Wandel. Mit der Unterzeichung des Rahmenvertrages „eAkte" am 23. März 2005 hat das Land Schleswig-Holstein eine strategische Entscheidung getroffen: "Die Landesregierung Schleswig-Holstein hat beschlossen, schrittweise einen Paradigmenwechsel von der Papierakte zur Elektronischen Akte (eAkte) zu vollziehen. Die eAkte muss dabei der rechtssicheren Dokumentation des internen Verwaltungshandelns dienen und soll darüber hinaus eine notwendige Basis für Wissensmanagement innerhalb der Öffentlichen Verwaltung bilden.", heißt es in der Vertragspräambel. Perspektivisch sollen einmal alle Mitarbeiter der Landesverwaltung, deren Büroarbeitsplätze mit IT ausgestattet sind – das sind etwa 20.000 -, mit einem einheitlichen Dokumenten-Management-System (DMS) arbeiten. Darüber hinaus enthält der Rahmenvertrag eine Öffnungsklausel für die Kommunen und weitere öffentliche Einrichtungen in Schleswig-Holstein sowie für die Freie und Hansestadt Hamburg. Da alle Beteiligten eine langfristig stabile Partnerschaft anstreben, wurde der Rahmenvertrag zeitlich nicht befristet.

Der Startschuss für ein landesweites DMS fiel bereits zwei Jahre zuvor. Von IT- und Organisationsexperten der Verwaltung empfohlen, beschloss die Landesregierung, nur solche Angebote im Auswahlverfahren zu berücksichtigen, die auch DOMEA-zertifiziert sind.

Dataport, eine Anstalt des öffentlichen Rechts mit rund 1.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und Dienstleister der öffentlichen Verwaltung in Hamburg und Schleswig-Holstein für moderne Informations- und Kommunikationstechnik, übernahm von Anfang an die fachliche Beratung.

Im Rahmen der europaweiten Ausschreibung boten mehrere renommierte Unternehmen eine entsprechende Software an. Insgesamt nahm der Auswahlprozess ein Jahr in Anspruch. Letztlich konnte sich zu Beginn des Jahres 2005 die PDV-Systeme GmbH, Erfurt mit ihrem Vorgangs- und Dokumenten-Managementsystem VISkompakt durchsetzen.

Die sich selbst erklärende Software wird bei den Anwendern insbesondere wegen ihrer einfachen Bedienbarkeit geschätzt. VISkompakt profitiert von den langjährigen Erfahrungen der PDV-Systeme im Marktsegment „Öffentliche Verwaltung". Das Softwareprodukt deckt die Bereiche Dokumentenmanagement, Vorgangsbearbeitung und Archivierung ab. Als DOMEA-zertifizierte Software genügt sie den strengen Anforderungen, die die Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik (KBSt) an ein Dokumenten-Management- und Vorgangsbearbeitungssystem stellt. VISkompakt ist flexibel einsetzbar, und die Daten können medienbruchfrei zwischen unterschiedlichen Fachanwendungen ausgetauscht werden. Die Existenz der XML- basierten Schnittstelle „Verwaltungs-API (VAPI)" erlaubt eine nahtlose Einbeziehung von Fachanwendungen in die Vorgangssteuerung. So kann VISkompakt auch als gemeinsames Ablagesystem mehrerer Fachanwendungen fungieren.

Die Software bindet die MS-Office-Umgebung hervorragend ein. Eine Freigabe für .net steht unmittelbar bevor. Alternativ kann das Produkt auch auf der Basis von Oracle-Technologien betrieben werden. Das erhöht aus Sicht der Öffentlichen Verwaltung die Investitionssicherheit.

Bereits während des Auswahlprozesses wurden Pilotprojekte durchgeführt, um die Leistungsfähigkeit des Vorgangs- und Dokumentenmanagement-Systems unter realen Bedingungen zu verifizieren. Zu Beginn des Jahres 2005 konnte dann die Pilotphase erfolgreich abgeschlossen werden. Daran anknüpfend folgen weitere Projekte. Die beteiligten Mitarbeiter können sich schrittweise in die Software einarbeiten, Rationalisierungseffekte testen und interne Abläufe optimieren. Bis das Softwarepaket in der gesamten Verwaltung Anwendung findet, werden mehrere Jahre vergehen. Die Einführung des elektronischen Vorgangs- und Dokumenten-Managements ist mit einem Wandel der Arbeitskultur verbunden, sodass Schleswig-Holstein mit einer längeren Übergangzeit rechnet. Die Personalvertretung wurde von Anfang an, also bereits in der Planungsphase, in die erforderlichen Veränderungen von Arbeitsabläufen und –verfahren einbezogen. Ausreichende Schulungsmaßnahmen und eine angemessene Unterstützung während der Umstellung sollen die Akzeptanz des DMS bei den Mitarbeitern in der Öffentlichen Verwaltung fördern.

Quelle: eGovernment Computing, Ausgabe 11/05