Insbesondere zu Beginn des Produktivbetriebs unterstützen wir Sie neben den Informations- und Schulungsmaßnahmen mit einer zielgerichteten Anwenderbetreuung bei der erfolgreichen Einführung der Public ECM Plattform VIS-Suite. Dies gilt insbesondere für die e-Akte. Wir stehen Ihnen zur Seite, wenn in den ersten Wochen Umstellungsschwierigkeiten bei der elektronischen Vorgangsbearbeitung auftreten.
Individuelle Betreuung
Anwenderbetreuung als Grundpfeiler des Akzeptanzmanagements
Betreuung vor Ort
Wir betreuen Sie vor Ort, in direktem persönlichen Kontakt und am jeweiligen Arbeitsplatz. Aus unserer Erfahrung eine gute Methode, um den Erfolg Ihres Projektes zu sichern.
Individuell
Wir bieten Ihnen unsere Unterstützung über den gesamten Einführungszyklus in unterschiedlicher Intensität an. Dies schließt die Begleitung von Kunden-Projektgruppen bei konzeptionellen Arbeiten, wie der Konfigurationserstellung bzw. Migrationskonzeption, mit ein.
Passgenau
Gemeinsam mit Ihnen überlegen wir, welcher Umfang für Ihr Projekt angemessen ist.
Unsere Anwenderbetreuung stellt sicher, dass Nutzer effizient mit der VIS-Suite arbeiten können. Gern passen wir den Umfang sowie die Umsetzung auch individuell nach Ihren Bedürfnissen an.
Akzeptanz
Erfahrungsgemäß sind die ersten Wochen der elektronischen Vorgangsbearbeitung von verschiedenen Unsicherheiten geprägt. Diese können wir durch eine direkte Betreuung vor Ort und am jeweiligen Arbeitsplatz am besten verringern. Wir nehmen die häufigsten Anfragen Ihrer Mitarbeitenden auf, analysieren sie und lösen diese direkt. Schnell und unkompliziert wird dadurch das Akzeptanzmanagement in Ihrem Haus gestärkt.
Schnelle Reaktionszeiten
Typische Fragestellungen betreffen die grundlegende Bedienung der Software, wie beispielsweise das Bearbeiten von Dokumenten, die Arbeit mit Geschäftsgangverfügungen oder Berechtigungsprobleme. Durch unsere durchgehende Erreichbarkeit können wir schnelle Reaktionszeiten sicherstellen, um die Produktivität der Nutzer nicht zu beeinträchtigen.
Schnittstelle
Strukturelle Herausforderungen Ihrer IT-Infrastruktur werden durch unsere erfahrenen Software-Berater schnell erkannt und können somit unkompliziert in Richtung Ihrer IT-Abteilung kommuniziert und gelöst werden.
Agiles Lernen
Wir unterstützen Sie bei der Aus- und Weiterbildung von sowohl neuen Mitarbeitenden, als auch Erfahrungsträgern. So können Einsteiger in die Nutzung der VIS-Suite individuell eingewiesen werden und bestehende Nutzer regelmäßig Updates zu neuen Funktionen oder Best Practices erhalten. Das niedrigschwellige Weiterbildungsangebot ermöglicht allen Lernenden ein selbstbestimmtes Lernen im eigenen Tempo.
Monitoring und Fehleranalyse
Im Rahmen der Anwenderbetreuung beobachten unsere Berater Ihr System auf mögliche Performance-Probleme oder Fehler und reagiert proaktiv, bevor größere Störungen auftreten. Dies kann durch Log-Analysen oder das Einholen von Feedback der Anwender geschehen.
Kontinuierliche Optimierung
Auch die kontinuierliche Optimierung der Nutzung der VIS-Suite gehört für uns zur Anwenderbetreuung. Hier werden Prozesse analysiert und Verbesserungsvorschläge erarbeitet, um den Workflow effizienter zu gestalten. Dazu kann beispielsweise die Automatisierung bestimmter Prozesse oder die Empfehlung zur Einführung neuer Module gehören, die Ihnen die tägliche Arbeit erleichtern.
Wann empfehlen wir Ihnen die Durchführung von Anwenderbetreuung?
Unsere Erfahrungen zeigen, dass Anwenderbetreuung zu Beginn des Produktivbetriebes ein Schlüsselmerkmal von erfolgreichen VIS-Einführungen ist. Die Betreuung ist jedoch keineswegs nur auf die Phase der Produktivsetzung beschränkt. Wir stehen Ihnen auch während des des laufenden Betriebes zur Seite – zur Wissensvermittlung für neue Mitarbeitende, zum externen Monitoring oder zur regelmäßigen Prozessverbesserung.