E-Akte-Awards seit 2016 E-Akte-Awards seit 2016
Über 33 Jahre ECM Branchenkompetenz Über 34 Jahre ECM Branchenkompetenz
200.000 produktive Nutzer/-innen täglich 200.000 produktive Nutzer/-innen täglich
•764 Institutionen in Deutschland 764 Institutionen in Deutschland
PDV logo
adsf

VIS-DMS

Digitales Dokumenten-Management mit VIS

Mit VIS-DMS bietet die PDV ein leistungsstarkes Dokumenten-Management-System (DMS) an, das die digitale Eingangsbehandlung, Sachbearbeitung, Zeichnung, Schlussbehandlung, Aussonderung und Archivierung von Dokumenten ermöglicht. Unser VIS-DMS ermöglicht es Ihnen, mit einem hohen Automatisierungsgrad komplexe Verwaltungsabläufe medienbruchfrei, rechts- und revisionssicher digital abzubilden. Die Skalierbarkeit des Systems ermöglicht den schrittweisen Ausbau zur Public ECM Plattform VIS-Suite.

Hohe Nutzer-Akzeptanz

Die Kunden der PDV können mit VIS-DMS alle Dokumente zentral verwalten. Sie können nachvollziehen, wer wann welche Dokumente erstellt oder verändert hat und finden zudem auch sehr schnell die Dokumente wieder, die für die Erledigung von aktuellen Aufgaben gerade benötigt werden. Verschiedene Clients bieten den DMS-Nutzern und -Nutzerinnen - ihren Aufgaben im behördlichen Prozess entsprechend - angepasste Bedienoberflächen an. Hoher Bedienkomfort und die überzeugende Performanz von VIS-DMS sind die Ursache für die anerkannt hohe Akzeptanz, die das System bei den Anwenderinnen und Anwendern genießt.

Verwaltungsabläufe werden beschleunigt

Übersichtlich geordnet, stehen den Anwenderinnen und Anwendern alle relevanten Dokumente jederzeit und bei Bedarf auch mobil zur Verfügung. Mit VIS-DMS ist es auch möglich, Dokumente gemeinsam mit den Kolleginnen und Kollegen zu bearbeiten. Sie finden schnell die richtige Version sowie alle dazugehörigen Informationen und tauschen sie untereinander aus. Dabei kann stets jeder Bearbeitungsschritt nachvollzogen werden. Im Ergebnis verbessert sich die Zusammenarbeit in Ihrer Organisation, die Durchlaufzeiten werden verkürzt und die Verwaltungsabläufe beschleunigt.

Jetzt Kontakt aufnehmen!

GOBD-zertifiziert

Die VIS-Suite ist durch den TÜV Saarland GOBD-zertifiziert und erfüllt damit alle relevanten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form.

Mehrwerte durch Dokumentenmanagement mit VIS-DMS

Dokumente schnell finden

Mit VIS-DMS finden Sie sofort das gewünschte Dokument. Auch Vorgänge, die damit verbunden sind, und weitere Informationen wie Annotationen oder digitale Akten haben Sie gleich im Blick.

Informationen sicher austauschen

Bearbeiten mehrere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihrer Verwaltung ein Dokument, sorgt VIS-DMS für sichere und schnelle Prozesse. Sämtliche Informationen bleiben über ihren gesamten Lebenszyklus immer nachvollziehbar.

Termine & Fristen einhalten

VIS-DMS stellt Ihnen alle Informationen, die Sie zur Bearbeitung benötigen, immer zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung. So wahren Sie alle Termine und Fristen mit Leichtigkeit.

Welche Vorteile bietet Ihnen VIS-DMS?

Effizientes Informationsmanagement

Informationen sind eine wichtige Ressource in der Verwaltung. Informationsmanagement hat die Aufgabe, den effizienten Umgang mit dieser Ressource zu gewährleisten. VIS-DMS erleichtert es Ihnen, diese Herausforderung zu meistern. VIS-DMS eröffnet Ihnen Rationalisierungs- und Gestaltungsmöglichkeiten für die Informationsgewinnung, -verarbeitung, -übertragung und -speicherung. Lassen Sie sich von uns beraten. Nutzen Sie mit Hilfe von VIS-DMS die Potenziale, die ein effizienten Informationsmanagement auch für Ihre Organisation bereithält.

Prozessautomatisierung

Wer Verwaltungsprozesse automatisieren möchte, kommt um das Thema Dokumentenmanagement nicht herum. Mit VIS-DMS transformieren Sie Ihre Datenbestände zu nutzbarem Wissen. Angefangen bei einfachen bis hin zu komplizierten Aufgaben sind mit VIS-DMS Geschäftsprozesse automatisierbar. Unser VIS-DMS ist wesentlich mehr als nur die Organisation und Verwaltung von Dokumenten. Die integrierte Vorgangsbearbeitung ermöglicht die Automatisierung von unterschiedlichen Geschäftsprozessen, die bei Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wertvolle Kapazitäten blockieren. Das "hohe C" beim Dokumentenmanagement ist die Prozessautomatisierung über Systemgrenzen hinweg. Auch hierfür bietet Ihnen unser modernes VIS-DMS Lösungen an.

Einhaltung rechtlicher Vorgaben

Eine zentrale Anforderung an die Aufbewahrung elektronischer Dokumente ist die Gewährleistung der Rechtssicherheit. Mit unserem VIS-DMS sind Sie auf der sicheren Seite. Wir berücksichtigen mit unserem Produkt selbst die besonderen Anforderungen an elektronisch signierte Dokumente mit Urkundenqualität und stellen sicher, dass es sich um die jeweiligen Originaldokumente handelt. Insbesondere in Gerichtsverfahren kann es erforderlich sein, Dokumente in unveränderbarer Form vorzuhalten. Die Daten werden im VIS-DMS so gespeichert, dass Informationen datenbankgestützt wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher sind.

