PDV GmbH

E-Akte so einfach wie nie

Mit der VIS-Akte wird die Aktenführung auf Papierbasis gemäß den rechtlichen Vorgaben nicht nur elektronisch ersetzt. Vielmehr lassen sich damit komplexe Verwaltungsprozesse automatisieren. Die Skalierbarkeit des Systems ermöglicht den schrittweisen Ausbau zur Public ECM Platform VIS-Suite. Die VIS-Akte zeichnet sich mit ihrem individualisierbaren Nutzerkonzept durch eine besondere Anwenderfreundlichkeit aus, was zu einer hohen Akzeptanz bei den Nutzerinnen und Nutzern führt. In Abhängigkeit vom zu bedienenden Geschäftsprozess stehen unterschiedliche Oberflächen zur Verfügung. Zudem ist die VIS-Akte barrierefrei!

Ergonomisch, einfach und sicher

Die VIS-Akte basiert auf einem effizienten und schlanken Backend, welches insbesondere für die Belange eines Dokumentenmanagementsystems optimiert wurde. Hierzu zählen ein integriertes, hoch performantes Rechtesystem, eine flexible Dateiablage, welche eine Anbindung an marktrelevante Speichersysteme ermöglicht, sowie eine hohe Plattformunabhängigkeit. Die PDV ist Spezialist für die Einführung der E-Akte und beim digitalen Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung. Bis zum erfolgreichen vollständigen Rollout!

Der Wettbewerb um die beste E-Akte 2019 hat begonnen!

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Akzeptanz

 

Wir setzen auf anwenderfreundliche Produkte und Lösungen, um die Akzeptanz der Anwender zu sichern. Über unser Multi-Client-Konzept wird allen Nutzern eine leicht verständliche Bedienoberfläche angeboten. Dies reduziert die Aufwände im Schulungsbereich bei der Einführung und Nutzung Ihrer E-Akte-Lösung.

 







Flexibilität

 

VIS-Akte rückt Ihre Bedürfnisse in den Fokus. Ganz gleich, ob es das Thema Mobilität betrifft oder ob vermehrt flexible Home Office-Regelungen gängige Verwaltungspraxis werden. Mit unserer E-Akte arbeiten Sie orts-, zeit- und geräteunabhängig. Dabei haben Sie immer Zugriff auf sämtlche Dokumente und Prozesse mit größtmöglichem Benutzerkomfort.

 







Effizienz

 

VIS-Akte ist das Herzstück einer digitale Verwaltung. Unsere E-Akte vereint in einer homogen integrierten Lösung sämtliche Dienste, welche zur effizienten Verwaltung, Bearbeitung und Speicherung von Akten, Vorgängen und Dokumenten notwendig sind. Dadurch haben Ihre Mitarbeiter mehr Zeit für die inhaltliche Arbeit.

 




Welche Vorteile bietet Ihnen VIS-Akte?

Die VIS-Akte wurde 2018 zum dritten Mal in Folge mit der höchsten Auszeichnung, dem Platin-Award geehrt. Mehr als 3.000 Leser des Fachmagazins "eGovernment Computing" hatten darüber abgestimmt, welche Softwarelösung zur digitalen Aktenführung die beste ist. Die mit dem Award erneut unter Beweis gestellte hohe Kundenzufriedenheit ist für die Mitarbeiter der PDV Ansporn, weiter die Bedienfreundlichkeit und die Performanz des Systems zu verbessern.

Mit VIS-Akte können Sie Objekte wie Akten, Teilakten, Vorgänge, Register und Dokumente in frei wählbaren Aktenplan-Strukturen verwalten. Benutzer können zusätzlich eigene, auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene, Ansichten erstellen und sich so von der starren Struktur eines Aktenplans lösen, ohne diese jedoch zu umgehen. Ein Beispiel dafür, warum die VIS-Akte bei Anwendern eine so hohe Akzeptanz genießt.

