Aus der Praxis. Für die Praxis. PDVNEWS-Anwenderberichte für Sie.

Im September 2018 erhielt die Firma PDV GmbH im Rahmen der europaweiten Ausschreibung den Zuschlag für die E-Akte der Landesverwaltung Baden-Württemberg und damit auch für die Polizei in Baden-Württemberg als Projektbeteiligte. Polizei und Justiz haben im April 2020 den gemeinsamen fachlichen Abstimmungsprozess erfolgreich abgeschlossen. Das Ziel ist ambitioniert.

Anstelle oder als Vorstufe zu einer TR-RESISCAN-Zertifizierung durch das BSI können Behörden ein „TR-RESISCAN ready“-Zertifikat für ihr Scanverfahren, aber auch für Hard- bzw. Software-Lösungen zum Ersetzenden Scannen erlangen. Dieses bescheinigt der Behörde, „TR-RESISCAN-ready“ zu sein. Es kann auch als Grundlage für eine weitere Zertifizierung durch das BSI dienen. Gegenstand der Konformitätsprüfung ist die Art und Weise, wie die Umsetzung der Prüfkriterien „TR-RESISCAN ready“ des VOI-CERT erfolgt ist.

Die Landestalsperrenverwaltung des Freistaats Sachsen konnte im November 2019 ihr Projekt zur Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung in Umsetzung des Sächsischen E-Government-Gesetzes erfolgreich abschließen. Erste positive Effekte sind bereits sichtbar. Die elektronische Vorgangsbearbeitung erlaubt deutlich kürzere Bearbeitungswege.

Es ist geschafft. Zum Jahresbeginn 2020 wurde im ersten Pilotamt der Kreisverwaltung die E-Akte eingeführt. Damit hat der Landkreis Rostock einen großen Schritt in Richtung einer Umstellung auf eine elektronische Aktenführung in der Kreisverwaltung getan. Etwa zwei Jahre liefen die Vorbereitungen für dieses Projekt. Unter der Prämisse „die Fragen werden kommen, wenn nicht vor, dann nach der Einführung“ wurden die Themen E-Akte und DMS im Vorfeld sehr intensiv recherchiert und bearbeitet.

Seit 2012 wird in den Behörden und Einrichtungen der sächsischen Staatsverwaltung die elektronische Vorgangsbearbeitung und Aktenführung (eVA.SAX) nach einem standardisierten Vorgehen umgesetzt. Zur zentralen Steuerung der Einführung und für ein zentrales Wissensmanagement haben sich das Programmmanagement und der Werkzeugkasten eVA.SAX als entscheidende Erfolgsfaktoren etabliert.

Der Fokus der Verwaltung richtet sich auf die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG). An der Bereitstellung von Online-Diensten messen die Verwaltungen ihren Erfolg. Das OZG liefert also die Motivation zur Digitalisierung der Verwaltung. Doch die Umsetzung des OZG geht nicht ohne den Hygienefaktor E-Akte.

Die Landesrundfunkanstalten in Deutschland befinden sich in einem strukturellen Umbau. Ein wichtiges Ziel ist es, die Effizienz zu steigern. Mithilfe der Digitalisierung sollen Strukturen schlanker und Kosten gesenkt werden. Eine zentrale Rolle spielt dabei die Einführung der elektronischen Aktenführung. Der Mitteldeutsche Rundfunk ist ein Vorreiter auf diesem Gebiet.

Im Bezirk Mittelfranken laufen die Planungen zur Führung elektronischer Akten im Rahmen der Digitalisierung der Verwaltung auf Hochtouren. Ein elementarer Baustein für die Nutzung der elektronischen Verwaltungsarbeit ist das Einscannen und anschließende Vernichten von Papierdokumenten. Die notwendigen vorbereitenden Maßnahmen des Bezirks Mittelfranken zur Umsetzung der TR-RESISCAN sollen im ersten Halbjahr 2019 abgeschlossen werden.

In Thüringen soll in den nächsten fünf Jahren die gesamte Landesverwaltung auf E-Government umgestellt werden. Auch der gesundheitliche Verbraucherschutz wird sich dieser Herausforderung stellen und die schon bestehende Digitalisierung weiter konsequent vorantreiben. In diesem Bereich entwickelt sich in Thüringen also das E-Government zum „E-Verbraucherschutz“.

Nachdem die verbindliche elektronische Aktenführung beim Landgericht Mannheim und beim Arbeitsgericht Stuttgart seit Mitte 2016 erfolgreich pilotiert wird, erfolgte im Juli 2017 im 14-tägigen Abstand die Ausweitung auf die Sozial- und Finanzgerichtsbarkeit.

Seit mehreren Jahren ist das Erzbischöfliche Generalvikariat Köln mit dem Thema „Dokumentenmanagement-System (DMS)“ vertraut. Neben zahlreichen anderen DMS-Projekten wurde im Jahr 2013 die Entscheidung getroffen, eine elektronische Personalakte einzuführen. Mit der Produktivsetzung konnte eine einheitliche und zugleich optimale Aktenführung gewährleistet werden.

1.091.894. Das ist die Anzahl der Menschen, die allein im Jahr 2015 als Asylsuchende nach Deutschland einreisten. Neben dem persönlichen Schicksal des oder der Einzelnen stellt diese schiere Anzahl Schutzbedürftiger die Behörden in Deutschland vor eine immense Herausforderung. Daher stellen sich alle Ausländerbehörden die Frage: Wie können wir mit dem vorhandenen Personal diese hohe Anzahl an Geflüchteten verwalten und damit Schutz und Versorgung gewährleisten?