Mobile Zugriffsmöglichkeit auf Informationen

Die PDV bietet Standardprodukte auch für den mobilen DMS-Einsatz an. Egal ob Akten, Schriftwechsel, Entscheidungsvorlagen, E-Mails, Memos, Tabellen, Zeichnungen oder Rechnungen: VIS-DMS verschafft Ihnen Zugang zu diesen Informationen. Jederzeit, egal wo Sie sind, einfach und sicher.

Ausbau zum verwaltungsweiten ECM

Nahezu jede Verwaltung kommt bei ihrer schrittweisen Digitalisierung zu dem Punkt, an dem die DMS-Lösung nicht mehr ausreicht. Der weitere Ausbau zur behördenübergreifenden ECM-Lösung steht dann auf der Tagesordnung. Mit VIS-DMS haben Sie ein Produkt gewählt, dass sich nicht nur flexibel dem konkreten Bedarf anpassen lässt, sondern auch durch Hinzufügen weiterer VIS-Module komfortabel zur Public ECM Plattform erweitern lässt.

DMS-Effekte durch VIS
Warum ist die E-Akte für Sie relevant?

Informationsflut, Stress, neue Technik, steigende Qualitätsanforderungen, permanente Veränderungsprozesse und Zeitdruck charakterisieren das heutige Arbeitsleben. Aufgrund des demografischen Wandels in Deutschland steht vor allem der öffentlichen Verwaltung in den nächsten Jahrzehnten ein tendenzieller Personalabbau und ein damit verbundener Wissensverlust bevor. Die elektronische Aktenführung bietet geeignete Möglichkeiten, diesen Faktoren entgegenzuwirken und dem Digitalisierungsdruck Rechnung zu tragen.

Bereits im Jahr 2013 wurde das E-Government-Gesetz erlassen, welches vorsieht, dass die Bundesverwaltung bis 2020 verpflichtet ist, die E-Akte als führende und alleinige Akte einzuführen (§7 Abs. 2 EGovG). Nachfolgend haben auch die Bundesländer ihre Verwaltungsverfahrensgesetze abgeändert und Fristen für den Übergang zur vollständigen elektronischen Aktenführung festgelegt.

Welche Vorteile bietet für Sie die E-Akte?

Neben der durch die Implementierung der E-Akte entstehenden Prozessoptimierungen, welche Effizienzsteigerungen, Zeitersparnis und eine höhere Transparenz mit sich bringen, bietet die E-Akte parallele Zugriffsmöglichkeiten, platzsparende Archivierung, ortsunabhängigen Zugriff, den gleichen Kenntnisstand aller Beteiligten sowie Revisionssicherheit.

Weitere Vorteile zeigen wir Ihnen im Leitfaden der PDV zur elektronischen Aktenführung.

Welche Fragen sind für eine erfolgreiche Einführung der E-Akte zu klären?

Neben der durch die Implementierung der E-Akte entstehenden Prozessoptimierungen, welche Effizienzsteigerungen, Zeitersparnis und eine höhere Transparenz mit sich bringen, bietet die E-Akte parallele Zugriffsmöglichkeiten, platzsparende Archivierung, ortsunabhängigen Zugriff, den gleichen Kenntnisstand aller Beteiligten sowie Revisionssicherheit.

Weitere Vorteile zeigen wir Ihnen im Leitfaden der PDV zur elektronischen Aktenführung.

Was ist für ein erfolgreiches E-Akte-Einführungsprojekt zu beachten?
  • Legen Sie nach Analyse Ihrer Prozesse Ihre IT-Projekte SMART-Ziele fest (spezifisch, messbar, realistisch und terminiert). Besonders wichtig ist Klarheit über den erwarteten Mehrwert für die Verwaltung
  • Sorgen Sie im Projekt dafür, dass die Anwenderinnen und Anwender schnell die Vorteile der E-Akte erkennen
  • Achten Sie auf klare Verantwortlichkeiten in den Projektteams und eine transparente Kommunikation
  • Beteiligen Sie die Führungskräfte am Pilotprojekt
  • Unterschätzen Sie nicht den Schulungsaufwand, wenn Sie ein neues System einführen

Eine ausführlichere Beschreibung finden Sie im Leitfaden „Erfolgsfaktoren für die Einführung der elektronischen Aktenführung“.

Entfesseln Sie das volle DMS-Potenzial mit dem VIS-Prozessmodeller

Der VIS-Prozessmodeller dient der Gestaltung und Dokumentation der strukturierten Prozesse nach dem BPMN-Standard, der die erforderliche Verbindung zwischen den fachlichen Anforderungen, Methoden, dem Vorgehen und den IT-Spezifika bildet, um Organisationsprozesse digital abbilden zu können. Solche Prozesse können auch importiert werden.

Die im VIS-Prozessmodeller dokumentierten Prozesse können in die VIS-Prozessengine übernommen werden. Damit werden die gewünschten Abläufe implementiert und die damit verbundenen Funktionen automatisch in die tägliche Verwaltungsarbeit übernommen. Im Arbeitsalltag erfolgt dann die Steuerung der Prozesse durch die VIS-Prozessengine. Diese interpretiert die Funktionen und setzt diese bei Bedarf in die erforderlichen Handlungsabfolgen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter um. Nicht nutzerbezogene Schritte werden automatisiert abgearbeitet.