Die klassische Automatisierung erreicht ihre Grenzen, sobald eine Software Texte, E-Mails und Dokumente verstehen soll. Die KI-Automatisierung schließt diese Lücke. Sie ergänzt feste Regeln um Verstehen und Entscheidungsvorbereitung und verarbeitet auch unstrukturierte Informationen.

Dieser Beitrag grenzt die Begriffe ab, erklärt die intelligente Prozessautomatisierung, zeigt Anwendungsfälle in der Verwaltung und benennt die wichtigsten Kriterien für den sicheren Einsatz.

Was ist KI-Automatisierung?

Die KI-Automatisierung verbindet zwei Welten. Die Automatisierung führt Aufgaben aus. Die künstliche Intelligenz erkennt Muster, versteht Inhalte und bereitet Entscheidungen vor. Besonders die generative KI erweitert die Möglichkeiten. Sie fasst Texte zusammen, formuliert Entwürfe und klassifiziert Dokumente.

Die Verantwortung bleibt dabei beim Menschen. Die KI liefert Vorschläge und Entwürfe. Die finale Entscheidung trifft die zuständige Person.

Klassische Automatisierung, Robotic Process Automation (RPA) und KI: wo liegt der Unterschied?

Ein kurzer Vergleich ordnet die Begriffe ein.

Regelbasierte Automatisierung und RPA

Die regelbasierte Automatisierung folgt festen Regeln. Sie verarbeitet strukturierte Daten und wiederholt klar definierte Schritte. RPA setzt dafür Softwareroboter ein.

KI-Automatisierung

Die KI-Automatisierung geht weiter. Sie verarbeitet auch unstrukturierte Daten wie Texte, Bilder und E-Mails. Sie kann aus Beispielen lernen und weiter trainiert werden und bereitet Entscheidungen vor.

Intelligente Prozessautomatisierung

Die intelligente Automatisierung verbindet beide Ansätze. Eine Prozess-Engine steuert den Ablauf, KI-Bausteine ergänzen ihn. So entstehen Prozesse, die nicht nur ablaufen, sondern mitdenken. Fachleute sprechen von intelligenter Prozessautomatisierung, kurz IPA.

Tabelle 1: Klassische Automatisierung und KI-Automatisierung im Vergleich
	Klassische Automatisierung und RPA	KI-Automatisierung
Datenart	strukturierte Daten	auch unstrukturierte Daten wie Texte, Bilder und E-Mails
Arbeitsweise	feste Regeln	Muster erkennen und Inhalte verstehen
Entscheidung	nur nach klarer Regel	bereitet Entscheidungen vor
Lernfähigkeit	keine	lernt aus Beispielen
Typischer Einsatz	wiederkehrende Klickaufgaben	Dokumente klassifizieren und zusammenfassen

Automatisierung mit KI in der öffentlichen Verwaltung

Kaum ein Bereich arbeitet mit so vielen Texten und Akten wie die öffentliche Verwaltung. Genau hier zeigt die Automatisierung mit KI ihre Stärke.

Der Fachkräftemangel verstärkt den Bedarf. Gleichzeitig steigen die Fallzahlen, und das Onlinezugangsgesetz verlangt digitale Leistungen.

In der Verwaltung ergeben sich zahlreiche Anwendungsfälle für Automatisierungen, wodurch manuelle Aufwände minimiert werden können. Auf diesem Wege können steigende Fallzahlen mit weniger Personal bearbeitet werden. Beispiele wären:

Die KI erkennt eingehende Post, klassifiziert die Dokumente und ordnet sie der richtigen Stelle zu. In Referenzfällen sinkt die Bearbeitungszeit der Eingangspost deutlich.

Die KI prüft Anträge auf Vollständigkeit und erkennt fehlende Unterlagen.

Die KI fasst lange Gutachten und Akten zusammen und liefert eine neutrale Entscheidungsvorlage.

Die KI erstellt Entwürfe für die Standardkorrespondenz.

Die KI-Automatisierung ersetzt dabei keine Stellen. Sie entlastet von Routine und sichert den Betrieb trotz knapper Personaldecke.

Wie sich ganze Geschäftsgänge automatisieren lassen, zeigt der Beitrag zur Automatisierung von Prozessen und Geschäftsgängen. Den Gesamtüberblick bietet die Themenseite zu KI und Automatisierung in der öffentlichen Verwaltung.

