Dr. Karl-Heinz Weber

In der größten Stadt der Bundesrepublik mit einer hohen Zahl zugelassener Fahrzeuge und einem stetig zunehmenden motorisierten Touristenstrom verursacht auch die Aufrechterhaltung der Verkehrssicherheit einen wachsenden Aufwand. Das schlägt sich nicht nur in Investitionen für Verkehrsleit- und Überwachungssysteme nieder, sondern auch in der Zahl zu ahndender Verkehrsordnungswidrigkeiten (VkOWI). Die sogenannten Knöllchen nähern sich in Berlin gegenwärtig einer Größenordnung von 4 Mio. pro Jahr. Diese Aufgabe können die Beschäftigten der Bußgeldstelle der Polizei (überwiegend Sachbearbeiterinnen) nur mithilfe eines modernen IT-gestützten Verfahrens – BOWI 21 – meistern.

BOWI 21

Das IT-gestützte Verfahren BOWI 21 besteht aus einem Fachverfahren „pmOWI“, der Fa. Kommunales Systemhaus Niedersachsen, das die Entscheidungen der Sachbearbeiterinnen bei der Verfolgung, Ahndung und Vollstreckung von VkOWI unterstützt sowie aus einer elektronischen Akte (eAkte) der Fa. Siemens auf der Basis VISkompakt der Fa. PDV-Systeme. Betrieben wird das Client-Server-Verfahren vom IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ).

Die sogenannten Sofortzahler, das sind Betroffene, die ein Verwarnungsgeldangebot ohne Einlassungen bezahlen, werden von dem Verfahren vollautomatisch abgewickelt.

Elektronische Akte schafft hohe Effizienz

Obwohl die Zahl der Sofortzahler mit ca. 80 Prozent relativ hoch ist, nicht zuletzt wegen der konsequenten Verfolgung und Ahndung, verbleiben ca. 1 Mio. Vorgänge pro Jahr, die in den elektronischen Postkörben der SachbearbeiterInnen u.U. mehrfach aufschlagen und nicht selten einen hohen Aufwand verursachen. z.B., wenn der Betroffene Einspruch einlegt oder das Verfahren bis in die Vollstreckung oder gar Erzwingungshaft getrieben wird.

Bei diesen Verfahren bringt die elektronische Akte eine hohe Effizienz in das System. Nach eigenen Erhebungen wurden vor Einführung der elektronischen Akte ca. 40 Prozent der Arbeitszeit der SachbearbeiterInnen mit Tätigkeiten verbracht wie:

• Holen der Post,
• Anlegen von Akten,
• Suchen von Akten,
• Ablage von Schriftstücken,
• Verbringen abgeschlossener Vorgänge in ein Zwischenarchiv,
• Verbringen in das Endarchiv und schließlich
• Vernichtung von Akten, deren Aufbewahrungszeit abgelaufen ist.

Diese Arbeitsgänge werden jetzt hocheffektiv mit Tastatur und Maus erledigt.

Anforderungen an Hard- und Software gestiegen

Die elektronische Akte im Verfahren BOWI 21 besteht inzwischen aus ca. 50 Millionen Dokumenten mit etwa 70 Millionen Seiten und belegt ca. 3 Terabyte.

Die Arbeit mit einem solchen Datenvolumen stellt einige Anforderungen an die Hard- und Software. Verschärft wird die Situation noch durch hohe Anforderungen der Polizei an die Performance. 

Folgende Vorgaben werden deshalb an die elektronische Akte gestellt und im praktischen Betrieb auch erreicht:
Ein Dokument mit 75 Kilobyte – bei geöffnetem Pixelviewer – wird nach durchschnittlich 1,5 bis 2 Sekunden angezeigt. Eine Trefferliste mit 80 Dokumenten wird nach durchschnittlich 3 bis 4 Sekunden angezeigt.

Einführung der elektronischen Akte ohne Unterbrechung der laufenden Arbeiten

In den zurückliegenden eineinhalb Jahren ergab sich für die beteiligten Firmen und die Polizei eine besondere Herausforderung. Für die elektronische Akte musste ohne Unterbrechung der Arbeit mit dem Verfahren eine neue Software implementiert werden. Das alte Archivsystem „Arcis“ war technisch veraltet und verursachte einen steigenden Betriebsaufwand. Das IT-Dienstleistungszentrum Berlin entschied sich für VISkompakt aus zwei Gründen:

• Es gab bereits Erfahrungen im ITDZ mit dieser Software, da sie auch in Verfahren für andere Berliner Verwaltungen eingesetzt wird.
• Durch Verwendung von gleicher Software für ähnliche Verfahren kann der Betrieb effizienter organisiert werden.

Die Forderung der Polizei lautete: Einführung einer neuen elektronischen Akte ohne Änderung und ohne Unterbrechung des Verfahrens. D.h., dass die Umstellung während arbeitsfreier Tage erfolgen musste. Um Schulungsaufwand zu sparen, musste auch die Clientoberfläche an die der alten angepasst werden. Idealerweise sollte die Umstellung von den SachbearbeiterInnen unbemerkt verlaufen.

Die Herausforderung bestand nun darin, nach Entwicklung spezifischer Add-ons für VISkompakt und Anpassung der Oberfläche, ca. 3 Terabyte Dokumentdaten zu migrieren. Nach zwei Probemigrationen mit einem Testdatenbestand und ausführlichem Test der angepassten Software wurde die Produktivmigration in mehreren Etappen durchgeführt:

• Erstellung einer Kopie der Produktivdaten an einem ersten Stichtag und Migration der Primärdaten (ca. drei Wochen) – Weiterarbeit der Polizei während dieser Zeit im alten System.
• Erstellung einer Kopie der bis zu einem zweiten Stichtag neu erzeugten Produktivdaten und Migration dieses „Deltas“ (ca. eine Woche) – Weiterarbeit der Polizei im alten System.
• Umstellung auf das neue Verfahren an einem Wochenende (Migration der restlichen Primärdaten, Migration der Metadaten und Zusammenführung, Erzeugung der Datenbankindizes).

Gute Koordination der Arbeit führte zum Ziel

Dank der guten Zusammenarbeit der Beteiligten, insbesondere des hohen Einsatzes der Fa. PDV-Systeme sowie des ITDZ und der Fa. Siemens, wurden alle Ziele erreicht. Die Polizei arbeitet seit dem 7. Juni d.J. stabil mit der neuen elektronischen Akte auf Basis von VISkompakt.