Das Bundesland Schleswig-Holstein hat die strategische Entscheidung getroffen, den Wechsel von der Papierakte zur vollständigen elektronischen Bearbeitung der Verwaltungsvorgänge mit VISkompakt einzuleiten. Nach einer europaweiten Ausschreibung unterzeichnete das nördlichste Bundesland am 23. März 2005 einen Rahmenvertrag, der den Paradigmenwechsel vom Papier zur eAkte ermöglicht. Um die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf dem Weg zur eAkte mitzunehmen, fand am 18. Mai 2006 eine Informationsveranstaltung für Führungskräfte und Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Landesverwaltung in Altenholz, unweit der Landeshauptstadt Kiel, statt.

Das von Dataport AöR organisierte Forum stand unter dem Motto: „Fit für eAkte – der Kulturwandel im Büroalltag". Im vergangenen Jahr hatte Dataport zur Unterstützung der schleswig-holsteinischen Behörden sein Portfolio um die Installation, die Administration von VISkompakt und die Betreuung der Anwenderinnen und Anwender erweitert. Rund um das Dokumenten- und Vorgangsbearbeitungssystem VISkompakt wurde in Schleswig-Holstein ein standardisiertes Konzept und eine standardisierte Einführungsstrategie entwickelt. Ein VISkompakt-Competence-Center (VCC) mit fünf Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern übernimmt seit dem in Altenholz sämtliche First- und Second-Level-Dienstleistungen und unterstützt die Landesbehörden bei der Einführung der elektronischen Akte. Bei dem Forum wurden nun Führungskräfte und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Landesbehörden über den aktuellen Stand und die bevorstehenden Schritte bei der weiteren Einführung von VISkompakt in allen Landesverwaltungen informiert.

Klaus Schlie, Staatssekretär im Schleswig-Holsteinischen Finanzministerium, begrüßte in seinem Redebeitrag den Rahmenvertrag. Damit sei eine wichtige Voraussetzung für E-Government geschaffen. „E-Government muss auch und vor allem innerhalb der Verwaltungen ansetzen!" betonte der für Verwaltungsmodernisierung und Entbürokratisierung zuständige Staatssekretär und forderte alle Ressorts auf, sich auf diesen Weg zu machen. Das Finanzministerium werde hierbei gerne eine Vorreiterrolle einnehmen. Dass der Umstieg zur elektronischen Verwaltungsarbeit und Aktenführung enorme Veränderungen bringt und einen gravierenden Kulturwandel bedeutet, wusste Klaus Schlie aus eigener Erfahrung. Er bekannte freimütig, dass auch für ihn die neuen Arbeitsweisen noch sehr gewöhnungsbedürftig seien. Im Finanzministerium seien allerdings nach sehr kurzer Zeit schon Informations- und Effizienzgewinne spürbar geworden. Ausdrücklich lobte Schlie die besonders kompetente und gute Zusammenarbeit mit Dataport.

Christiane Coenen, im Finanzministerium zentral verantwortlich für das IT-Verfahren eAkte, erläuterte in ihrem Beitrag dann die Strategien bei der Konzeption und Einführung von eAkte.

Es folgten Erfahrungsberichte, u.a. von Heide Vathauer aus der Freien Hansestadt Bremen.

Dominik Mardorf vom Justizministerium S-H konnte berichten, dass aufgrund von EU-Vorgaben ab dem 01.01.2007 jeglicher Schriftwechsel mit den Registergerichten, also zum Beispiel alle Anmeldungen beim Handelsregister, ausschließlich elektronisch erfolgen werden. Um diese Vorgabe zu erfüllen, wird das Fachverfahren der Registergerichte (AUREG) derzeit an das Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem VISkompakt gekoppelt und für die Kommunikation „nach außen" in die E-Government-Plattform integriert. Vergingen von der Beantragung bis zum Auszug früher zwei Wochen, kann der gleiche Vorgang dann innerhalb eines Tages erledigt werden. Dies werde zu immensen Einsparungen an Arbeitszeit und Papier führen. Es sei angedacht, künftig auch bei Ordnungswidrigkeiten automatische Verwaltungsprozesse zu nutzen.

Martin Rost vom Unabhängigen Landesamt für Datenschutz (ULD) setzte sich in seinem Diskussionsbeitrag mit dem Dokumentenmanagement - und - Vorgangsbearbeitungssystem VISkompakt aus der Perspektive des Datenschutzes auseinander. Sein Fazit: „Das ULD sieht und begrüßt die datenschutzrechtlichen Verbesserungen durch ein IT-Verfahren wie eAkte. Das Konzeptpaket rund um VISkompakt ist unserer Ansicht nach vorbildlich."

Mehrere Diskussionsredner hoben die gute Integrationsfähigkeit von VISkompakt in die Microsoft-Umgebung hervor. Während des Forums standen die PDV-Systeme GmbH und Microsoft an einem gemeinsamen Informationstand Rede und Antwort. Beide Unternehmen verbindet seit vielen Jahren eine enge Vertriebs- und Entwicklungspartnerschaft.

Schleswig-Holstein wird den Weg zur elektronischen Akte konsequent beschreiten. Deshalb will Staatssekretär Klaus Schlie noch im laufenden Jahr eine weitere Informationsveranstaltung zu VISkompakt für Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter der Ministerien initiieren.