Automatisierung von Geschäftsgängen

Jede Behörde lebt von ihren Abläufen. Anträge gehen ein, Vorlagen und Mappen wandern von Schreibtisch zu Schreibtisch, und Entscheidungen brauchen Unterschriften. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen macht aus diesen Laufwegen selbststeuernde und nachvollziehbare Workflows. Der Geschäftsgang bleibt derselbe, er läuft nur schneller und transparenter. Dieser Beitrag beginnt mit den Grundlagen. Danach betrachtet er den Geschäftsgang im Detail, zeigt den Weg vom Papier zum digitalen Workflow und erklärt, wie Fachbereiche ihre Abläufe ohne Programmierung automatisieren.

Zum Beitrag „Automatisierung von Geschäftsprozessen“

Worauf Behörden bei KI-Automatisierung achten sollten

Der Einsatz von KI in der Verwaltung folgt klaren Leitplanken. Sieben Kriterien verdienen besondere Aufmerksamkeit.

Transparenz- und Kompetenzpflichten nach dem EU AI Act.

Datenschutz nach DSGVO, idealerweise mit lokalem Betrieb, damit die Daten im Haus bleiben.

Ein Rechtekonzept, das dafür sorgt, dass die KI nur zeigt, was die Nutzenden sehen dürfen.

Nachvollziehbarkeit und Quellenbelege der KI-Antworten.

Kein automatisierter Einzelfallentscheid, die Entscheidung trifft der Mensch.

Digitale Souveränität ohne Abhängigkeit von einem einzigen Anbieter.

Integration in E-Akte und Fachverfahren statt einer Insellösung.

Eine Lösung, die diese Kriterien erfüllt, schafft Vertrauen und rechtliche Sicherheit.

VIS-GenAI und VIS-NoCode: intelligente Automatisierung in der E-Akte

VIS-GenAI ist die KI-Integration der VIS-Suite von PDV. Sie arbeitet direkt auf den echten Aktenbeständen und beachtet das bestehende Rechtekonzept. Die Technik dahinter heißt RAG. Die KI sucht zuerst die passenden Dokumente und stützt ihre Antwort darauf. So bleiben die Antworten präzise und belegbar. VIS-GenAI arbeitet in der E-Akte. Es entstehen keine Medienbrüche und keine Insellösung. VIS-GenAI stellt digitale Souveränität sicher. Die Anwender entscheiden, wo die Lösung betrieben wird, welche KI-Modelle zum Einsatz kommen und wo Ihre Daten verarbeitet werden.

Auf Wunsch läuft die Lösung zu 100 Prozent lokal oder in einer souveränen Infrastruktur. DSGVO-Konformität, Compliance und Revisionssicherheit bleiben jederzeit gewährleistet. Das Rechtekonzept gilt auch für die KI. Nutzer sehen per KI nur, was sie sehen dürfen. Mehrere Module decken den Alltag ab. Der Chat durchsucht die Akten in natürlicher Sprache. Summary fasst Vorgänge mit Quellenverweisen zusammen. Über NoCode liefern KI-Bausteine die Klassifizierung, Antwortvorlagen und Metadaten. Transcription und ein Office Add-In ergänzen das Angebot. Ein Enabler bindet eigene oder fremde Sprachmodelle an. So vermeiden Sie die Abhängigkeit von einem einzigen Anbieter.

Den größten Nutzen bringt das Zusammenspiel. VIS-GenAI dockt über die Funktionsbausteine von VIS-NoCode an die Prozessautomatisierung an. KI-Klassifizierung und automatisierter Prozess laufen so in einem Workflow zusammen. Genau das bedeutet intelligente Automatisierung im Verwaltungsalltag.

Ein Beispiel zeigt das Prinzip. Die KI klassifiziert den Posteingang. VIS-NoCode legt oder aktualisiert automatisch die richtige Akte und startet den Vorgang. Der Unterschied zu allgemeinen Text- und Chat-Assistenten ist klar. VIS-GenAI arbeitet direkt in der Akte und auf dem rechtegeschützten Bestand.

