Elektronische Eingangsrechnung – ein definierter Prozess

Vollständige Akte Ziel einer vollständigen Akte

Rechnungen gehen bereits heute und zukünftig vermehrt elektronisch in Verwaltungen ein bzw. werden als konventioneller Posteingang digitalisiert. Um die elektronische Bearbeitung der Eingangsrechnungen medienbruchfrei und effizient umzusetzen sowie die Vorteile der elektronischen Rechnungsbearbeitung nutzen zu können, ist es im Vorfeld notwendig den Soll-Prozess aus technischer und organisatorischer Sicht klar zu definieren. Ein automatisierter Workflow und die Integration von Fachverfahren und Dokumentenmanagementsystem vereinfachen den Prozess und schaffen Transparenz.

Arbeit mit VIS

Das Landratsamt Vogtlandkreis führt in Zusammenarbeit mit dem kommunalen Zweckverband KISA schrittweise die elektronische Vorgangsbearbeitung mit VIS verwaltungsweit ein. Um die Vorteile dieser Bearbeitung nutzen zu können, wird der Posteingang für bereits an das Dokumentenmanagementsystem (DMS) angeschlossene Bereiche zentral digitalisiert, anschließend in den Ämtern oder Sachgebieten mit einer Software zur automatisierten Digitalisierung und Verarbeitung von Schriftgut validiert, um im nächsten Schritt elektronisch über VIS bei dem jeweiligen Bearbeiter im sogenannten Aufgabenkorb einzugehen.

Der Bearbeiter ordnet den Vorgang der recherchierten oder neu angelegten Fachakte zu und bearbeitet diesen inhaltlich wie gewohnt. Die Bearbeitung findet entweder direkt in VIS oder im jeweiligen Fachverfahren, welches mittels VAPI-Schnittstelle an VIS angebunden wurde, statt.

Unter anderem ist ein Ziel der elektronischen Dokumentenverwaltung, einschließlich Digitalisierung des Posteingangs, der elektronischen Vorgangsbearbeitung mit VIS, der Entwicklung von Schnittstellen zwischen Fachverfahren und DMS sowie des Versands der erstellten Dokumente über eine elektronische Poststelle, eine vollständige und kohärente elektronische Fallakte.

Elektronische Rechnungsbearbeitung

Die elektronische Bearbeitung der Eingangsrechnungen ähnelt diesem Vorgehen. Die Abbildung des Prozesses veranschaulicht den Durchlauf einer Rechnung in der Verwaltung. Um eine vorteilhafte Bearbeitung zu gewährleisten wurde eine bidirektionale Schnittstelle zwischen dem Haushalts-Kassen-Rechnungswesen-Verfahren (HKR-Verfahren) und VIS entwickelt. Derzeit gehen Rechnungen hauptsächlich per Papierpost ein. Um diese elektronisch bearbeiten zu können, werden Eingangsrechnungen zentral gescannt und mit einem für Rechnungen automatisierten Verarbeitungsmuster validiert. Bei dieser Qualitätssicherung des Scans werden automatisiert notwendige Inhalte der Rechnungen ausgelesen und anschließend in das Deckblatt des Schriftgutobjektes im VIS übernommen.

Wichtige ausgelesene Informationen sind beispielsweise:

  • Eingangsdatum
  • Betreff und Kurzbezeichnung
  • Adresse des Absenders
  • Betrag
  • Skonto
  • Rechnungsnummer
  • Fälligkeit

Die Ablage der Rechnung folgt einer im Vorfeld festgelegten Struktur. Die Vorprüfung und Vorkontierung wird im VIS, genauer am Deckblatt des jeweiligen Schriftgutobjektes vorgenommen. Durch das verwaltungsweite Roll-Out von VIS kann jeder Mitarbeiter über die elektronische Vorgangsbearbeitung erreicht werden und die notwendigen Informationen der gescannten Rechnung anfügen. Die Registrierung der Basisinformationen und Freigabe der Rechnung erfolgt im HKR-Verfahren. Hierbei nimmt der Haushaltssachbearbeiter für den gesamten Rechnungsbetrag oder für Teilbeträge die Kontierung vor, auf deren Grundlage die Auszahlungsanordnung im Fachverfahren erstellt wird. Über die entwickelte Schnittstelle wird diese mit einer abgeschlossenen und nicht bearbeitbaren Kopie der Rechnung nach einer definierten Regel in VIS abgelegt. Je nach gewähltem Produkt und Sachkonto schließt sich ein automatisierter Workflow im DMS an. Hierfür wurden Mapping-Tabellen für alle Bereiche erstellt, in denen die für jede Kombination aus Produkt, Sachkonto und unter Berücksichtigung eines Höchstbetrages Verantwortlichen festgehalten wurden.

