Glossar

A
Akte – Eine Akte ist die logische Zusammenfassung sach-lich zusammengehöriger Vorgänge.
Aktenplan – Sachsystematischer, an den behördlichen Aufgaben orientierter Ordnungsrahmen für das Bilden und Kennzeichnen von Akten.
Aktenzeichen – Das Aktenzeichen identifiziert und erlaubt den Zugriff auf eine Akte. Es setzt sich z.B. zusammen aus dem Kennzeichen des Aktenplans, das um ein Ablei-tungskennzeichen ergänzt sein kann, der Ordnungs-nummer der Einzelsachakte und ggf. dem Kennzeichen der Sondersachakte.

B
Business-Process-Management – Geschäftsprozessmanagement ist ein ganzheitliches und auf Dauer ausgerichtetes Konzept zur systema-tischen Identifikation, Dokumentation, Analyse, Op-timierung, Steuerung, Überwachung und Weiterent-wicklung von Prozessen. Die Behördenstrategie stellt dabei den Ausgangspunkt für das Prozessmanagement dar. Neben technischen Fragestellungen werden insbesondere auch organisatorische Aspek-te wie z.B. die Organisationskultur oder die Einbindung von Prozessbeteiligten berücksichtigt.

C
CMIS (Content Management Iteroperability Services) – CMIS ist eine von OASIS entwickelte Spezifikation, anhand derer ein standardisierter Zugriff auf proprie-täre Content-Repositories durch angrenzende Soft-ware-Systeme technisch organisiert werden kann.

D
Datei – Eine Datei ist ein auf einem Datenträger gespeicher-ter Bestand zusammengehöriger Daten.
De-Mail – De-Mail ist der Name eines auf E-Mail-Technik be-ruhenden, hiervon aber technisch getrennten Kom-munikationsmittels zur „sicheren, vertraulichen und meist nachweisbaren“ Kommunikation im Internet.
Dokument – Ein Dokument bildet die kleinste logische Einheit eines Vorgangs und enthält neben den beschreiben-den Metadaten die sogenannten Primärdaten in Form einer Datei und gegebenenfalls Vorgängerver-sionen dieser Datei. Das können sowohl Schriftstü-cke in Form von PDF- oder Office-Dateien sein, oder auch anderweitige Dateien, wie z. B. Bilder. Ein Do-kument besteht also aus einem Satz an Metadaten und einer dazugehörigen Datei, bei der es sich oft-mals um ein Schriftstück handelt.
Dokumentenbasierter Workflow – Ein Dokumentenbasierter Workflow ist die Abfolge von Weiterleitungen, zu denen innerhalb der Bear-beitung eines Geschäftsvorfalls Referenzen auf ein oder mehrere Dokumente hinzugefügt werden kön-nen und an einen oder mehrere E-Akte-Nutzer verschickt werden. Der Workflow steuert den Zugriff auf die Dokumente gemäß Rollen- und Rechtekonzept. Die E-Akte-Nutzer erstellen ihrerseits Anmerkungen oder Vermerke zu den Dokumenten und leiten diese weiter.
Dokumenten-Management – Komponente der Schriftgutverwaltung, hier ist das Verwalten von Schriftgut (Dokumente) gemeint.
Dokumenten-Managementsystem – System für die Verwaltung digitaler Dokumente.
DOMEA (Dokumentenmanagement und elektronische Archivie-rung im IT-gestützten Geschäftsgang) – Vom OeV abgelöstes Fachkonzept für DMS/VBS in der Bundesverwaltung.

E
E-Akte –  Mit der elektronischenAkte - kurz E-Akte - werden Informationen und Dokumente jeder Art einheitlich zu elektronischen Akten zusammengefasst. Papierdokumente, E-Mails, Office-Dokumente, PDFs, technische Zeichnungen oder auch Informationen aus anderen IT-Systemen werden anwenderfreundlich dargestellt und verwaltet. E-Akten stellen wir in verschiedenen Ausprägungen und Lösungsansätzen zur Verfügung. Das Einsparungs- und Nutzenpotential liegt auf der Hand. E-Akten helfen, Informationen platzsparend vorhalten zu können, schnell von zentraler Stelle greifbar zu machen und gezielte Suchen in der Akte zu gewährleisten.
Enterprise-Content-Management - Konzept zur übergreifenden Verwaltung von Dokumenten und Inhalten in Unternehmen und Behörden.
E-Government-Gesetz – Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung.
E-Zusammenarbeit – Unter E-Zusammenarbeit wird eine Menge von Maßnahmen zusammengefasst, die eingesetzt werden, um räumlich getrennten Organisationseinheiten mit Hilfe elektronischer Medien die Zusammenarbeit zu ermöglichen.

