Der Kommunale Sozialverband (KSV) Sachsen wird Vorreiter digitaler Verwaltung und startet mit einem besonderen Digitalisierungsprojekt. Der Verband nutzt die, von der PDV GmbH entwickelte, VIS-NoCode-Plattform – eine erstmals in die vorhandene IT-Landschaft einfach zu integrierende Automatisierungslösung für die digitale Aktenführung, den Datentransfer und das Prozessmanagement. Damit kann der KSV Sachsen seine internen Prozesse künftig weitgehend in Eigenregie einrichten und bei Bedarf aktualisieren. Das spart Zeit und Geld in den öffentlichen Verwaltungen – und die Bürger profitieren von kürzeren Bearbeitungszeiten.

Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung stellt viele Behörden vor große Herausforderungen. Prozesse intelligent zu automatisieren, ist dabei eine Schlüsselkomponente.

Der Kommunale Sozialverband (KSV) Sachsen richtet sich mit seinen Leistungen vor allem an schwerbehinderte, hilfe- und pflegebedürftige Menschen. Um den Zugang zu seinen Dienstleistungen zu erleichtern und die Benutzerfreundlichkeit und die Effizienz weiter zu verbessern, startet der KSV Sachsen mit einem besonderen Digitalisierungsprojekt. Künftig können automatisierte Verwaltungsprozesse mittels einer NoCode-Plattform erstellt werden. Mithilfe intuitiver Drag-and-Drop-Oberflächen können Verwaltungen maßgeschneiderte Prozesse entwickeln – in Eigenregie und ohne, dass dafür Programmierkenntnisse erforderlich sind. Gemeinsam mit dem Software-Unternehmen PDV GmbH testet die Sozialbehörde, wie sich intelligent vernetzte Automatisierungslösungen nahtlos in die bestehenden IT-Strukturen integrieren lassen.

In einem ersten Schritt werden gescannte Posteingänge unter Nutzung der im Scanverfahren ermittelten Fachverfahrens-ID automatisiert in der zugehörigen elektronischen Akte verortet und abgelegt. Der zuständige Beschäftigte wird ermittelt und mit einer Geschäftsgangverfügung über den zur Bearbeitung vorliegenden Posteingang informiert. Dadurch wird der bisher manuell durchgeführte Teilprozess der fachdienstinternen Posteingangsichtung und Weiterleitung (Registratur) maßgeblich verschlankt und beschleunigt. Bestehende elektronische Postablagen der Fachdienste beschränken sich somit auf ihre Clearingfunktion.

Bisherige Lösungen nicht nutzerfreundlich und nicht revisionssicher 

Klassische Lösungen der Prozessautomatisierung in der öffentlichen Verwaltung sind eigenständige Fachanwendungen mit weiterem Nutzerinterface. Ausgelöst wird ein Workflow meist in einem Fachverfahren oder einer Schnittstelle. Aktionen der jeweiligen Prozesse erfolgen außerhalb der Aktenführung. Die Herausforderung besteht darin, dass es durch eine unabhängige Workflow-Komponente ein weiteres Tool neben ECM und Fachverfahren gibt, in dem Aufgaben und Workflows ausgeführt werden müssen. Dies ist nicht nutzerfreundlich, erfordert einen erheblichen Mehraufwand durch verschiedene Teilexporte und es entsteht ein hoher Schulungs- und Betriebsaufwand. Außerdem werden weitere spezialisierte personelle Ressourcen benötigt – unter anderem Administratoren, Betriebsverantwortliche oder Multiplikatoren. Weiterer Nachteil: die Revisionssicherheit und Vollständigkeit sind nicht durchgängig gewährleistet. Bereits geschaffene Teilprozesse können durch klassische Lösungen der Prozessautomatisierung im ECM nicht nachgenutzt werden.

VIS-NoCode ermöglicht Digitalisierung in Eigenregie

Mit VIS-NoCode wird der öffentlichen Verwaltung erstmals eine in die vorhandene IT-Landschaft einfach zu integrierende Automatisierungslösung angeboten. Intelligent verbindet sie bisher voneinander getrennte Werkzeuge für die digitale Aktenführung, den Datentransfer und das Prozessmanagement. Für Verwaltungen wird es mit VIS-NoCode möglich, ihre internen Prozesse weitgehend in Eigenregie einzurichten und bei Bedarf zu aktualisieren.

