute Voraussetzungen dafür, Software-Anwendungen barrierefrei zu gestalten, sodass auch Menschen mit Behinderungen diese nutzen und bedienen können. Die Schwerbehindertenvertretungen fordern deshalb verstärkt barrierefreie Softwareanwendungen ein. Der Anspruch an die Gestaltung barrierefreier Software besteht heute darin, möglichst allen Menschen einen uneingeschränkten Zugang zu ermöglichen, unabhängig davon, mit welchen Behinderungen sie leben. Um dieses Ziel zu erreichen, streben wir für unsere Anwendungen ein universelles Design an. Dafür gelten bestimmte Grundprinzipien, wie die Gewährleistung der Wahrnehmbarkeit der Informationen, der Bedienbarkeit, der Verständlichkeit der Inhalte durch einfache Sprache und klare Navigation.

Die PDV, die seit Jahrzehnten Software-Komponenten insbesondere für die öffentliche Verwaltung entwickelt, hat sich schon früh mit Fragen der Barrierefreiheit beschäftigt und das Gespräch mit Schwerbehindertenvertretungen gesucht. Zur Bewertung der Zugänglichkeit erfolgen regelmäßige Tests anhand der jeweils geltenden Normen und Richtlinien.

Im Jahr 2017 wurde für den VIS-WebClient eine externe Prüfung durch die Stiftung Pfennigparade mit Sitz in München erfolgreich abgeschlossen.

Für den VIS-SmartClient führte BITV-Consult im Jahr 2018 eine externe Prüfung nach dem Anwendungssoftware-Test des Projektes BIT inklusiv, Stufe I erfolgreich durch. Die Prüfung nach Stufe II ist für Anfang des Jahres 2019 vorgesehen.

Bei der Einführung der E-Akte sind zahlreiche Fachverfahren anzubinden. Nur eine ressortübergreifende Vorgehensweise mit einheitlichen, technischen Standards und Integrationstechnologien sorgt für eine medienbruchfreie Bearbeitung und die langfristige Release-Fähigkeit der Systeme. Zwischen VIS-Akte und Fachverfahren stellen wir Ihnen eine möglichst lose Kopplung bereit.

Mit dem Einsatz von VIS-Akte werden bei Ihnen alle relevanten Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit erfüllt und sämtliche gesetzlichen Vorgaben sicher und nutzerfreundlich umgesetzt. Jeder Zugriff in der VIS-Akte erfolgt authentisiert über eine eigene Benutzerverwaltung oder direkt über die Mechanismen des Betriebssystems und eine dort definierte Anwender-Identität (Single Sign-on). Damit ist sichergestellt, dass jede Tätigkeit im System nachvollziehbar einer/ einem konkreten Benutzerin/ Benutzer zugeordnet werden kann.