H
Hochverfügbarkeit – Hochverfügbarkeit (englisch high availability, HA) bezeichnet die Fähigkeit eines Systems, trotz Aus-falls einer seiner Komponenten mit einer hohen Wahrscheinlichkeit (oft 99,99 % oder besser) den Betrieb zu gewährleisten. 

I
Instanz  – Eine Instanz bezeichnet eine serverseitige Ablaufumgebung des E-Akte Basisdienst inkl. aller hier-für benötigter technischen Komponenten. Auf einer Instanz können ein oder mehrere Mandanten betrieben werden.

L
Logging  –  Unter Logging versteht man das automatische Speichern von Informationen, die Aufschluss über die interne, tech-nische Verarbeitung von Aktivitäten innerhalb der Server geben. Hierfür werden Informationen bezüglich angesprochener internen Funktionen sowie Informationen zu erkannten Fehlersituationen abgelegt. Diese Informationen sollen technisch versierten Personen helfen, Fehlersituationen zu analysieren oder Ursachen für ein unerwartetes Systemverhalten zu ermitteln. Es ist üblich, dass sich der Detailgrad und somit die Menge der gespeicherten Informationen konfigurieren lässt.

M
Mandant – Ein Mandant bezeichnet einen „abgeschlossenen Datenhaltungs- und Verarbeitungskontext“.
Mandantenfähigkeit – Bei einem mandantenfähigen System handelt es sich um ein System, welches in einer Ablaufumgebung voneinander abgeschlossene Datenhaltungs- und Verarbeitungskontexte (Mandanten) verwaltet.
Metadaten – Metadaten oder Metainformationen sind Daten, die Informationen über Merkmale anderer Daten enthalten, aber nicht diese Daten selbst. (Quelle: Wikipedia) Metadaten beschreiben oftmals Eigenschaften die-ser anderen Daten. So ist zum Beispiel der Dateiname einer Datei ein Metadatum eines Dokuments.

O
Ordner – Viele Behörden nutzen für die E-Akte eine Abla-gestruktur, die der Aufbauorganisation des Hauses entspricht. In jedem Referat (oder aktenführender OE) gibt es eine Unterstruktur, die sich am Akten-plan orientieren kann oder auch eher fachlich ge-prägt sein kann, z. Bsp. bei der strukturierten Ablage von Projektakten. Diese Baumstruktur besteht aus sogenannten "Ordnern", analog zu denen im Dateisystem. Eine Akte kann in höchstens einem Ordner sein und in einem Ordner beliebig viele Akten.
Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit – Organisationskonzept elektronische Verwaltungsar-beit (Mai 2012), herausgegeben vom Bundesminis-terium des Innern.
On-Premise – Softwarebereitstellung, bei der die Software lokal installiert und betrieben wird (im Gegensatz zu On-Demand oder Cloud-Nutzung).

P
PDF/A – PDF/A ist ein ISO-genormtes Format zur Langzeitar-chivierung digitaler Dokumente.
Platform as a Service – Cloud-basierte Umgebung zur Erstellung von Cloud-Anwendungen.
Primärdaten – Beim Schriftgutobjekt Dokument bezeichnen die Primärdaten die - oftmals binären - Daten (zum Beispiel die PDF-Datei oder das TIFF-Bild), welche in diesem Schriftgutobjekt abgelegt wurden
Protokollierung – Mit einer Protokollierung ist eine permanente Nachvollziehbarkeit aller fachlichen Aktionen im System gemeint. Die Protokollierung beinhaltet z.B. das Datum, die Uhrzeit, den Anwender (ggf. geschlüsselt, so dass nur mit einem vier Augenprinzip der wahre Name herausgefunden werden kann) und die Art bzw. Sache, die geändert oder neu angelegt oder gelöscht wurde, sowie weitere zu dieser Information sinnvolle Bestandteile.

