Jede Behörde lebt von ihren Abläufen. Anträge gehen ein, Vorlagen und Mappen wandern von Schreibtisch zu Schreibtisch, und Entscheidungen brauchen Unterschriften. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen macht aus diesen Laufwegen selbststeuernde und nachvollziehbare Workflows. Der Geschäftsgang bleibt derselbe, er läuft nur schneller und transparenter.

Dieser Beitrag beginnt mit den Grundlagen. Danach betrachtet er den Geschäftsgang im Detail, zeigt den Weg vom Papier zum digitalen Workflow und erklärt, wie Fachbereiche ihre Abläufe ohne Programmierung automatisieren.

Automatisierung von Geschäftsprozessen: die Grundlagen

Ein Geschäftsprozess ist eine wiederkehrende Abfolge von Tätigkeiten mit einem klaren Ergebnis. Aus einem Antrag wird zum Beispiel ein Bescheid. Digitalisierung und Automatisierung gehören zusammen, meinen aber nicht dasselbe. Die Digitalisierung überführt Papier in digitale Form. Die Automatisierung sorgt dafür, dass ein Ablauf sich selbst steuert.

Die Reihenfolge zählt. Zuerst verstehen und ordnen Sie den Prozess. Dann digitalisieren Sie ihn. Erst danach automatisieren Sie ihn. Welche Werkzeuge dafür infrage kommen, erklärt der Beitrag zur Software für die Automatisierung.

Software für die Automatisierung

Jede Behörde bearbeitet täglich wiederkehrende Aufgaben. Anträge gehen ein, Mitarbeitende sortieren Dokumente, leiten sie weiter und beantworten sie. Diese Routine kostet Zeit, und Zeit ist knapp. Software für die Automatisierung nimmt genau diese Arbeit ab. Sie übernimmt wiederkehrende Schritte, senkt die Fehlerquote und schafft Freiraum für die eigentlichen Fachaufgaben. Dieser Beitrag ordnet das Thema ein. Er zeigt, welche Arten von Automatisierungssoftware es gibt, warum No-Code-Tools den einfachsten Einstieg bieten und worauf die öffentliche Verwaltung bei der Auswahl achten sollte.

Zum Beitrag „Software für die Automatisierung“

Der Laufweg in der Behörde

Die Stationen sind vertraut. Eine Vorlage geht an die zuständige Stelle. Die Bearbeitung folgt, oft mit einem Vermerk. Danach kommen Mitzeichnung, Verfügung und Schlusszeichnung. Wiedervorlagen und Fristen begleiten den Vorgang. Das klassische Bild dafür ist die Umlaufmappe. Sie wandert von Hand zu Hand und trägt den Vorgang durch das Haus.

Wo der papierne Geschäftsgang hakt

Der papierne Laufweg zeigt im Alltag klare Schwächen.

Mappen bleiben liegen, weil eine Station gerade ausgelastet ist.

Die Zuständigkeit bleibt unklar, sobald ein Vorgang mehrere Stellen betrifft.

Medienbrüche entstehen, wenn ein Dokument zwischen Papier und System wechselt.

Die Suche nach dem aktuellen Sachstand kostet Zeit.

Bei Urlaub oder Vertretung stockt der Ablauf.

Diese Schwächen wiegen schwer, weil der Druck steigt.

Vom Laufweg zum digitalen Workflow

Die Workflow-Automatisierung bildet denselben Geschäftsgang digital ab. An die Stelle der Papiermappe treten klare Aufgaben. Der Ablauf steuert sich selbst. Das System leitet jeden Schritt automatisch an die nächste zuständige Stelle. Fristen und Wiedervorlagen behält es im Blick. Den Status sehen alle Beteiligten jederzeit.

Die Grundlage bildet BPMN. Diese standardisierte grafische Sprache stellt Abläufe dar. Menschen lesen sie leicht, und Software führt sie direkt aus. Der Nutzen ist konkret. Vorgänge bleiben seltener liegen, die Zahl der Fehler sinkt, und die Leitung behält den Überblick. Ändert sich eine Vorschrift, passen Sie den Workflow schnell an.