Die in VIS-NoCode enthaltenen Module ermöglichen eine strukturübergreifende und flexible Prozessautomatisierung. Auf einer grafischen Benutzeroberfläche können aus bereits vorgefertigten Funktionsbausteinen Prozesse eigenständig zusammengestellt werden. Das Bedienkonzept funktioniert grafisch und nicht mittels eines Codes, sodass für die Konfiguration der Verwaltungsprozesse keine Programmierkenntnisse erforderlich sind. Verantwortliche Mitarbeitende können sich somit auf die Lösung organisatorischer Fragen zur Optimierung der Verwaltungsprozesse konzentrieren.

PDV-Geschäftsführer Dirk Nerling erklärt: „Mit VIS-NoCode geben wir Verwaltungen erstmals eine Automatisierungslösung an die Hand, mit der sie ihre Prozesse und Workflows schnell und durchgehend digitalisieren können. Unsere Software wird dabei einfach in vorhandene IT-Umgebung integriert. Die Bedienung von VIS-NoCode ist einfach und ohne Programmierkenntnisse möglich, so dass Behörden ihre Prozesse weitgehend selbstständig einrichten und bei Bedarf auch aktualisieren können. Das spart Zeit und Geld in den öffentlichen Verwaltungen – und die Bürger profitieren von kürzeren Bearbeitungszeiten.“

Organisationsentwickler Maik Perthel, KSV Sachsen: „Uns als Sozialbehörde ist es wichtig, allen Menschen einen schnellen und einfachen Zugang zu unseren Dienstleistungen zu ermöglichen. Dabei setzen wir konsequent auf kontinuierliche Verbesserung – insbesondere bei der Digitalisierung unserer Prozesse. Mit dem Einsatz von VIS-NoCode haben wir ein Werkzeug zur Verfügung, mit dem wir geeignete Workflows selbständig in automatisierte Abläufe überführen können. Dies stärkt unsere digitale Souveränität und leistet damit einen wichtigen Beitrag für die Zukunftsfähigkeit unserer Verwaltung.  Die Erfahrungen, die wir auf diesem Weg gesammelt haben, teilen wir gern: Durch den offenen Austausch über Erfolge und Herausforderungen schaffen wir praxisnahe Impulse, von denen auch andere Behörden profitieren und ihre eigenen Digitalisierungsvorhaben gezielt weiterentwickeln können.“

Erfahrungsbericht und Austausch 

Damit auch andere Behörden die Möglichkeiten der Digitalisierung ausschöpfen und ihre Verwaltung für die Zukunft fit machen können, teilt der KSV Sachsen im Rahmen eines Webcasts seine Ideen, Pläne sowie den Projektstand. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Digitalisierungsteam stellen sich den Fragen der PDV und ZuschauerInnen und berichten aus erster Hand, welche Erfahrungen der KSV Sachsen bei der praktischen Umsetzung gewonnen und welche Herausforderungen gemeistert werden konnten. Interessenten erfahren mehr über: die einfache Konfiguration von Verwaltungsprozessen ohne Programmierkenntnisse, die flexible Automatisierung über Abteilungsgrenzen hinweg sowie die nahtlose Integration in bestehende IT-Systeme.

Der PDV Praxis STREAM „NoCode Prozess Automatisierung – Der KSV legt los!“ findet am 16. Mai 2025 von 10 – 11 Uhr statt und ist ein kostenfreies Online-Angebot der PDV GmbH. Die Veranstaltung richtet sich insbesondere an Mitarbeitende öffentlicher Verwaltungen, steht aber allen Interessierten offen. Eine Anmeldung ist hier möglich: Anmeldung

Ricoh Deutschland und der Erfurter Softwarehersteller und IT-Dienstleister PDV GmbH bauen ihre erfolgreiche Partnerschaft aus mit dem Ziel, die digitale Transformation im öffentlichen Sektor weiter voranzutreiben. Die PDV GmbH gehört zu den leistungsstärksten Software-Herstellern und Service-Anbietern im Bereich E-Government. Gepaart mit Ricohs ganzheitlicher Lösungs- und Technologiekompetenz konnten bereits viele gemeinsame Kunden im öffentlichen Sektor erfolgreich bei ihrem Transformationsprozess zur digitalen Verwaltung begleitet werden. Der neu unterzeichnete Rahmenvertrag markiert einen Meilenstein in der langjährigen erfolgreichen Kooperation.

Mit Inkrafttreten der E-Government-Gesetze des Bundes und der Länder sowie des Gesetzes zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten ist die digitale Akte mit elektronischen Dokumenten mittlerweile ein Standard für Behörden. Kernstück des gemeinsamen Angebots von Ricoh und PDV ist VIS-SCAN, die TR-RESISCAN-konforme und intelligente Posteingangsbearbeitung für die Mitarbeitenden der öffentlichen Verwaltung, der Polizei und Justiz. Die Integration von VIS-Scan ermöglicht Ricoh-Kunden die nahtlose Anbindung an hochautomatisierte, qualitativ hochwertige und rechtskonforme Scanprozesse sowie die herstellerunabhängige Integration in bestehende ECM-Lösungen. Damit bieten Ricoh und PDV weitreichende Möglichkeiten, die gesamtheitliche Effizienz und Produktivität in der Verwaltung in ihren Abläufen zu steigern und gleichzeitig über die optimierte Planung der benötigten technischen Infrastruktur Zeit und Kosten zu sparen.

