Dienstags tagt der Bremer Senat. Zur Vorbereitung der Sitzung reichen die insgesamt acht Ressorts - vergleichbar mit den Landesministerien der Bundesländer - bis zu einem bestimmten Termin die Senatsvorlagen bei der Senatskanzlei ein. Sie führt alle Vorlagen zu einer Sitzungsakte zusammen und erstellt die Tagesordnung. Diese geht, zusammen mit allen relevanten Akteninformationen, wieder zurück an die Ressorts. Nach der Senatssitzung wird ein Beschlussprotokoll angefertigt, das wiederum alle beteiligten Stellen erhalten. Schon diese verkürzte Darstellung lässt den immensen Organisations- und Verwaltungsaufwand erkennen, den jede einzelne Senatssitzung erfordert - Woche für Woche. Gerade durch diese Komplexität und die Beteiligung aller Ressorts eignete sich dieser Prozess ganz besonders, um ein Pilotprojekt für ein Verwaltungsinformationssystem aufzusetzen. Dieses sollte nicht nur einen deutlichen Effizienzgewinn bringen.

Zugleich sollten die Massen an Papier und Aktenumläufen reduziert werden, die bislang anfielen. So ging Mitte 2001 in der Bremer Senatskanzlei das Pilotprojekt „IT-gestützte Vor- und Nachbreitung der Senatsberatung" an den Start.

AG tritt in Aktion

Am Anfang des Projekts stand die Gründung der ressortübergreifenden Arbeitsgruppe DocMAN. Ihre Geschäftsführung übernahm der Senator für Finanzen, bei dem die Zuständigkeiten für IT und eGovernment in Bremen angesiedelt sind. Die AG DocMAN hatte und hat die Aufgaben, die Themen Dokumentenmanagement, elektronische Archivierung und Workflow für die gesamte Bremer Verwaltung aufzubereiten und insbesondere das Pilotprojekt zu organisieren, zu begleiten und umzusetzen. Unterstützt wurde die Arbeitsgruppe von der IT-Unternehmensberatung INFORA GmbH, Berlin. Kernziel des Pilotprojekts war die ressortübergreifende Implementierung eines Vorgangsbearbeitungssystems in den senatorischen Dienststellen der Freien Hansestadt Bremen, der Senatskanzlei sowie beim Bremer Bevollmächtigten in Berlin. Im Einzelnen sollte das System die Erstellung der Senatsvorlagen in den Ressorts, die Beschlussfassung im Senat sowie die Weiterbearbeitung und Archivierung elektronisch unterstützen. Um den Piloten umzusetzen, definierte die AG DocMAN vier Projektphasen, die eine Ist-Analyse und Sollkonzeption, die Ausschreibung und Anbieterauswahl, die Pilotinstallation und
-durchführung sowie die Evaluation umfassten.

Zentraler Punkt in den Ausschreibungsunterlagen war, dass für das Pilotprojekt nur DOMEA-Konzept-konforme Vorgangsbearbeitungssysteme zugelassen sein sollten. Für diese Beschränkung entschied sich die AG DocMAN bewusst aus Gründen der Qualitätssicherung. Denn DOMEA steht für einen definierten Standard in der elektronischen Vorgangsbearbeitung in der Öffentlichen Verwaltung und ist Grundlage vieler behördenspezifischer Leistungskataloge für das papierarme Büro (siehe Kasten).

VISkompakt gewinnt

Die Ausschreibung erfolgte durch den Senator für Finanzen. Nach der Bewertung der eingegangenen Angebote wurde eine Anbieterauswahl zur Präsentation ihrer Lösung anhand eines Szenarios nach den Bremer Anforderungen eingeladen. Den Zuschlag erhielt die auf Workflow und eGovernment spezialisierte PDV-Systeme GmbH, Erfurt, mit ihrem Produkt VISkompakt. VISkompakt stellt alle Bausteine einer IT-basierten Verwaltung zur Verfügung und unterstützt Verwaltungen auf dem Weg von der traditionellen Arbeitsorganisation über medienbruchfreie Kommunikation hin zur elektronischen Aktenführung. Die Workflow-Lösung bietet eine integrierte Arbeitsumgebung bestehend aus einem virtuellen, elektronischen Schreibtisch mit Akten, Vorgängen und beliebigen Dokumentenarten. Der Anwender kann auf die
IT-unterstützten Verwaltungsfunktionen über verschiedene Optionen zugreifen, wie Microsoft Windows Explorer/Desktop, Outlook und den Webbrowser.

Im praktischen Einsatz

Das System wurde auf einem zentralen Server in der Senatskanzlei installiert und die einzelnen Ressorts als Mandanten eingerichtet. „Diese Ausprägung gewährleistet den notwendigen Zugriffsschutz innerhalb der Ressorts. Zugleich bietet sie die Möglichkeit, ressortübergreifend zusammenzuarbeiten, indem Senatsvorlagen oder bestimmte Akten über die Mandantengrenzen hinweg per XML in einen so genannten 'öffentlichen' Bereich ex- und importiert werden", erklärt Adolf Nagel, Leiter des Bremer Projekts bei der PDV-Systeme GmbH. Das Customizing, also die individuelle Anpassung des Standardprodukts VISkompakt an den konkreten Geschäftsvorgang, sorgte dafür, dass sich sämtiche Abläufe zur Vor- und Nachbereitung, Durchführung und Dokumentation der Senatsberatungen sowie Verteilung der Unterlagen an alle Ressorts, Weiterbearbeitung und zentrale Archivierung elektronisch abbilden ließen. Um hier sicher zu gehen, wurde VISkompakt zunächst nur auf einige Clients in der Senatskanzlei aufgespielt und dann sukzessive auf den PC-Arbeitsplätzen der anderen Pilotprojektteilnehmer eingerichtet. Insgesamt waren es 136 Nutzer.

Der Pilotbetrieb begann im zweiten Halbjahr 2002. Im Juli 2003 endete der Pilotbetrieb und seitdem läuft das Vorgangsbearbeitungssystem mit VISkompakt erfolgreich im Echt-Einsatz. Die Staatsräte würdigten das Projekt, und auch die AG DocMAN sowie die Nutzer kamen zu einem positiven Ergebnis. Als ein Protokoll bereits bei Sitzungsende fertig war und sofort verteilt werden konnte, wurde der tatsächliche Nutzen des Systems für viele erstmals konkret erlebbar.

Recherchefunktionen

Ein besonders positives Feedback gibt es auch zur Aktenrecherche. „Durch die zentrale elektronische Archivierung und verschiedene Suchkriterien findet jeder Berechtigte sehr schnell die benötigten Unterlagen. Und zugleich sparen wir künftig eine Menge Platz", weiß Hauke Nehring, Gesamtadministrator des Systems bei der Senatskanzlei, zu berichten. Mit der Lösung der PDV-Systeme GmbH ist es gelungen, für die Bremer Senatskanzlei einen Workflow umzusetzen, sie mit einer modernen Arbeitsumgebung zur elektronischen Verwaltung auszustatten und ihr intelligente Dokumentvorlagen sowie nachvollziehbare Ablagestrukturen an die Hand zu geben.

„Wir haben aus dem Pilotprojekt viele wertvolle Ergebnisse und Erfahrungen gewonnen, die wir einbringen können, um vergleichbare Prozesse in anderen Verwaltungsstellen zu unterstützen. Unser Pilot ist - wenn man so sagen will - sicher gelandet und hat das Thema eGovernment in Bremen weiter vorangebracht", fasst Heide Vathauer zusammen.

Quelle: EGOVERNMENT COMPUTING, 10-2004

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