Effizientes Wissensmanagement ist auch für Öffentliche Verwaltungen ein aktuelles Thema und kann angesichts der ständig steigenden Menge an Informationen und der zunehmenden Verarbeitung und Speicherung von Daten in elektronischen Systemen nur mithilfe von IT gelingen. Das betrifft den schnellen Austausch von Wissen ebenso wie einen einfachen und schnellen Zugang zu gespeicherten Informationen.

Wissensbereitstellung durch strukturierte Suche in den Metadaten

Eine strukturierte Suche in den Metadaten des angelegten Schriftguts, wie sie z.B. bereits in Registraturlösungen zum Einsatz kommen, stellt die erste Stufe der Bereitstellung von Daten (und damit Wissen) über die in der Verwaltung vorliegenden Informationen dar. Grundlage einer effizienten

Suche ist die genaue Klassifizierung und Einordnung des Schriftguts sowie die korrekte Vergabe der Metadaten. In nahezu jeder Verwaltung existieren Systeme, die das einfache Auffinden von Schriftgut ermöglichen – ob sie nun bereits als IT-Systeme vorliegen oder nicht. Beachtet werden sollte, dass in der Regel nur ausgewählte Mitarbeiter Zugriff haben, da diese Systeme und Verfahren oft noch sehr kompliziert sind und ein tiefgreifendes Wissen über Klassifizierungssysteme

erfordern. Dies führt dazu, dass es in diesem Bereich noch keine Self-Service-Angebote gibt, was der umfassenden Nutzung dieser Systeme nicht förderlich ist.

Wissensbereitstellung durch Speicherung von Metadaten und Primär-Informationen

Die zweite Stufe der Bereitstellung der Daten besteht in der Speicherung der Metadaten und der Primärinformationen in einer elektronischen Akte. Hier wird zumeist in den Öffentlichen Verwaltungen zunächst das ausgehende Schriftgut komplett mit Metadaten und Inhalt verwaltet, da Schriftgut heute nahezu vollständig elektronisch erzeugt wird. Auch der Einsatz als Speicher eingehenden Schriftguts über Scanstationen und optionale automatische Texterkennung hat in den letzten Jahren rasant zugenommen. Beim Einsatz solcher Systeme (wie z.B. VISkompakt) erhöht sich die Nutzerzahl gegenüber reinen Registraturlösungen, und somit steigt die Verfügbarkeit des Wissens. Zudem bietet die verknüpfte Suche nach Metadaten und Inhaltsdaten über eine Volltextsuche erweiterte Möglichkeiten, die Qualität der Bereitstellung des Wissens zu erhöhen und gleichzeitig Zeit zu sparen.

VISkompakt Enterprise Search - ein Such- und Klassifizierungssystem für VISkompakt

Mit Hilfe der VISkompakt Enterprise Search wird von jedem zu suchenden Element (das kann z.B. eine Inhaltsdatei oder der Datensatz eines Schriftgutobjekts sein) ein Auszug der Daten in einem Suchsystem gespeichert. Dieses Suchsystem wurde mehrfach patentiert und kann effektiv Indizes von großen Datenmengen verwalten. Somit wird die Pflege der Indizes gegenüber herkömmlichen datenbankorientierten Systemen einfacher und vollständiger, insbesondere Aktualität und Vollständigkeit des Indexes nehmen zu. Über diesen Index stellt die VISkompakt Enterprise Search einen einfachen Mechanismus auf der Basis eines einzigen Suchfelds bereit. Neben der reinen Volltextsuche kann aber insbesondere nach gespeicherten Klassifizierungen gesucht werden, wie sie in VISkompakt z.B. durch Schlagworte, aber durchaus auch durch andere Metadaten gebildet werden. Dabei erfolgt die Klassifizierung automatisch auf der Basis der Datenauszüge anhand eines separat automatisch gepflegten und konsistenten Klassifizierungsmodells.

Wissensbereitstellung durch Klassifizierungs- und

Inhaltssuche in einem Schritt

Insbesondere die Bedienung der Suche ist somit stark vereinfacht. Es lassen sich Klassifizierungs- und Inhaltssuchen in einem Schritt erledigen. Während der Eingabe wird der Bearbeiter bereits auf das Vorhandensein eines Klassifizierungsmerkmals im Klassifizierungsmodell hingewiesen. Das Ergebnis kann durch weitere Suchen im Inhalt und in den Klassifizierungsdaten immer weiter eingeschränkt werden. Im Suchergebnis lassen sich die Klassifizierungsdaten einblenden, und das Ergebnis kann nach diesen Daten gefiltert werden. Mit Hilfe dieser Funktionen lassen sich Informationen effizient finden, auch wenn der Nutzer nicht immer sofort weiß, wonach er exakt sucht.

Bereitstellung als Add-on für VISkompakt sowie als eigenständiges Produkt

Die PDV-Systeme GmbH wird ihren VISkompakt-Kunden die Enterprise Suche als Produkt-Add-on für VISkompakt bereitstellen. Dieses Produkt ist powered by ScanJour iBox®. Auf der Basis der ScanJour iBox® Konnektortechnologie werden Anbindungen an VISkompakt hergestellt. Durch dieses Produkt-Add-on werden VISkompakt-Nutzern die erweiterten Wissensbereitstellungsfunktionen auf Grundlage eines vorgefertigten Klassifizierungsmodells für VISkompakt bereitgestellt. Diese Enterprise-Suchfunktion kann durch die bestehende Konnektor-Technologie auf andere Datenbereiche (z.B. Fachverfahren, Filesysteme, Mailserver, Sharepoint-Ablagen usw.) der Verwaltung ausgedehnt werden. Zudem lässt sich der Nutzerkreis erweitern, indem die Suchmaske auch außerhalb von VISkompakt bereitgestellt wird. Neben der Bereitstellung als mit den Anforderungen wachsendes VISkompakt Add-On ist ein Einsatz auch außerhalb von VISkompakt möglich. Mit Hilfe der VISkompakt Enterprise Search geht der Anwender einen gewaltigen Schritt in Richtung der intuitiven Bereitstellung von homogenem Wissen aus unterschiedlichen Quellen. Informationen können so um ein Vielfaches schneller gefunden werden.