„Um medienbruchfreie Verwaltungsprozesse zu gewährleisten, muss die Umwandlung von Papierdokumenten in geeignete digitale Dokumente und deren Weiterverarbeitung mit modernster Technologie nahtlos integriert werden. Wir freuen uns, dass wir mit dem umfassenden und innovativen Hardware- und Software-Portfolio von Ricoh in Kombination mit unserer Scanlösung dem öffentlichen Sektor ein leistungsstarkes Gesamtpaket für die Erfassung und Digitalisierung von Papierdokumenten anbieten können“, sagt Enrico Kropfgans, Manager Business Development bei der PDV GmbH.

„Das Druck- und Dokumentenmanagement ist auch im öffentlichen Sektor weiter ein wichtiger Enabler für die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen, denn Behörden müssen sowohl Aktenberge als auch die laufende Tagespost sowie andere Vorgänge hybrid und digital verarbeiten können. Um täglich Tausende von Papierdokumenten rechtskonform, insbesondere gemäß der Technischen Richtlinie zum ersetzenden Scannen (RESISCAN), ohne Datenverlust in adäquate digitale Dokumente zu überführen, bedarf es eines starken Technologiepartners mit umfangreichem Know-how“, sagt Nicole Schneider, National Director Sales Public Account Division bei Ricoh Deutschland GmbH.

Ingo Wittrock, Regional Director Marketing Central & Eastern Europe bei Ricoh ergänzt: „Genau hier setzen wir gemeinsam mit der PDV GmbH an und sind als ganzheitlicher Technologiepartner in der Lage, die besonderen Anforderungen des öffentlichen Sektors zu erfüllen und die kritischen Prozesse, die auch mit engen Zeitvorgaben verbunden sein können, gezielt anzugehen“.

Der Erfurter Softwarehersteller und IT-Dienstleister PDV GmbH hat für sein Produkt VIS-Suite den „Platin eGovernment Reader‘s Choice Award 2023“ in der Kategorie E-Akte gewonnen. Zugleich errang das PDV-Tochterunternehmen regisafe GmbH für seine E-Akte den Award in Gold. Das ist das Ergebnis einer Umfrage der Fachzeitschrift eGovernment, an der sich mehr als 3.000 Leserinnen und Leser beteiligt haben.

Der PDV-Geschäftsbereichsleiter Föderal der PDV GmbH Hans-Günter Börgmann konnte auch in diesem Jahr wieder den begehrten Platin-Award der Fachzeitschrift eGovernment für die beste Software zur digitalen Aktenführung in Empfang nehmen. Die Preisverleihung erfolgte am 21. September während einer Gala-Veranstaltung im Berliner Hotel-Walldorf-Astoria. Das PDV-Tochterunternehmen regisafe GmbH erhielt zudem von Natalie Ziebolz, Redaktionsleiterin der Fachzeitschrift eGovernment, den Award in Gold. Ein Doppelerfolg für die PDV.group.

Die PDV GmbH wurde seit Stiftung des Preises im Jahr 2016 jährlich in der Kategorie „E-Akte“ ausgezeichnet. PDV-Geschäftsführer Dirk Nerling sagte anlässlich der Verleihung des Platin-Awards: „Wir freuen uns riesig über den Doppelerfolg und danken unseren Kunden und denen unseres Tochterunternehmens regisafe, die für uns gevotet haben. Unsere VIS-Suite zur Digitalisierung der Verwaltungsarbeit wird inzwischen an mehr als 197.000 Arbeitsplätzen eingesetzt. Mit dem Zusammenschluss zur PDV.group können wir der öffentlichen Verwaltung noch mehr leistungsfähige Produkte und Dienstleistungen zur Verfügung stellen.“

Der eGovernment Award wird jährlich in unterschiedlichen Kategorien an herausragende Anbieter von Produkten verliehen, die passgenaue und sichere Software für den öffentlichen Sektor entwickeln und damit einen wichtigen Beitrag zur Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung leisten. Die Schirmherrschaft für den Wettbewerb hatte erneut Dr. Markus Richter, Staatssekretär im Bundesministerium des Innern und für Heimat und Beauftragter für Informationstechnik übernommen.