Die elektronische Akte im Bundespatentgericht.Dr. Norbert Mayer Das Bundespatentgericht hat im Jahr 2003 die BundOnline-Dienstleistung „Elektronischer Rechtsverkehr in einzelnen Verfahren“ online gestellt. Seit 2006 führt es das Projekt „Elektronische Gerichts- und Verwaltungsakte“ (EGuVA) durch, um die elektronische Registratur, Aktenführung und Vorgangsbearbeitung in sämtlichen Senaten und allen Verwaltungsreferaten einzusetzen. Ein vergleichsweise junges Gericht Das Bundespatentgericht mit Sitz in München ist ein Oberes Bundesgericht, das für Verfahren auf dem Gebiet des gewerblichen Rechtsschutzes zuständig ist, soweit es darum geht, dass ein Schutzrecht gewährt, versagt oder wieder entzogen werden soll. Das Bundespatentgericht wurde am 1. Juli 1961 gegründet und ist damit ein vergleichsweise junges Gericht des Bundes. Mit seinen 29 Senaten gehört es zu den größten Bundesgerichten. Als Besonderheit ist anzumerken, dass hier auch Richter (technische Mitglieder) tätig sind, die in einem Zweig der Technik sachverständig sind. Elektronischer Rechtsverkehr Die Bundesregierung verfolgt seit 2002 im Rahmen verschiedener Initiativen, u. a. durch Schaffung der notwendigen rechtlichen Voraussetzungen, das Ziel, den elektronischen Rechtsverkehr in der Bundesrepublik einzuführen. Der elektronische Rechtsverkehr betrifft einerseits die sichere, rechtsverbindliche, bidirektionale elektronische Kommunikation zwischen Verfahrensbeteiligten und den Gerichten und umfasst andererseits auch die gerichtsinterne elektronische Aktenführung, elektronische Sachbehandlung(Vorgangsbearbeitung) und die elektronische Archivierung. Anforderungen an den elektronischen Rechtsverkehr sind nicht nur die Möglichkeit eines rechtssicheren Austauschs von Dokumenten (z.B. Anträge, Klageschriften, gerichtliche Entscheidungen), sondern auch die Aktenverständlichkeit, Aktenwahrheit, Aktenvollständigkeit und Aktenbeständigkeit bei der elektronischen Aktenführung. Das elektronische Verfahren muss also einen äquivalenten Ersatz für die erprobten Verfahren beim Umgang mit papiergebundenen Dokumenten bieten. Das Bundespatentgericht hat im Jahr 2003 die BundOnline- Dienstleistung „Elektronischer Rechtsverkehr in einzelnen Verfahren“ online gestellt, die es auf Basis seiner elektronischen Poststelle den Verfahrensbeteiligten erlaubt, Dokumente elektronisch einzureichen. Projekt „Elektronische Gerichts- und Verwaltungsakte“ Weiterhin führt das Bundespatentgericht seit 2006 das Projekt „Elektronische Gerichts- und Verwaltungsakte“ (EGuVA) mit der Zielsetzung durch, die elektronische Registratur, Aktenführung und Vorgangsbearbeitung in sämtlichen Senaten und allen Verwaltungsreferaten einzusetzen.Durch die Verwendung eines einheitlichen Vorgangsbearbeitungssystems sowohl für die gerichtlichen als auch die verwaltungsbedingten Aufgaben werden Synergieeffekte bei der elektronischen Aktenführung und -bearbeitung erreicht. Elektronische Verwaltungsakte Der erste Teil des Projekts ist die Einführung der elektronischen Verwaltungsakte auf der Grundlage von VISkompakt in sämtlichen Verwaltungsbereichen des Bundespatentgerichts, um so Erfahrungen für den Umgang mit der elektronischen Gerichtsakte (gerichtliche Verfahrensakte) zu sammeln. Denn als DOMEA-zertifiziertes Softwareprodukt ist VISkompakt wesentlich für Verwaltungsaufgaben entwickelt und konzipiert worden. Nach Abschluss einer erfolgreichen Pilotphase, notwendigen organisatorischen Veränderungen (insbesondere Aktenplankonsolidierung und Reorganisation von Verwaltungsabläufen), erfolgreicher Evaluierung und entsprechenden Schulungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurde mit Beginn des Jahres 2009 die flächendeckende Umstellung auf die elektronische Verwaltungsakte