Birgit Leistner/Dr. Martin Backhaus

Im folgenden Beitrag werden die Erfahrungen des MDR mit dem Pilotprojekt VORBES zusammengefasst. Im Mittelpunkt stehen dabei Abschluss und Evaluation des Projekts.

Das Projekt

Zum 30.06.2010 wurde der Pilotbetrieb im Rahmen des Pilotprojekts VORBES, bei dem am Ende ca. 60 Mitarbeiter der Verwaltungsdirektion des MDR produktiv mit VISkompakt gearbeitet haben, erfolgreich beendet.

Für das Büro des Verwaltungsdirektors sowie fünf Bereiche der Hauptabteilung Finanzen ist seitdem die elektronische Akte die führende Akte. Die Papierakte wurde abgeschafft. Ca. 1.000 elektronische Akten, 3.000 Vorgänge, 10.000 Dokumente und 35.000 Dateien zeigen, dass die IT-gestützte Vorgangsbearbeitung und Dokumentenverwaltung in diesen Bereichen sinnvoll Einzug gehalten hat.

Umfassende Datenerhebung im Rahmen der Projektevaluation

Sechs Monate lang wurde die aufgebaute Informationsinfrastruktur zur elektronischen Schriftgutverwaltung und Schriftgutbearbeitung produktiv getestet und verbessert. Im Anschluss daran folgte eine ausführliche Evaluierung von Technik, Organisation, Strukturen und Prozessen dieser Informationsinfrastruktur mithilfe verschiedener Datenerhebungsverfahren.

Ergebnisse der Evaluation sehr positiv

Kern der Evaluation war eine anonyme Anwenderbefragung mittels Fragebogen. Von den positiven Ergebnissen der Befragung war das Projektteam selbst überrascht. Allein die hohe Rücklaufquote der Fragebögen von 76 Prozent lässt auf ein großes Interesse der Anwender an VISkompakt schließen. Die Schlussfolgerungen aus der Anwenderbefragung lassen sich in folgenden fünf Sätzen zusammenfassen:

•  Für die Anwender ist die Einführung der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung ein Erfolg.
• VISkompakt wird von den Anwendern akzeptiert und ist für die Erledigung ihrer Arbeitsaufgaben zur Schriftgutverwaltung und Schriftgutbearbeitung relevant.
• Mit VISkompakt kann die IT-gestützte Schriftgutverwaltung und Schriftgutbearbeitung effizient, effektiv, sicher und nachhaltig durchgeführt werden.
• Die Vorteile des Einsatzes von VISkompakt überwiegen den bei der Einführung notwendigen Mehraufwand.
• Anwender, die das System regelmäßig nutzen, wollen auf den Gebrauch nicht mehr verzichten.

Die verschiedenen Expertengruppen bestätigen die Einschätzung der Pilotteilnehmer: Die Mehrfacherfassung von Posteingängen in der Direktion entfällt. Die Akte existiert nur noch einmal. Man muss nicht mehr in Papierordnern, auf Laufwerkverzeichnissen und in E-Mail Ordnern suchen, da eine vollständige Ablage vorhanden ist, über die umfassende und schnelle Recherchemöglichkeiten existieren. Die Lauf- und Bearbeitungszeiten von Vorgängen sind transparenter und deutlich kürzer als vor Einführung des Systems. Sitzungsakten haben sich nicht nur qualitativ verbessert, sondern die Leiter können bei Sitzungen außerhalb des MDR direkt via Internet auf diese Akten zugreifen.

Während der Pilotphase wurde auch die Schriftgutverwaltung und -bearbeitung im Rahmen der Projektarbeit geprüft. Die Anwender von Projektablagen gaben dem Ergebnis ein außerordentlich gutes Zeugnis. VISkompakt ist sehr gut geeignet, das Schriftgut von kleinen und großen Projekten strukturiert und effizient zu verwalten.

Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft BDO hat die Informationsinfrastruktur um VISkompakt hinsichtlich der Anforderungen an ein ordnungsgemäßes und revisionssicheres Verfahren der elektronischen sowie optischen Dokumentenerfassung und Archivierung geprüft und die Ordnungsmäßigkeit des Verfahrens bestätigt. Damit wurde eines der Hauptziele, die Schaffung einer revisionssicheren Archivierungslösung, erreicht. 

Auch quantitative Kennzahlen zeigen den Erfolg

Die ermittelten quantitativen Kennzahlen zeigen nicht nur, dass VISkompakt umfassend genutzt wird, sondern dass mit der Nutzung auch Einsparpotentiale entstehen. Die bisherigen elektronischen Abteilungslaufwerke werden fast nicht mehr verwendet. Der Nutzungsumfang der Kopiergeräte ist drastisch gesunken. So verringerte sich die durchschnittliche monatliche Anzahl an Kopien im Büro des Verwaltungsdirektors um 94 Prozent, obwohl bisher nur eine der beiden untergeordneten Hauptabteilungen die elektronische Akte eingeführt hat. Zukünftig entsteht geringerer Bedarf an Output- Management (Drucker, Kopierer, Scanner), Büromaterial, Büromöbeln (Aktenschränke) und Raumkapazitäten.

Die Zukunft von VISkompakt beim MDR

Und wie geht es nun weiter mit VISkompakt beim MDR? Das Evaluationsteam hat über 130 kleine und größere Empfehlungen in den Kategorien Projektarbeit, Technik, Strukturen und Prozesse sowie Organisation erarbeitet, die die ITgestützte Vorgangsbearbeitung im MDR verbessern können. Des Weiteren wird im Abschlussbericht des Pilotprojekts eine Übernahme in den Regelbetrieb sowie eine Ausweitung auf die gesamte Verwaltungsdirektion und bei Bedarf auch auf andere Direktionen des MDR empfohlen. Damit kann einerseits die Effizienz und Effektivität der Schriftgutverwaltung und Schriftgutbearbeitung weiter erhöht und andererseits die Wirtschaftlichkeit der Einführung der IT-Anwendung verbessert werden. Der MDR-Verwaltungsdirektor Holger Tanhäuser hat bereits signalisiert, dieser Empfehlung hinsichtlich einer Ausweitung auf die gesamte Verwaltungsdirektion folgen zu wollen. Auch Mitarbeiter anderer Direktionen haben bereits Interesse an der Nutzung von VISkompakt bekundet. Das Projektteam ist überzeugt: Der elektronischen Akte gehört im MDR die Zukunft.