André Reichenbächer

Im Oktober 2006 wurden die alten Großrechnerprogramme zur Bearbeitung von Anträgen nach dem SGB IX und dem Sächsischen Landesblindengeldgesetz (LBlindG) durch ein neues Verfahren abgelöst. Das neue Programm entstand als Eigenprojektierung zusammen mit der PDVSysteme Erfurt GmbH. Durch die Kommunalisierung des Vollzugs des SGB IX/LBlindG wurde die Anwendung mittlerweile auf 13 Landkreise und Städte verteilt und arbeitet auch dort nach der Umstellung problemlos.

Die Anwendung

Basis der Anwendung ist VISkompakt 3.0 der Firma PDVSysteme Erfurt GmbH, welches alle Funktionalitäten der elektronischen Akte, der Posteingangs- und Postausgangsregistratur, des Scannens, des Dokumentenhandlings und der Benutzerverwaltung bereitstellt. Die Dialogmasken sowie Berechnungs- und Zahlungsmodule, eine interne Buchhaltung und Kostenerstattungsfunktionen wurden als separater Programmteil gesondert entwickelt.

Vollelektronische Aktenführung

Mit dem Programm wurde die vollelektronische Aktenführung eingeführt. Alle Posteingänge werden eingescannt und landen in der elektronischen Akte und gleichzeitig als Aufgaben auf den elektronischen „Schreibtischen“ der Mitarbeiter. Es werden alle Verfahren, die bei der Bearbeitung von Anträgen nach dem SGB IX oder Landesblindengesetz auftreten können, innerhalb der Fachanwendung abgebildet. Auch die Widerspruchs- und Klagebearbeitung erfolgt über die Anwendung.

Die Erstellung von Dokumenten (Befundanforderungen, Bescheide, Ausweise, Bescheinigungen, Anfragen usw.) erfolgt durch eine Automation von Microsoft Word. Die Dokumente werden dann zur Nachbearbeitung sowie eventuellen Änderung in Microsoft Word angeboten und anschließend am Arbeitsplatz gedruckt.

Den Mitarbeitern ist es möglich, innerhalb der elektronischen Akte mit der Oberfläche des VIS-Explorers zu blättern und alle Dokumente zu öffnen und am Bildschirm zu lesen.

Abgesichert wird die Bearbeitung der Eingangspost über die elektronischen Aufgaben; auch der jeweilige Verfahrensstand wird über elektronische Aufgaben in den Aufgabenkörben der Mitarbeiter angezeigt.

Aus dem Aufgabenkorb heraus sind verschiedene Arten der Bearbeitung und des Aufrufs der Akten möglich. Die wichtigsten Informationen zur Akte werden für den Bearbeiter in einem Aktenüberblick zusammengefasst. Aus diesem Aktenüberblick sind Aktionen der Bearbeitung, wie z.B. das Anlegen eines Verfahrens, Weiterleitung von Aufgaben, Bearbeiten von Stammdaten des Antragstellers, Erfassen von Gesprächsnotizen usw., jederzeit möglich.

Partnerverwaltung, Kostenerstattung, Buchführung

Die Anwendung verfügt über eine zentrale Partnerverwaltung, in der die Daten aller Partner im Verwaltungsverfahren (Antragsteller, Bevollmächtigte, Ärzte, Krankenhäuser, andere Behörden usw.) zentral vorgehalten und gepflegt werden. Über das Modul „Kostenerstattung“ können Abrechnungen von Befundkosten, Außengutachtern, Reisekosten und Kostenerstattungen im Vor- und Klageverfahren abgewickelt und über eine Schnittselle direkt an die Kassensysteme zur Zahlung angewiesen.

Des Weiteren beinhaltet die Anwendung eine komplette Buchführung über geleistete Zahlungen, eine Mittelbewirtschaftung und Konfigurationsmöglichkeiten.

Typischer Verfahrensablauf

Jedes Verfahren ist in Bearbeitungsschritte gegliedert, deren Reihenfolge der Abarbeitung nicht zwingend ist, aber einen typischen Ablauf (Beispiel Antragsbearbeitung) vorgibt.

• In der „Antragserfassung“ wird der Inhalt des Antragsformulars über mehrere Registerkarten in die Anwendung eingegeben.
• Im Rahmen der „Sachaufklärung“ werden Befundanforderungen versandt und fehlende Unterlagen vom Antragsteller oder anderen Stellen angefordert. Gleichzeitig wird ein Mahnsystem initiiert, welches automatische Mahnschreiben erzeugt und versendet, wenn die angeforderten Unterlagen nicht eingehen.
• Im Bearbeitungsschritt „Befundauswertung“ werden die eingegangenen Befundberichte und Unterlagen vom Bearbeiter auf ihre Verwertbarkeit geprüft. Wenn der Bearbeiter der Auffassung ist, dass die Akte entscheidungsreif ist, leitet er die Akte elektronisch dem Ärztlichen Dienst zu.
• Die ärztlichen Gutachter sind vollelektronisch in das Verfahren einbezogen und geben ihre „Stellungnahme“ direkt im Dialog des Programms ein. Außengutachter erhalten eine VPN-Einwahl auf die Server des Rechenzentrums und können von jedem PC mit DSL-Zugang ihre Stellungnahmen direkt im Programm eingeben. Dabei ist es egal, wo diese Außengutachter örtlich sitzen; es sind bundesweit Außengutachter in das Verfahren eingebunden. Der Gutachter gibt die Akte mit seiner Stellungnahme zurück.
• Im Bearbeitungsschritt Aktenverfügung/Bescheiderstellung kann der Bearbeiter die ärztliche Stellungnahme entweder übernehmen oder abändern. Zusätzlich trifft er weitere rechtliche Entscheidungen. Das Ergebnis der Leistungsberechnung sowie eventuelle Nachzahlungen und Verzinsungen werden direkt im Dialog angezeigt. Mit seiner elektronischen Schlusszeichnung bestätigt der Bearbeiter die Richtigkeit der Eingaben und Berechnungen und fertigt die Aktenverfügungen und Bescheide zum Verfahren. Es werden die Zahlungen angelegt und warten dann auf die Genehmigung im 4-Augen-Prinzip. Versorgungsärztliche Stellungnahme Weitere Bearbeitungen, wie z.B. Ausweisausstellung oder -verlängerungen, die Ausstellung von Bescheinigungen oder das komplette Beiblattverfahren werden in sogenannten Folgeverfahren abgehandelt.

Verfahrensbetreuung und -weiterentwicklung

Die Verfahrensbetreuung und -weiterentwicklung ist als zentrale Aufgabe dem Kommunalen Sozialverband Sachsen übertragen worden. Anfragen, Probleme und Fehlermeldungen der kommunalen Nutzergemeinschaft werden durch Telefon- und E-Mail-Hotlines abgewickelt.