Wir geben Ihnen Produkte an die Hand, um die Arbeit der öffentlichen Verwaltung effizient, transparent und bürgernah zu gestalten. Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir dafür passgenaue Lösungen, die auf die Bedürfnisse und Herausforderungen von Verwaltungen aller Art zugeschnitten sind. Das Vorgehen ist einfach: Wir analysieren Ihre bereits vorhandenen Lösungen und ergänzen die fehlenden Komponenten. Schritt für Schritt digitalisieren wir mit Ihnen gemeinsam Ihre Verwaltung und steigern so die Effizienz von Verwaltungsprozessen. Elektronische Schriftgutverwaltung, Vorgangsbearbeitung und Zusammenarbeit: Unsere ECM-Plattform VIS-Suite führt diese Basiselemente zusammen.
VIS für die
Anwenderorientiert
- Konsequent an den Wünschen und Bedürfnissen unsere Kunden ausgerichtet
- Schritt für Schritt in 3 aufeinander abgestimmte Phasen:
Verständnis für den Wandel, technische Umsetzung, nachhaltige Verankerung
Ergonomisch & Einfach
- Einfacher und schneller Wechsel zur elektronischen Schriftgutverwaltung und Vorgangsbearbeitung
- Intuitive und barrierefreie Handhabung
Leistungsfähig & Modular
- Speziell auf die Bedürfnisse von öffentlichen Verwaltungen zugeschnitten
- Umfangreiche individuelle Konfiguration möglich
- Homogene Lösung für Ihre Verwaltung
- Die Produkte der VIS-Suite sind aufeinander abgestimmt
Effizient & Mobil
- Automatisierung routinemäßiger Aufgaben
- Erleichterung Ihrer täglichen Arbeit
- Mit MobileClient stehen auch unterwegs alle erforderlichen Dokumente zur Verfügung
Einsatzbereiche in der Verwaltung
Mit unserer Erfahrung und unserem Jahrzehntelangen Know-how können wir unser Produkt an Ihre konkreten Bedürfnisse anpassen und eine passende Lösung für Ihre Verwaltung bereitstellen. Hier einige Beispiele:
AusländerbehördeImmobilien- verwaltungJobcenterUmwelt & GesundheitPersonalwesenVerbraucher- schutzSteuerverwaltung
Durch die Fachverfahrenskopplung unterstützt die digitale Aktenführung auch im Ausländerwesen vorgangsorientierte Sachbearbeitung und somit alle relevanten Geschäftsvorfälle und Prozesse – von der Eingabe und Pflege personenbezogener Ausländerdaten bis hin zu Auswertungen und Statistiken. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter profitieren von einem schnelleren Zugriff auf die Dokumente bei der Fallbearbeitung, etwa bei Visumfragen, Fragen des Aufenthaltsrechts, der Arbeitserlaubnis und Einbürgerung.
Bei der Bewirtschaftung, Werterhaltung und Verwaltung von Gebäuden, Anlagen sowie Einrichtungen sind Strategien zur Optimierung von Prozessen gefragt. Dank der Anbindung der E-Akte an die führenden Fachverfahren und dem zentralen Zugriff auf das DMS wird eine zentrale, vollständige, revisionssichere und strukturierte Ablage aller Vertrags-, Auftrags- und sonstigen Dokumente gewährleistet.
Die Arbeit in Jobcentern wird digitaler und bürgernäher. Hier ermöglicht die E-Akte vom Posteingang bis zur nahtlosen Anbindung an alle gängigen Fachverfahren eine vollständig digitale Sachbearbeitung mit automatisierten Prozessen, wie beispielsweise einer digitalen Postverteilung, einer automatischen Bescheidübernahme aus den Fachverfahren oder einem automatisierten Postversand.
In Umweltbehörden und Gesundheitsämtern steht der Schutz von Mensch und Umwelt im Mittelpunkt. Die digitale Akte und der elektronische Geschäftsgang entlastet nicht nur Verwaltungsmitarbeitende. Die schnelle und rechtssichere Verfügbarkeit von Gutachten, Befunden, Genehmigungen, Dokumentationen und Berichten erleichtert einen Informationsaustausch zwischen den beteiligten Einrichtungen.
Mit der digitalen Akte können die Arbeiten in der Personalverwaltung sehr viel effizienter und einfacher erledigt werden. Vollständigkeit, Übersichtlichkeit und Revisionssicherheit der Personalakte sind gewährleistet. Die Vergabe von Zugriffsrechten schützt vor unbefugter Einsicht oder Manipulation. Bei Anfragen von Mitarbeitenden oder Gerichten können Personalakten schnell recherchiert und den Berechtigten sicher zur Verfügung gestellt werden. Automatische Prozesse, wie Wiedervorlagen oder die Anweisung von Zahlungen, können initiiert werden.
Überwachungsbehörden im gesundheitlichen Verbraucherschutz erwarten digitale Lösungen, die durchgängig medienbruchfreie Workflows zwischen ihren IT-Systemen und zwischen den kommunalen, Landes- und Mittelbehörden ermöglichen. Insbesondere bei Querschnittsaufgaben ist die Verbindung zwischen Fachverfahren und E-Akte attraktiv. Beispielsweise befassen sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Ämtern neben Grundsatzfragen des Verbraucherschutzes auch mit der Bearbeitung konkreter Anfragen und Beschwerden sowie Prozessen und Widerspruchsverfahren.
Die Einführung einer E-Steuerakte bringt einen Zuwachs an Verfügbarkeit, Funktionalität und Verlässlichkeit von Informationen mit sich. Sie stellt alle Vorgänge lückenlos bereit und dokumentiert jede Art von Veränderung. Die E-Akte ermöglicht vom Posteingang bis zur nahtlosen Anbindung an alle gängigen Fachverfahren eine vollständig digitale Sachbearbeitung mit automatisierten Prozessen, wie beispielsweise bei der Bearbeitung von Veranlagungen, Rechtsbehelfen, Vorauszahlungen oder Festsetzungen.
Prozess & IT-Beratung
Von der Beratung, über individuelle Anpassungen und der Implementierung bis hin zu bedarfsgerechten Trainings. Wir helfen Ihnen, die Software effektiv in Ihre bestehenden Systeme und Prozesse zu integrieren.
E-Akte & DMS
Beschleunigen, vereinfachen und optimieren Sie Ihre Prozesse. Die VIS-Akte, Dokumentenmanagement und die automatische Vorgangsbearbeitung ermöglichen ein einfaches und effizientes Handeln in Ihrer Organisation.
Fachkonfiguration
Wir bieten eine nahtlose Verbindung zu zahlreichen Fachverfahren und eine große Palette passender Konfigurationen. Komplette Lösungsszenarien mit Ablage, Workflows und Schnittstellen sorgen für medienbruchfreie, rechtssichere Abläufe.
Mobiles Arbeiten
Mit unseren Lösungen sind Sie natürlich auch für mobiles Arbeiten optimal gerüstet. Greifen Sie jederzeit und auch im Homeoffice oder von unterwegs auf Ihre Akten, Dokumente und Geschäftsgänge zu.
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Die VIS-Suite ist durch den TÜV Saarland GOBD-zertifiziert und erfüllt damit alle relevanten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form
Die VIS-Suite richtet sich gleichermaßen an Menschen mit Behinderungen. Damit alle Anwendenden uneingeschränkten Zugang zu wichtigen Informationen und digitalen Arbeitsmitteln haben, entwickelt die PDV ihre Produkte barrierefrei.