Auszüge aus einem Artikel von Frank Swatek im Fachmagazin PDVNews 01/05

„… Es war wichtig, rechtzeitig zu wissen, wo die größten Probleme bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems liegen würden, denn wenn die Administration schwierig wäre, dann beträfe das zwei oder drei Administratoren; wenn aber die Bedienung kompliziert wäre, dann beträfe das dreihundert Leute, und ein solches Manko würde zum Scheitern des Projektes führen. Darum setzten wir uns bestimmte Schwerpunkte und nahmen im Frühjahr 2002 eine Bewertung der Domea-zertifizierten Systeme vor. Die einzelnen Anbieter konnten ihre Produkte vorstellen. Nach eingehender Prüfung entschieden wir uns im Mai 2002 für das Produkt VISkompakt. Danach wurde hier im Haus eine Arbeitsgruppe gegründet, in die von Anfang an Vertreter aller Abteilungen integriert wurden, die mit dem Thema zu tun hatten. Das erklärte Ziel bestand darin, ein Profil für den Einsatz dieser Software zu erarbeiten und dabei einen hohen Konsens zu erreichen. Vertreter von Fachabteilungen, des Personalrats, von Organisation, Registratur und natürlich IT starteten gemeinsam dieses Projekt. Die PDV schulte zunächst alle Projektbeteiligten in VISkompakt. Die Teilnehmer erhielten während der Schulung einen kompletten Überblick von der Administration bis zur Nutzung, so dass sie anschließend in der Lage waren, das Produkt einschätzen zu können. Daraus entstand dann ein Feinkonzept für die Einführung in unserem Haus. Das Stufenkonzept sah vor, in einem ersten Schritt die Registratur abzulösen, in einem zweiten die elektronische Akte und anschließend den Geschäftsgang einzuführen, wobei keine starren Grenzen zwischen den Stufen zwei und drei entstehen sollten. Im Mai 2003 entwickelten wir gemeinsam mit der PDV-Systeme GmbH ein Stapelscanverfahren zur Digitalisierung unseres Altarchivs. Wir besitzen ein sehr großes Altarchiv, das bezüglich der Lagerung weiterer Akten bereits an seine Kapazitätsgrenzen stieß. Deshalb wollten wir überall dort das Altarchiv entlasten, wo eine Digitalisierung der Akten rechtlich möglich war. Lediglich Prüfungsvermerke und Originale wurden aufgehoben, was den Umfang der einzelnen Akte immerhin um durchschnittlich achtzig Prozent minimierte. Damit kann man jetzt Dokumente elektronisch suchen und nur dann, wenn ein Original gebraucht wird, muss die Akte zur Hand genommen werden. Das ist schon nützlich. Im November 2003 wurde dann hier im Haus VISkompakt als Registraturlösung in Betrieb genommen. Dazu war ein spezielles Datenübernahmekonzept entwickelt worden, das ein störungsfreies Handhaben des aktuellen Dokumentenbestands durch die Benutzer gestattet.

Ab Februar 2004 begann dann die Pilotstudie „Elektronische Akte und elektronischer Geschäftsgang" in der Zentralabteilung. Heute haben wir den Stand erreicht, dass wir in der Zentralabteilung komplett mit der elektronischen Akte und dem elektronischen Geschäftsgang arbeiten.