für General- und Sammelakten erreicht. Dies ermöglicht eine medienbruchfreie, referatsübergreifende Abwicklung von Verwaltungsvorgängen. Für die Leitungsebene im Bundespatentgericht wurde ein sogenannter Aufgabenexplorer entwickelt, der die schnelle Durchsicht der Posteingänge und Abzeichnung der Geschäftsgänge mit jeweils nur einem Klick ermöglicht. Elektronische Gerichtsakte Der zweite Teil des Projekts EGuVA betrifft die Einführung der elektronischen Gerichtsakte im Rahmen des elektronischen Rechtsverkehrs. Gemäß der für das Bundespatentgericht gültigen Rechtsverordnung über die elektronische Aktenführung (EAPatV) können die Gerichtsakten seit 1. März 2010 ganz oder teilweise elektronisch geführt werden. Die elektronische Gerichtsakte wird derzeit in verschiedenen (Technischen) Beschwerdesenaten in der Praxis (auch im Rahmen von mündlichen Verhandlungen) erprobt. Als Ergebnis ergibt sich folgendes Konzept für die elektronische Gerichtsakte im Bundespatentgericht: Konzept der elektronischen Gerichtsakte im Bundespatentgericht:
Als Basis für die elektronische Gerichtsakte steht im Rechtsprechungsbereich das seit 1990 kontinuierlich weiterentwickelte Justizfachsystem GO§A zur Verfügung. Eine automatische Aktenzeichenvergabe unterstützt die Zentrale Eingangsstelle bei der Aktenanlage und bei der Zuweisung der Verfahren zu den einzelnen Senaten. Die Beteiligtenund Verfahrensdaten der Beschwerden bzw. Klagen werden erfasst und verwaltet. Alle Formulare für die interne Verwaltung und die externe Kommunikation mit den Verfahrensbeteiligten werden mit Hilfe eines Bausteinsystems durch die Schreibauftragstechnik erstellt unter Nutzung der in GO§A gespeicherten Daten. Die gerichtsspezifischen Statistiken werden ebenfalls mit GO§A erstellt. Ergänzt wird GO§A seit Mitte 2007 durch VISkompakt. GO§A steuert hierbei die Aktenanlage in VISkompakt, liefert die notwendigen Metadaten und ruft die elektronische Akte in VISkompakt auf. In GO§A mithilfe der Schreibauftragstechnik erstellte Schreiben werden direkt mit speziellen Metadaten in der elektronischen Akte gespeichert. Über die Funktionen von VISkompakt erfolgt die Bearbeitung bzw. Ansicht der elektronischen Akte. Elektronisch eingehende Schriftsätze können ohne Medienbruch weiterverarbeitet werden. In Papier eingehende Dokumente werden mithilfe spezieller Scanverfahren in die elektronische Akte übernommen. Mit einer Export-Funktion kann von der elektronischen Gerichtsakte eine sogenannte „pdf-Zweitakte“ erstellt werden, also eine „Arbeitskopie“ für die Richter, die sie mit Anmerkungen, Lesezeichen u. ä. versehen können und in der sie mithilfe einer Volltextsuche nach speziellen Textstellen suchen können. Zur Arbeit mit der „pdf-Zweitakte“ stehen den Richtern spezielle Softwaretools zur Verfügung: z.B. PDFXChange Viewer, Normfall Manager. Die sogenannte „pdf-Zweitakte“ kann auch im Rahmen der externen Akteneinsicht den Verfahrensbeteiligten zur Verfügung gestellt werden. Für die sichere bidirektionale elektronische Kommunikation mit den Verfahrensbeteiligten steht die elektronische Poststelle des Bundespatentgerichts zur Verfügung. Die Datenübertragung der elektronischen Dokumente durch die Verfahrensbeteiligten erfolgt beim Einreichen mittels eines Upload-Verfahrens und die Zustellung gegen Empfangsbekenntnis durch das Bundespatentgericht mittels eines Download-Verfahrens in ein persönliches Postfach. Bei einer elektronischen Zustellung durch das Bundespatentgericht erhält der Empfänger eine entsprechende E-Mail-Benachrichtigung. Um elektronische Akten standardmäßig während der mündlichen Verhandlungen nutzen zu können, werden die Gerichtssäle im Bundespatentgericht mit der notwendigen Kommunikations- und Informationstechnik ausgestattet. |
