Erfurt - Das Erfurter Softwareunternehmen PDV-Systeme hat im Rahmen einer Ausschreibung der Kreisverwaltung Soest (Nordrhein-Westfalen) den Auftrag erhalten, ein Dokumentenmanagement-System (DMS) zur elektronischen Durchführung von Verwaltungsverfahren einzuführen. Das DMS soll zugleich für die elektronische Aktenführung genutzt werden.
Informationsaustausch verbessern
„Demografische Veränderungen und qualitativ neue Aufgaben in einer zunehmend digitalisierten Gesellschaft erfordern eine verbesserte technische Unterstützung insbesondere der internen Verwaltungsabläufe.“, erklärt Landrätin Eva Irrgang. Und sie fügt hinzu: „Unser Ziel ist die Ablösung der klassischen Papierakte durch die elektronische Akte. Wir versprechen uns dadurch einen Gewinn an Effizienz, der sich sowohl für unsere Bürger als auch für unsere Mitarbeiter positiv auswirkt. Der Austausch von Informationen soll einfacher werden.“
Prozessautomatisierung mit der VIS-Suite
Die Kreisverwaltung Soest entschied sich für das Standard-Lösungspaket VIS-Suite. Es wurde von den Erfurter Softwareherstellern für öffentliche Verwaltungen zur Optimierung ihrer Arbeitsprozesse sowie zur Fachaktenablage entwickelt. Die Schriftguterstellung und die Speicherung der Ein- und Ausgangsdokumente, einschließlich aller relevanten Daten, sollen ausschließlich im DMS erfolgen. Zudem wird berücksichtigt, dass im Verlauf der Bearbeitung die zuständigen Sachbearbeiter wechseln. Die Übergabe der Aufgaben, einschließlich der dazugehörigen Informationen, kann durch automatisierte Abläufe innerhalb des DMS sehr effektiv organisiert werden.
Die Kreisverwaltung Soest mit ihren über 1.000 Bediensteten ist ein großer Dienstleistungsbetrieb für seine ca. 300.000 Einwohner. Die Verwaltung nimmt Aufgaben in den Bereichen Ordnung, Gesundheits- und Verbraucherschutz, Bau, Kataster, Straßen, Umwelt, Jugend, Schule und Soziales wahr. Mehr Infos unter www.kreis-soest.de
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.PDF | 56 KBKommune in Nordrhein-Westfalen nutzt Thüringer Know-how