Unterstützung bei Automatisierung & KI

VIS-NoCode

VIS-NoCode automatisiert Verwaltungsprozesse auf zwei Wegen: vorkonfigurierte Plug-ins decken Standardprozesse wie FIT-Connect, beBPo oder xRechnung ohne grafische Modellierung ab, das Add-on modelliert individuelle Abläufe per Drag & Drop – ganz ohne Programmierkenntnisse. Über 500 BPMN-Prozessvorlagen aus der öffentlichen Verwaltung liefern einen erprobten Startpunkt. Die Plattform arbeitet mandanten- und serverübergreifend, erfüllt Datenschutzstandards und bleibt technologisch souverän. Erfahren Sie, wie VIS-NoCode Ihre Fachbereiche entlastet und Prozesse rechtssicher digitalisiert.

Zu VIS-NoCode

PDV VIS NoCode Produkt Prozessautomatisierung

VIS-GenAI

VIS-GenAI integriert KI direkt in Ihre VIS-Suite – ohne Systemwechsel und Medienbrüche. Sie durchsuchen Dokumente per Chat, lassen Sitzungen automatisch transkribieren, fassen Akten und Vorgänge zusammen und nutzen KI-Funktionen in Word und Outlook. VIS-GenAI NoCode automatisiert zusätzlich Dokumentklassifizierung und Metadatenpflege. Ihr bestehendes Rechtekonzept bleibt vollständig erhalten, Daten laufen bei Bedarf 100 % lokal. Erfahren Sie, wie VIS-GenAI Ihr Informationsmanagement rechtssicher und effizient macht.

Zu VIS-GenAI

VIS-Suite

Die VIS-Suite verbindet Verwaltungseinheiten, Bürger:innen und Unternehmen medienbruchfrei über eine modulare ECM-Plattform. Sie erfassen, bearbeiten, verteilen und archivieren Dokumente in einem System – GOBD-zertifiziert und ausgelegt für den 365/24/7-Betrieb. Passende Clients wie VIS-Go! oder der WebClient decken jede Arbeitssituation ab. Add-ons wie VIS-NoCode und VIS-GenAI automatisieren Prozesse und ergänzen rechtekonforme KI-Funktionen. Kollaboratives Arbeiten mit Collabora Online läuft unter voller Datenhoheit. Entdecken Sie, wie die VIS-Suite Ihre Verwaltungsarbeit vereinfacht.

Zur VIS-Suite

Fazit

Die KI-Automatisierung erweitert die klassische Automatisierung um Verstehen und Entscheidungsvorbereitung. Den größten Nutzen bringt die Kombination beider Ansätze, die intelligente Prozessautomatisierung.

Für die Verwaltung zählen Datenschutz, Rechtekonzept, Nachvollziehbarkeit und Souveränität. Ebenso wichtig bleibt die Integration in die E-Akte.

VIS-GenAI und VIS-NoCode erfüllen diese Anforderungen gemeinsam.

Sehen Sie, wie VIS-GenAI KI-Automatisierung direkt in die E-Akte bringt. Laden Sie die Produktunterlagen herunter oder sprechen Sie uns an.

Häufige Fragen

Was ist KI-Automatisierung?

Die KI-Automatisierung verbindet Automatisierung mit künstlicher Intelligenz. Sie führt Aufgaben aus und versteht dabei auch Texte, E-Mails und Dokumente.

Was ist der Unterschied zwischen Automatisierung und KI?

Die Automatisierung führt Aufgaben nach festen Regeln aus. Die KI erkennt Muster, versteht Inhalte und bereitet Entscheidungen vor.

Was bedeutet intelligente Prozessautomatisierung?

Intelligente Prozessautomatisierung verbindet eine leistungsfähige Prozess-Engine mit KI. Die KI unterstützt nicht nur die Ausführung von Abläufen, sondern hilft auch dabei, Prozesse zu entwerfen, zu optimieren und an neue Anforderungen anzupassen. So entstehen Workflows, die sich schneller entwickeln lassen und den Menschen dort entlasten, wo Entscheidungen vorbereitet oder Informationen bewertet werden müssen.

Ist KI-Automatisierung in der Verwaltung DSGVO-konform?

Ja, sofern die Lösung Datenschutz, ein Rechtekonzept und einen möglichst lokalen Betrieb bietet. VIS-GenAI erfüllt diese Anforderungen und arbeitet in der E-Akte.

Trifft die KI eigenständige Entscheidungen?

Nein. Die KI liefert neutrale Vorschläge und Entwürfe. Die finale Entscheidung trifft immer die zuständige Person.