Mit VIS-Akte legen Sie die Grundlage, um eine nachhaltige elektronische Kommunikation und durchgängige digitale Prozesse in der öffentlichen Verwaltung zu ermöglichen. Gesamte Arbeitsvorgänge werden elektronisch abgebildet. So ist der Bearbeitungsfortschritt transparent und Zuständigkeiten bleiben stets nachvollziehbar.

Die elektronische Akte steht standortübergreifend allen berechtigten Anwendern zur Verfügung. VIS-Akte ermöglicht die zeit- und ortsunabhängige Zusammenarbeit.

Bei der Entwicklung von VIS-Akte wurde besonderer Wert auf eine möglichst einfache und schnelle Einführbarkeit gelegt. Die schlanke Software-Architektur sorgt dafür, dass bereits vorhandene IT-Infrastrukturen weiter genutzt und Abläufe, Vorlagen oder Aktenpläne ohne großen Aufwand in Ihre E-Akte-Lösung integriert werden können.

Die VIS-Akte bietet über die Webbrowser-Oberfläche einen mobilen Zugriff auf aktuelle Informationen. Mit einer geeigneten Infrastruktur ist ein sicherer Zugang an unterschiedlichen Orten, zu jeder Zeit über die unterschiedlichsten Endgeräte möglich. Zusätzlich bietet die VIS-Akte eine Synchronisierungsfunktion für die Offline-Nutzung.

Bei der Entwicklung von Software, die zur täglichen Arbeit von vielen Menschen genutzt wird, stehen aus unserer Sicht die Ansprüche des Nutzers klar im Vordergrund. Diese Ansprüche sind so verschieden wie die Menschen selbst. Unser Credo „Einfach für alle“ wird bei der Weiterentwicklung der VIS-Clients konsequent umgesetzt. Dies ist ein Vorteil für jeden Nutzer, aber essentiell für Menschen, die mit einer Behinderung leben. Eine barrierefreie Umgebung in allen Lebensbereichen ermöglicht Menschen mit Assistenzbedarf Teilhabe am gesellschaftlichen Leben. Heute bestehen technologisch gute Voraussetzungen dafür, Software-Anwendungen barrierefrei zu gestalten, sodass auch Menschen mit Behinderungen diese nutzen und bedienen können. Die Schwerbehindertenvertretungen fordern deshalb verstärkt barrierefreie Softwareanwendungen ein. Der Anspruch an die Gestaltung barrierefreier Software besteht heute darin, möglichst allen Menschen einen uneingeschränkten Zugang zu ermöglichen, unabhängig davon, mit welchen Behinderungen sie leben. Um dieses Ziel zu erreichen, streben wir für unsere Anwendungen ein universelles Design an. Dafür gelten bestimmte Grundprinzipien, wie die Gewährleistung der Wahrnehmbarkeit der Informationen, der Bedienbarkeit, der Verständlichkeit der Inhalte durch einfache Sprache und klare Navigation.

Die PDV, die seit Jahrzehnten Software-Komponenten insbesondere für die öffentliche Verwaltung entwickelt, hat sich schon früh mit Fragen der Barrierefreiheit beschäftigt und das Gespräch mit Schwerbehindertenvertretungen gesucht. Zur Bewertung der Zugänglichkeit erfolgen regelmäßige Tests anhand der jeweils geltenden Normen und Richtlinien.

Im Jahr 2017 wurde für den VIS-WebClient eine externe Prüfung durch die Stiftung Pfennigparade mit Sitz in München erfolgreich abgeschlossen.

Für den VIS-SmartClient führte BITV-Consult im Jahr 2018 eine externe Prüfung nach dem Anwendungssoftware-Test des Projektes BIT inklusiv, Stufe I erfolgreich durch. Die Prüfung nach Stufe II ist für Anfang des Jahres 2019 vorgesehen.

