Künstliche Intelligenz (KI) entwickelt sich zunehmend zu einer Schlüsseltechnologie für die Modernisierung der öffentlichen Verwaltung. Während gesellschaftlich oft diskutiert wird, ob KI eher Risiko oder Chance ist, zeigt der Blick in den Verwaltungsalltag ein anderes Bild: Die Digitalisierung erzeugt stetig wachsende Datenmengen, komplexe Vorgänge und steigende Dokumentationsanforderungen. Gleichzeitig bleiben personelle Ressourcen begrenzt. KI bietet hier nicht nur Entlastung, sondern vor allem neue Möglichkeiten, Wissen schneller und nachvollziehbarer zugänglich zu machen.

Im praktischen Einsatz versteht sich KI nicht als Ersatz für menschliche Entscheidungen, sondern als hilfreiches Unterstützungssystem. Sie strukturiert Informationen, schafft Orientierung und hilft dabei, Inhalte gezielt aufzubereiten. Besonders wertvoll ist sie in Bereichen, in denen große Datenmengen effizient erfasst, durchsucht oder analysiert werden müssen. Typische Einsatzfelder sind etwa:

Automatisierte Akten-/Vorgangs-/Dokumentenklassifizierung und -extraktion
Intelligente Suche und strukturierte Recherche
Generative Funktionen für Zusammenfassungen und Textentwürfe
Unterstützung bei umfangreichen Vorgängen

Solche Funktionen tragen dazu bei, Arbeitsabläufe zu beschleunigen und Mitarbeitende spürbar zu entlasten – ohne die fachliche Verantwortung aus der Hand zu geben.

Verantwortung und Transparenz als Leitprinzipien

Gerade im öffentlichen Sektor ist ein verantwortungsvoller Umgang mit KI unverzichtbar. Transparenz darüber, wo KI eingesetzt wird, die Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse sowie die konsequente Einhaltung von Datenschutz und Datensicherheit bilden die Grundlage für vertrauenswürdige KI‑Anwendungen. Wichtig ist, dass Mitarbeitende wie Bürgerinnen und Bürger jederzeit sehen können, wie KI unterstützt und welche Rolle sie im Prozess übernimmt. So entsteht Vertrauen – und damit die Basis für eine erfolgreiche Nutzung neuer Technologien.

Warum KI schon heute einen Unterschied macht

Viele Verwaltungen nutzen bereits Pilotprojekte, Praxispartnerschaften und Forschungskooperationen, um KI in den Arbeitsalltag einzubinden. Die Erfahrungen zeigen, dass KI:

Routineaufgaben reduziert und Abläufe beschleunigt,
Fehlerquoten senkt,
Qualifizierte Mitarbeitende entlastet und
Zeit für komplexe, fachliche Arbeiten schafft.

Mit fortschreitender Digitalisierung – von der E‑Akte über standardisierte Workflows bis hin zur späteren Automatisierung einzelner Prozessschritte – wird KI zunehmend zu einem festen Bestandteil moderner Verwaltungsprozesse.

VIS‑GenAI – das KI‑Add‑on für die VIS‑Suite

Mit VIS‑GenAI stellt PDV eine speziell für die Praxis entwickelte KI‑Lösung bereit, die nahtlos in die VIS‑Suite als Add-on integriert werden kann und Mitarbeitende im Arbeitsalltag gezielt unterstützt. Das Add‑on bietet unter anderem:

Intelligente Dokumentenanalyse und strukturierte Zusammenfassungen
Unterstützung bei der Recherche in umfangreichen Aktenbeständen
qualitativ hochwertige Textvorschläge und Entwürfe

Damit wird KI zu einem echten Mehrwert – direkt in der vertrauten Umgebung der E‑Akte und unmittelbar nutzbar für alle, die täglich mit umfangreichen Informationen arbeiten.

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