Tabelle 1: Der Geschäftsgang als Papiermappe und als digitaler Workflow
Geschäftsgang	Papierne Umlaufmappe	Digitaler Workflow
Weiterleitung	von Hand, die Mappe wandert	automatisch an die zuständige Stelle
Zuständigkeit	oft unklar	eindeutig zugewiesen
Fristen	manuell im Blick behalten	das System überwacht sie
Sachstand	Nachfragen nötig	jederzeit sichtbar
Vertretung	der Ablauf stockt	die Aufgabe geht automatisch weiter

Geschäftsgänge automatisieren, ohne zu programmieren

No-Code macht die Automatisierung praktikabel. Fachbereiche modellieren ihre Geschäftsgänge selbst per Drag and Drop, statt auf die Entwicklung zu warten. Die Grundlagen dazu erklärt der Beitrag zur Software für die Automatisierung.

Bei der Auswahl einer Lösung helfen klare Kriterien.

Modellierung ohne Programmierkenntnisse, per BPMN und Drag and Drop.

Fertige, in der Verwaltung erprobte Prozessvorlagen für einen schnellen Start.

Medienbruchfreie Integration in E-Akte und Fachverfahren.

Anschluss an OZG-Standards wie FIT-Connect sowie an xRechnung und beBPo.

Rechtssicherheit, Nachvollziehbarkeit und eine verlässliche Fristen- und Wiedervorlagenlogik.

Klare Governance für Bau, Test, Abnahme und Pflege der Prozesse.

Eine Lösung, die diese Kriterien erfüllt, verwandelt den Geschäftsgang zuverlässig in einen digitalen Workflow.

VIS-NoCode:
Geschäftsgänge digital abbilden und automatisieren

VIS-NoCode ist das No-Code-Add-on der VIS-Suite von PDV. Es bildet Geschäftsgänge als BPMN-Workflows ab und automatisiert sie, per Drag and Drop und ohne Programmierung. Fachbereiche modellieren ihre Abläufe grafisch. Ein leistungsfähiger Ereignismanager steuert die Prozesse zuverlässig.

Über 500 fertige BPMN-Prozessvorlagen aus der öffentlichen Verwaltung beschleunigen den Start. VIS-NoCode arbeitet medienbruchfrei in der VIS-Suite und in der E-Akte. Konnektoren binden die Fachverfahren an. Die Lösung ist OZG-ready. FIT-Connect gehört zum Lieferumfang. Als Datendrehscheibe tauscht sie Daten rechtssicher zwischen Bund, Ländern und Kommunen aus.

Zwei Wege stehen offen. Vorkonfigurierte Plug-ins ermöglichen den schnellen Einstieg. Das No-Code-Add-on bietet maximale Flexibilität per Drag and Drop. Wer den Geschäftsgang zusätzlich intelligenter gestalten möchte, ergänzt VIS-GenAI. Die KI klassifiziert dann zum Beispiel eingehende Dokumente direkt im Workflow. Mehr dazu zeigt der Beitrag zur Automatisierung mit KI.

Ein Beispiel macht den Nutzen greifbar. Eine neue Förderrichtlinie führt zu 1.000 Online-Anträgen. Über FIT-Connect landen diese Anträge automatisch in der richtigen Akte. Fehlt eine Akte, legt das System sie selbst an. Die zuständigen Mitarbeiter werden automatisch über ihre Aufgabe informiert. Einmal modelliert, läuft der Geschäftsgang selbstständig.

Unterstützung bei Automatisierung & KI

VIS-NoCode

VIS-NoCode automatisiert Verwaltungsprozesse auf zwei Wegen: vorkonfigurierte Plug-ins decken Standardprozesse wie FIT-Connect, beBPo oder xRechnung ohne grafische Modellierung ab, das Add-on modelliert individuelle Abläufe per Drag & Drop – ganz ohne Programmierkenntnisse. Über 500 BPMN-Prozessvorlagen aus der öffentlichen Verwaltung liefern einen erprobten Startpunkt. Die Plattform arbeitet mandanten- und serverübergreifend, erfüllt Datenschutzstandards und bleibt technologisch souverän. Erfahren Sie, wie VIS-NoCode Ihre Fachbereiche entlastet und Prozesse rechtssicher digitalisiert.