Die festgelegten Verantwortlichen prüfen die sachliche und rechnerische Richtigkeit der Rechnung, die Anordnungsbefugten geben anschließend mittels elektronischer Signatur die Auszahlungsanordnung frei. Nach Prüfung der Sächsischen Kommunalen Kassen- und Buchführungsverordnung (SächsKomKBVO) und des Gesetzes über Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen (SigG), kann für die Freigabe der Anordnung eine einfache, fortgeschrittene oder qualifiziert elektronische Signatur eingesetzt werden.

Von der elektronischen Akte zum digitalen Archiv

In der elektronischen Akte stehen den Mitarbeitern heute bis zu 20 Jahre Historie der Umweltverwaltung zur Verfügung. Manches wird noch benötigt, auf viele Akten wird nie wieder zugegriffen. Personenbezogene Unterlagen müssen aus Gründen des Datenschutzes vernichtet werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Dateiformate ändern sich über die Zeit. Es gibt keine Garantie, dass alle Einzeldateien nach Jahrzehnten noch aufgerufen werden können. Die elektronische Akte dient der Unterstützung des aktuellen Verwaltungshandelns. Sie ist kein System für die dauerhafte Aufbewahrung von Dokumenten. Hierfür sind die Archivverwaltungen zuständig. Sie stellen sicher, dass Dokumente auch nach vielen Jahren noch technisch zugreifbar sind und die Inhalte gelesen werden können. Bei den klassischen Papierarchiven sind die organisatorischen und technischen Wege von der Akte zum Archiv bekannt und eingespielt. In der digitalen Welt betreten wir Neuland. Zwischen dem Umweltministerium und dem Landesarchiv wurde mit einem Pilotprojekt begonnen, um digitale Akten der Archivverwaltung anzubieten und anschließend in VIS aussondern zu können. Bevor mit der technischen Umsetzung begonnen werden kann, müssen organisatorische Fragen geklärt werden. Auf der Basis des Aktenplans wird derzeit geklärt, welche Dokumente prinzipiell archivwürdig sind und welche nicht. Auch muss der digitale Ablauf von Anbieten der VIS-Akten bis zur digitalen Übergabe und Aussonderung beschrieben werden. Bis dahin liegt die Herausforderung in der hybriden Akte. Papier und Bits müssen gleichzeitig archiviert und ausgesondert werden. Auch hier unterstützt VIS.

Vorteile des Freigabeprozesses

Dieser Freigabeprozess im VIS bietet einige Vorteile. Beispielsweise kann auf die Beschaffung weiterer Lizenzen des HKR-Verfahrens verzichtet werden. Eine Einweisung der Mitarbeiter in ein zusätzliches Fachverfahren entfällt. Außerdem bietet VIS mit Einsatz des Taskclients eine intuitive Bearbeitung der Aufgaben bspw. der Freigabe der Rechnungen.

Nachdem die Freigabe im DMS erfolgt ist und die jeweiligen Verantwortlichen die Stufen des Workflows als erledigt gekennzeichnet haben, erhält der Mitarbeiter in der Finanzverwaltung eine Übersicht mit allen freigegeben Anordnungen und veranlasst die Buchung im HKR-Verfahren. Nachdem die Eingangsrechnung bezahlt wurde, wird das entsprechende Merkmal am Deckblatt des VIS-Objektes gesetzt. Dies hat unter anderem den Vorteil, dass alle fälligen aber noch nicht bezahlten Rechnungen zentral durch die Kämmerei recherchiert werden können.