Ein sportliches Ziel: Die digitale Kommune

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Die nahezu komplette Umstellung auf eine digitale Arbeit im Landratsamt war von vornherein das anvisierte Ziel, als der Vogtlandkreis in Kooperation mit KISA und dem Landkreis Görlitz im Jahr 2012 das Projekt zur Einführung der elektronischen Akte aufsetzte. „E-Akte weiterdenken“ war hier bereits der Projektansatz der Initiatoren: Denn die gewünschten Effekte können erst dann voll zum Tragen kommen, wenn die Verwaltungsprozesse durchgängig elektronisch gestaltet werden. Deshalb wurden IST-Prozesse erhoben und eine Soll-Prozessanalyse durchgeführt, Schnittstellen zum DMS analysiert sowie Fachverfahrens- und unterstützende Softwarelösungen optimal konfiguriert. Auf dem Weg der verwaltungsweiten Nutzung der elektronischen Akte unter Anbindung der Fachverfahren konnten bereits wesentliche Meilensteine erreicht werden.

Projektstart 2012

Der Vogtlandkreis startete im Jahr 2012 gemeinsam mit dem Zweckverband Kommunale Informationsverarbeitung Sachsen (KISA) und dem Landkreis Görlitz ein gemeinsames Projekt mit einem ehrgeizigen Ziel: Stufenweise sollte eine vollständig digitale Landkreisverwaltung umgesetzt und die Ergebnisse zur Schaffung einer modernen digitalen Kommune anderen Landkreisen zur Nachnutzung zur Verfügung gestellt werden. Dazu sollte eine landkreisweite Prozessanalyse durchgeführt werden. Um schneller zum Ziel zu gelangen, haben der Vogtlandkreis und der Landkreis Görlitz eine Kooperation vereinbart und die in den einzelnen Fachbereichen zu analysierenden kommunalen Prozesse aufgeteilt, um die Ergebnisse später zusammenzuführen. Zur finanziellen Absicherung hatten die Beteiligten einen Antrag an die Sächsische Anstalt für kommunale Datenverarbeitung (SAKD) gestellt, welche die zukunftsweisende Optimierung des Datenverarbeitungseinsatzes in Sachsens Kommunen unterstützt. Mithilfe der genehmigten Fördermittel aus dem „Europäischer Fond für regionale Entwicklung“ (EFRE) konnte das Projekt beginnen.

Prozessanalyse

Gemeinsam mit den Landkreismitarbeitern wurden zunächst die IST-Prozesse erhoben, aus denen dann zusammen mit den entsprechenden Ablagestrukturen die Ableitung optimierter SOLL-Prozesse erfolgte. Am Beispiel des „vorläufiges Insolvenzverfahrens“ soll dies charakterisiert werden. Der in der Abbildung dargestellte Referenzprozess ist ein abstrahierter Beispiel-Soll-Prozess und bildet in einer Übersicht den Durchlauf eines Dokuments nach Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ab. Grundsätzlich wird der Posteingang für die derzeit angeschlossenen Bereichen zentral digitalisiert und geht über VIS nach der Validierung bei dem entsprechenden Sachbearbeiter ein. Dieser erstellt im VIS ein Ausgangsschreiben, welches anschließend elektronisch signiert über eine elektronische Poststelle versandt wird.

Beispielhafte Implementierung

Nach der finalen Abstimmung der SOLL-Prozessanalyse wurde die Implementierung in das Dokumentenmanagementsystem VIS eingeleitet. Zwischen der theoretischen Analyse und der praktischen Umsetzung gab es also keine Unterbrechung. Die erforderlichen Schnittstellen wurden parallel sowohl mit dem Zweckverband, der als kommunaler Dienstleister das VIS betreibt, als auch mit den jeweiligen Fachverfahrensherstellern diskutiert. Letztlich erfolgte die Programmierung und Umsetzung. Die Inhalte aus dem Fördermittelprojekt wurden im Vogtlandkreis ebenso wie im Landkreis Görlitz vollständig umgesetzt. Damit liegt zum einen für das Landratsamt eine komplette theoretische Prozessanalyse vor. Zum anderen erfolgt bis zum Jahr 2019 eine beispielhafte Implementierung in das DMS.

Natürlich waren auch so manche Herausforderungen zu bewältigen. Es wurde der Grundsatz aufgestellt, dass alle Fachverfahren grundsätzlich bestehen bleiben sollten. Das DMS erhielt die Rolle eines Transportkanals, quasi eines „Übervaters“ der jeweiligen Fachprogramme mit entsprechenden Schnittstellen aus den Fachverfahren zum Datenaustausch. So sollte erreicht werden, dass weiterhin alle Fachaufgaben, also die Erstellung von Bescheiden und alle für die Bewältigung der Fachaufgaben notwendigen Verwaltungsvorgänge, im Fachverfahren abgebildet und die Ergebnisse nachfolgend an das VIS übertragen werden. Bei der Anbindung einiger Fachverfahren waren so manche Details zu klären. Insbesondere bei der Entnahme der Daten aus den jeweiligen Fachverfahren gab es mitunter unterschiedliche Auffassungen. Inzwischen konnten mit den Fachverfahrensherstellern diese Probleme aber weitestgehend gelöst werden.

Austausch von Ergebnissen

In der Phase bis zur gesamten Einführung erfolgt ein gegenseitiger Austausch der Ergebnisse mit dem Landratsamt Görlitz. Ziel ist es, bis zum Jahr 2019 die wesentlichen Prozesse einer Landkreisverwaltung über das Dokumentenmanagementsystem VIS abzubilden. Damit ist dann die elektronische Akte grundsätzlich eingeführt.

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