Rudolf Glockner

Im Rahmen des Umstiegs von der VISkompakt-Betriebsplattform DNA auf .NET standen die verantwortlichen Mitarbeiter des Bayerischen Staatsministerium für Umwelt und Gesundheit (StMUG) vor der Aufgabe, innerhalb kürzester Zeit und mit vertretbarem organisatorischen Aufwand qualitativ hochwertige Schulungen für etwa 1.200 Mitarbeiter vorzubereiten und durchzuführen. Nach nunmehr 132 Schulungstagen konnte im Februar 2010 eine positive Bilanz gezogen werden: Sowohl die im Umgang mit VISkompakt bereits erfahrenen Teilnehmer, die so genannte Umsteiger-Kurse absolviert hatten, als auch die VISkompakt- Einsteiger äußerten sich in Bewertungsbögen und Interviews sehr zufrieden über diese Fortbildung. Der Zeit- und Kostenplan konnte eingehalten werden.

Klare Leistungsbeschreibung vorgegeben Unser VISkompakt-Team im StMUG, das für den Betrieb des Vorgangsbearbeitungs- Dokumentenmanagement-Systems verantwortlich ist, bereitete entsprechend unserem Projektplan Mitte 2009 Ausschreibungsunterlagen für Schulungsleistungen im Ministerium sowie in sieben Wasserwirtschaftsämtern vor. In einer Leistungsbeschreibung haben wir klar unsere Vorgaben an den künftigen Auftragnehmer definiert.

Wesentliche Eckpunkte des Auftrags waren:

• Keine Standard-Herstellerschulungen, sondern Berücksichtigung der jeweiligen Behördenspezifika;
• die diesbezüglich abgestimmte Qualifizierung der Dozenten;
• ein maximaler Zeitrahmen von vier Monaten zur Durchführung von 132 Kurstagen unter Berücksichtung von Feiertagen und Ferien;
• eine Kursdauer für Umsteiger von 0,5 und für Einsteiger von 2 Tagen;
• die Abwicklung an bayernweit neun Schulungsstandorten und
• die Festlegung einer maximalen Teilnehmerzahl von 10 Mitarbeitern pro Kurs.

Die Schulung sollte ihren Teil dazu beitragen, die Mitarbeiter von den Vorteilen des elektronischen Dokumentenmanagements, insbesondere der neuen Betriebsplattform .NET, zu überzeugen und damit die Akzeptanz für sich verändernde Arbeitsabläufe zu erhöhen. Aus diesem Grund wurde vom Schulungsanbieter verlangt, dass er seine Schulungsinhalte an den behördenspezifischen und arbeitsplatzbezogenen Belangen der jeweiligen Behörde ausrichtet. Standardschulungen konnten hier nicht zielführend sein. Schulungsbeginn war der 2. November 2009. Aus haushaltstechnischen Gründen sollte der Großteil der Schulungen noch im Jahr 2009, in der Regel montags bis donnerstags, durchgeführt werden.

Entscheidung für PDV-Akademie

Wie von uns erwartet, hatten sich mehrere Bildungsträger um die von uns ausgeschriebenen Schulungsleistungen beworben. Nach eingehender Prüfung der eingereichten Unterlagen haben wir uns für die Akademie der PDV-Systeme entschieden. Im Vergleich zu den Mitbewerbern überzeugten das Preisangebot ebenso wie das vorgelegte Konzept. Die PDV-Akademie hatte für den Schulungszeitraum eine Einsatzplanung für acht Trainer und sechs Reserve-Trainer erarbeitet, was die Durchführung von zwei Drittel aller Schulungen innerhalb von sechs Wochen garantierte.

Konzept zur Qualifizierung der Dozenten

Darüber hinaus wurde ein umfassendes Konzept zur Qualifizierung der Dozentinnen und Dozenten vorgelegt. So wurde bereits unmittelbar nach Vertragsabschluss seitens der PDV-Systeme begonnen, die Trainer zielgerichtet auf die behördenspezifischen Schulungen vorzubereiten. In wöchentlichen Weiterbildungsveranstaltungen in Erfurt konnten die Dozentinnen und Dozenten ihre praktischen Produktkenntnisse mit Unterstützung eines PDV-Projektteams zunehmend vertiefen. Ferner absolvierten die Trainer einen Kurzlehrgang an der Thüringer Verwaltungsschule, um sich die nötigen theoretischen Grundlagen der Schriftguterstellung und -verwaltung anzueignen.