Bei der Einführung der E-Akte sind zahlreiche Fachverfahren anzubinden. Nur eine ressortübergreifende Vorgehensweise mit einheitlichen, technischen Standards und Integrationstechnologien sorgt für eine medienbruchfreie Bearbeitung und die langfristige Release-Fähigkeit der Systeme. Zwischen VIS-Akte und Fachverfahren stellen wir Ihnen eine möglichst lose Kopplung bereit.

Mit dem Einsatz von VIS-Akte werden bei Ihnen alle relevanten Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit erfüllt und sämtliche gesetzlichen Vorgaben sicher und nutzerfreundlich umgesetzt. Jeder Zugriff in der VIS-Akte erfolgt authentisiert über eine eigene Benutzerverwaltung oder direkt über die Mechanismen des Betriebssystems und eine dort definierte Anwender-Identität (Single Sign-on). Damit ist sichergestellt, dass jede Tätigkeit im System nachvollziehbar einem konkreten Benutzer zugeordnet werden kann.


Die E-Akte der PDV wurde 2016, 2017 und 2018 von den Lesern der Fachzeitschrift eGovernment Computing zum besten System gewählt und mit dem Platin-Award ausgezeichnet.

Für jede Arbeitssituation der passende Client

Die VIS-Akte hält nicht nur eine Vielzahl neuer Funktionen bereit, sondern bietet mit dem Multi-Client-Interface ein individualisiertes Nutzerkonzept an. Dies trägt der Tatsache Rechnung, dass die Client-Anwendung in ihrer Komplexität dem zu bedienenden Geschäftsprozess angepasst werden muss. Komplexe Bedienoberflächen für einfache Anwendungsfälle sind ebenso fehl am Platze wie Anwendungen, die dem Geschäftsprozess "nicht gewachsen sind". Mit der VIS-Akte werden auf Basis eines gemeinsamen Systems unterschiedlich komplexe Bedienoberflächen bereitgestellt, die sich an unterschiedliche Nutzer richten.

VIS-SmartClient

Windowsbasiert & konzipiert für effiziente Sachbearbeitung

Der VIS-SmartClient ist die ideale Arbeitsoberfläche für Sachbearbeiter und Nutzer, die nur zeitweise mit dem E-Akte-System arbeiten, da er intuitiv bedienbar ist.

Zum VIS-SmartClient

 

Startansicht SmartClient

VIS-MobileClient

Unterwegs Arbeiten online & offline

Der VIS-MobileClient ist die Anwendungsoberfläche für jeden mobilen Nutzer, der von unterwegs auf das E-Akte-System zugreifen muss, die sowohl online als auch offline verwendbar ist.

Zum VIS-MobileClient

VIS-WebClient

Weboberfläche, vielfältige Anwendungs- und Integrationsmöglichkeiten

Der VIS-WebClient ist die vollumfängliche Arbeitsoberfläche, die meist für Administratoren, Registratoren, Power-User und Archivare, jedoch natürlich auch für jeden anderen E-Akte-Nutzer, zum Einsatz kommt.

Zum VIS-WebClient

 

WebClient
VIS-TaskClient

VIS-TaskClient

Schnelle Aufgabenerledigung

Der VIS-TaskClient ist ein schnelles Aufgabenerledigungswerkzeug mit nur einer Oberflächensicht. Diese Oberfläche wird vorzugsweise von der Leitungsebene genutzt, jedoch steht sie auch jedem Nutzer bei Bedarf zur Verfügung.

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VIS-PortalClient

Akten im Team bearbeiten, Inhalte in SharePoint veröffentlichen

Der PortalClient ist die ideale Anwendung für die sichere und effiziente Zusammenarbeit in flexiblen Teams. Die Anwendung unterstützt die ortsunabhängige Kommunikation und Abstimmung, insbesondere in behördenübergreifenden Projekten und Gremien. 

Zum VIS-PortalClient

 

VIS-PortalClient

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