Zu VIS-NoCode

PDV VIS NoCode Produkt Prozessautomatisierung

VIS-GenAI

VIS-GenAI integriert KI direkt in Ihre VIS-Suite – ohne Systemwechsel und Medienbrüche. Sie durchsuchen Dokumente per Chat, lassen Sitzungen automatisch transkribieren, fassen Akten und Vorgänge zusammen und nutzen KI-Funktionen in Word und Outlook. VIS-GenAI NoCode automatisiert zusätzlich Dokumentklassifizierung und Metadatenpflege. Ihr bestehendes Rechtekonzept bleibt vollständig erhalten, Daten laufen bei Bedarf 100 % lokal. Erfahren Sie, wie VIS-GenAI Ihr Informationsmanagement rechtssicher und effizient macht.

Zu VIS-GenAI

VIS-Suite

Die VIS-Suite verbindet Verwaltungseinheiten, Bürger:innen und Unternehmen medienbruchfrei über eine modulare ECM-Plattform. Sie erfassen, bearbeiten, verteilen und archivieren Dokumente in einem System – GOBD-zertifiziert und ausgelegt für den 365/24/7-Betrieb. Passende Clients wie VIS-Go! oder der WebClient decken jede Arbeitssituation ab. Add-ons wie VIS-NoCode und VIS-GenAI automatisieren Prozesse und ergänzen rechtekonforme KI-Funktionen. Kollaboratives Arbeiten mit Collabora Online läuft unter voller Datenhoheit. Entdecken Sie, wie die VIS-Suite Ihre Verwaltungsarbeit vereinfacht.

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Fazit

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen entfaltet ihren Wert genau dort, wo die Verwaltung täglich arbeitet: im Geschäftsgang. Aus der Umlaufmappe wird ein transparenter und fristensicherer Workflow.

Der Weg dahin folgt einer klaren Reihenfolge. Zuerst ordnen und digitalisieren Sie den Prozess, dann automatisieren Sie ihn. No-Code macht die Fachbereiche selbst handlungsfähig, und die Integration in die E-Akte sichert den durchgängigen Betrieb.

VIS-NoCode führt diese Bausteine in einer Lösung zusammen.

Sehen Sie, wie VIS-NoCode Ihre Geschäftsgänge ohne Programmierung automatisiert. Laden Sie die Produktunterlagen herunter oder sprechen Sie uns an.

Häufige Fragen

Was ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen?

Sie überführt wiederkehrende Abläufe in selbststeuernde Workflows. Ein Vorgang läuft dadurch schneller und nachvollziehbar durch die Behörde.

Was ist ein Geschäftsgang in der Verwaltung?

Der Geschäftsgang ist der geregelte Weg eines Vorgangs durch die Behörde. Er umfasst Stationen wie Bearbeitung, Mitzeichnung, Verfügung und Schlusszeichnung.

Was ist der Unterschied zwischen Digitalisierung und Automatisierung?

Die Digitalisierung überführt Papier in digitale Form. Die Automatisierung sorgt dafür, dass der Ablauf sich anschließend selbst steuert.

Was ist Workflow-Automatisierung?

Die Workflow-Automatisierung bildet einen Ablauf digital ab und leitet jeden Schritt automatisch an die zuständige Stelle weiter.

Kann man Geschäftsgänge ohne Programmierkenntnisse automatisieren?

Ja. Mit einem No-Code-Tool modellieren Fachbereiche ihre Geschäftsgänge selbst per Drag and Drop. Für Anbindung und Betrieb unterstützt die IT.

Automatisierung von Prozessen und Geschäftsgängen