R
Referenzarchitektur elektronische Verwaltungsarbeit – Die "Referenzarchitektur für elektronische Verwal-tungsarbeit" präzisiert das "Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit" (OeV) und genügt dabei den Gestaltungsprinzipien der Rahmen-architektur IT Steuerung Bund. Referenzarchitektur meint in diesem Kontext eine grobgranulare techni-sche Musterlösung ohne Detailbetrachtung im Hinblick auf einzusetzende Tools oder Produkte. Der Hauptbezugspunkt der ReV zum OeV liegt im Kon-zeptionsbaustein E-Akte.
REST-Schnittstelle – Eine REST-Schnittstelle (Representational State Transfer) beschreibt eine standardisierte Abfrage von Informationen über eine URL-Adresse und wird in der Regel für die Umsetzung von Web-Services eingesetzt.
Records Management – Komponente der Schriftgutverwaltung, hier ist die Verwaltung von Regeln zum Arbeiten mit Schriftgut gemeint. Das Arbeiten mit dem Schriftgut fällt dem Dokumenten-Management zu.

S
Schriftstück – Schriftstücke sind Informationsträger, die Schrift enthalten.
Schriftgutobjekt  – Der Begriff Schriftgutobjekt dient als Oberbegriff für die Fachobjekte der Schriftgutverwaltung. Akte, Vorgang und Dokument werden Schriftgutobjekte genannt.
Serviceorientierte Architektur – Ein Softwarearchitekturkonzept.
Single-Sign-On – Single-Sign-On (SSO) stellt einen Architekturansatz dar, bei dem über ein Netzwerk-Login einem Nutzer anhand einer einzelnen Nutzer-ID der Zugang zu mehreren IT-Systemen ermöglicht wird.
SOAP  – SOAP ist ein standardisiertes Protokoll, welches eine XML-basierte Struktur für den Austausch von Informationspaketen zwischen verteilten Systemen.
Standardisierung des Austauschs von Akten, Vorgängen und Dokumenten – Der „Standard für den Austausch von Akten, Vorgängen und Dokumenten“ beschreibt die grundsätzlichen Prozesse des Datenaustauschs bestimmter Objekttypen abhängig von Sender und Empfänger.
Software as a Service – Anwendungen, die in der Cloud betrieben werden. Das SaaS-Modell basiert auf dem Grundsatz, dass die Software und die IT-Infrastruktur bei einem externen IT-Dienstleister betrieben und vom Kunden als Service genutzt wird.
Standardsoftware  – Software, die als vorgefertigtes Produkt erworben werden kann und nicht individuell angefertigt wurde.

T
TR-ESOR – Mit der Technischen Richtlinie BSI-TR 03125 „Be-weiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente “ stellt das BSI einen Leitfaden zur Verfügung, der beschreibt, wie elektronisch signierte Daten und Dokumente über lange Zeiträume – bis zum Ende der Aufbewahrungsfristen – im Sinne eines rechts-wirksamen Beweiswerterhalts vertrauenswürdig gespeichert werden können.
TR-RESISCAN – Die TR RESISCAN hat zum Ziel, die Lücke zwischen abstrakten und uneinheitlichen rechtlichen Anforderungen sowie der zuverlässigen technischen Reali-sierung des ersetzenden Scannens zu schließen.

V
V-Model XT – Das V-Modell ist ein Entwicklungsstandard für die Planung und Durchführung von IT-Systementwicklungsprojekten der öffentlichen Hand in der Bundesrepublik Deutschland. Es umfasst das Vorgehensmodell, die Methodenzuordnung und die funktionalen Werkzeuganforderungen.
Vorgang – Kleinste Sammlung von zusammengehörenden Dokumenten aus der Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls.
Vorgangsbearbeitungssystem – IT-Verfahren zum Dokumenten- und Aktenmanagement im IT-gestützten Geschäftsgang.

W
Workflow – Durch ein IT-System gesteuerter Prozess.