Die E-Akte altert – und das wirft Fragen auf
Viele Behörden haben ihre E-Akte längst im Einsatz. Bei manchen Kunden liegt die Einführung schon 15 oder 20 Jahre zurück. Doch was passiert eigentlich mit den digitalen Aktenbeständen, Metadaten, Berechtigungen und Prozessen, die seitdem entstanden sind?
Wer räumt eigentlich die E-Akte auf?
Wer vor vielen Jahren startete, legte damals Aktenpläne, Prozesse und Berechtigungsstrukturen fest. Seitdem sind die Aktenbestände deutlich gewachsen. Passt diese Konfiguration heute noch zur täglichen Arbeit und lassen sich die Daten auch in zehn Jahren noch zuverlässig wieder aus der Akte herausholen? Diese Bestandsaufnahme klingt unspektakulär, sie bildet aber die Grundlage für jede weitere Entwicklung.
Digitalisierung als Daueraufgabe
Mit dem OZG 2.0 hat sich ein wichtiger Punkt verändert. Der Gesetzgeber nennt keine feste Frist mehr, bis zu der zu digitalisieren ist. Stattdessen gilt die Digitalisierung als Daueraufgabe. Das betrifft nicht nur den Anschluss neuer Onlinedienste. Es betrifft ebenso das Pflegen, Archivieren und Aussondern der Akten. Behörden verankern dieses Thema damit dauerhaft in ihren Köpfen und in ihren Haushalten.
Akten pflegen, bevor sie zur Aussonderung anstehen
Jede Akte folgt einem Lebenszyklus. Am Ende steht die Sichtung, danach das Aussortieren, Vernichten oder Archivieren. Standards wie xDOMEA und XArchiv regeln diese Übergabe. Sie setzen jedoch voraus, dass die passenden Metadaten sauber gefüllt sind. Wer diese Pflege im Lebenszyklus versäumt, steht vor der Aussonderung vor einer großen Aufgabe
Demografischer Wandel: Wissen sichern, solange es noch da ist
Bis 2030 verlassen viele erfahrene Mitarbeitende die öffentliche Verwaltung. Je nach Bundesland gehen zwischen 14.000 und 19.000 Kolleginnen und Kollegen in den Ruhestand. Mit ihnen droht wertvolles Wissen über Akten und Workflows verloren zu gehen. Verwaltungen sollten das Momentum jetzt nutzen und die Menschen nach dem Warum und dem Wie fragen, solange sie noch im Dienst sind.
Datenqualität als Fundament für KI
Eine KI liefert nur dann gute Ergebnisse, wenn sie auf verlässliche und gut strukturierte Daten zugreift. Berechtigungen und Datenschutz spielen dabei eine zentrale Rolle. Die Reihenfolge ist einfach: erst aufräumen, dann automatisieren, dann mit KI arbeiten. Eine saubere Datenhygiene zahlt sich damit gleich mehrfach aus.
Regelmäßige Standortbestimmung zahlt sich aus
Für viele Bereiche des Alltags gibt es feste Prüftermine. Das Fahrzeug fährt zum TÜV, die Finanzen prüft ein Wirtschaftsprüfer. Dirk und Eric übertragen diesen Gedanken auf die Aktensysteme. Diese Systeme bilden das Rückgrat der Verwaltung und sollen viele Jahre laufen. Deshalb lohnt sich auch hier eine regelmäßige fachliche und technische Prüfung. So bleiben die Daten lesbar, die Signaturen gültig und die Infrastruktur stabil.
Am Ende geht es um Vertrauen. Bürgerinnen und Bürger erwarten schnelle Bearbeitung und vollständige Akteneinsicht, auch nach fünf, sechs oder acht Jahren. Eine gepflegte E-Akte schafft genau dieses Vertrauen.
Jetzt reinhören:
In der Sommerfolge (Folge 15) „Die leise Drift – warum Behörden ihre E Akte regelmäßig auf den Prüfstand stellen sollten“ unseres PDV-Podcasts erläutern Dirk Nerling und Eric Berg, warum regelmäßige fachliche und technische „Hygiene“ von Aktensystemen genauso wichtig ist wie die Digitalisierung neuer Verwaltungsleistungen.
#WirDigitalisierenDeutschland – der Podcast mit Dirk Nerling und Eric Berg
Jetzt mehr erfahren:
Der PDV-Health Check gibt Ihnen eine umfassende objektive Standortbestimmung Ihrer E-Akte: fachlich und technisch, über alle Clients hinweg. Kompakt, im laufenden Betrieb und mit klaren Empfehlungen.