Das VISkompakt-Team des StMUG selbst führte zur Vorbereitung der Trainerinnen und Trainer in Erfurt und in München jeweils mehrtägige Intensivschulungen durch. Dabei wurde der vom StMUG erarbeitete Dozenten-Leitfaden gemeinsam mit den Trainern besprochen, präzisiert und schließlich auch praktisch erprobt. Es ging uns darum, den Dozenten die behördenspezifischen Besonderheiten in den Arbeitsabläufen des StMUG und der Wasserwirtschaftsämter fachlich richtig zu vermitteln und dann mit ihnen gemeinsam die Kurse methodisch und didaktisch zu optimieren. Entsprechende Präzisierungen wurden in die Kursunterlagen eingearbeitet und auf einer Online-Plattform allen Trainern und dem StMUG-Team zur Verfügung gestellt.

Von Anfang an war das große Engagement aller Beteiligten zu spüren, die Schulungsaufgabe zum Erfolg zu führen. Darüber hinaus war jeweils zu Beginn einer Schulungsserie ein Mitarbeiter aus unserem Projektteam vor Ort, um den Trainern im Bedarfsfall beiseite zu stehen und und ggf. noch Korrekturen bei den Kursinhalten anzubringen.

Äußerst sensibles Projekt

Das StMUG setzt bereits seit 1995 Dokumentenmanagement- Systeme der Firma PDV-Systeme, Erfurt ein. Deshalb war dem VISkompakt-Team des StMUG auch aus früheren Erfahrungen von vornherein klar, dass der Plattformwechsel eines solch komplexen Systems wie VISkompakt auch aus der Schulungsperspektive ein äußerst sensibles Projekt darstellt. Bei Neueinsteigern galt es, eine Fülle von Funktionen zu vermitteln, welche die Mitarbeiter u.a. auch dazu zwingen, verwaltungskonform zu handeln und sich vom Wildwuchs bisher liebgewonnener Freiheitsgrade zu trennen. Vorteilhaft war, dass die Neueinsteiger keinen Vergleich zur bisherigen Plattform hatten und somit diesbezüglich unvoreingenommen waren. Bei den Umsteigern wurden – insbesondere im Bereich des Handlings – stets Vergleiche zum „Altsystem“ angestellt. Insofern mussten die Vorteile der neuen Oberfläche in diesen Kursen deutlich herausgearbeitet werden. Dies war nicht immer einfach, weil z.B. das Handling unter einem Web-Client an einigen Stellen erhebliche Nachteile im Verhältnis zu einem Fat-Client mit sich bringt (z.B. bei Drag and Drop).

Hier hat der Hersteller in der aktuellen Version bereits einiges verbessert, gleichwohl gibt es im Verhältnis zur DNAVariante im Handling noch einige Defizite.

Aufwand hat sich gelohnt

Unbeschadet der technischen Probleme, die der Plattformwechsel auf .NET hervorgerufen hat, konnten alle Schulungsmaßnahmen erfolgreich durchgeführt werden. Die Dozentinnen und Dozenten haben ihre Kurse souverän und in der von uns geforderten hohen Qualität durchgeführt. Diese Aussage wird nicht nur von den uns vorliegenden mehreren Hundert Bewertungsbögen gestützt. Für uns war es auch wichtig, unmittelbar nach dem Kursende die Einschätzung sowohl der Kursteilnehmerinnen und -teilnehmer als auch die der Dozentinnen und Dozenten im persönlichen Gespräch zu erfahren.

Aufgrund der positiven Erfahrungen hat nunmehr eine weitere große Behörde aus unserem Geschäftsbereich, das Landesamt für Gesundheit und Lebensmittelsicherheit, die PDV-Akademie beauftragt, demnächst Schulungen für ca. 650 weitere Mitarbeiter durchzuführen. Wir danken den Mitarbeitern der PDV-Akademie, insbesondere den Trainerinnen und Trainern für ihre engagierte Arbeit, die sich nicht nur auf die allgemeinen Kurszeiten beschränkte, sondern weit darüber hinausging.

Die Zusammenarbeit hat Spaß gemacht.